Примерная инструкция 3 страница

Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки; при необходимости, текст служебной справки может заверяться печатью.

Личная справка содержит следующие реквизиты: наименование организации, выдавшей справку, наименование вида документа, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Дата (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом: "По состоянию на 11.05.93" или "За период с 01.01.02 по 01.01.93".

Справка, составленная по запросу или указанию вышестоящего органа, подписывается руководителем организации (его заместителем), внутренняя - составителем.

Текст личной справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: "выдана настоящая" или "действительно работает". Заканчивается текст указанием организации, куда представляется справка.

Разновидностью служебных справок являются сводки: сводка об исполнении документов, сводка предложений и др. Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

2.5. Правила оформления машиночитаемых документов и машинограмм.

Машиночитаемые документы - это документы, пригодные для автоматического считывания содержащейся в нём информации.

Основными видами носителей, применяемых при создании машиночитаемых документов, являются магнитные носители записи (магнитные ленты, магнитные диски, магнитные дискеты).

Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.

Для машиночитаемых документов и машинограмм ГОСТом 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме создаваемых средствами вычислительной техники. Основные положения". Установлен комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав обязательных реквизитов входят: код и наименование организации-создателя документа; местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; дата изготовления документа; код лица, ответственного за правильность изготовления документа.

Код и наименование организации - создателя машиночитаемого документа или машинограммы записываются по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций Республики Беларусь (ОКПО).

Реквизит "Местонахождение организации-создателя документа" должен быть записан по образцу:

код населённого пункта, где находится организация и наименование населённого пункта (код населённого пункта определяется в соответствии с Общегосударственным классификатором "Система обозначений объектов административно-территориального деления, а также населённых пунктов Республики Беларусь").

Код и название формы документа записываются по Общегосударственному классификатору унифицированных документов Республики Беларусь (ОКУД).

Дата изготовления документа записывается с указанием времени записи документа.

Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления машиночитаемого документа или машинограммы" записывается в следующем виде: код, должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации-создателе документа.

При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

В случае необходимости по решению организации для машиночитаемых документов и машинограмм допускается использование дополнительных реквизитов, отражающих специфику создания и использование этих документов.

Машинограммы и документы на перфоносителях могут удостоверяться не только кодами лиц, ответственных за правильность изготовления документов, но и их подписями.

На машинограммах, представляющих особо важную информацию, подпись удостоверяется печатью организации-создателя документа.

Передача (пересылка) машиночитаемых документов осуществляется только с сопроводительным письмом.

2.6. Требования к рукописному и машинописному оформлению документов.

Рукопись документа пишется чётко и разборчиво на стандартных листах бумаги; не допускается писать карандашом, красными и зелёными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления.

Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.

При передаче рукописи в печать составитель указывает необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и подпись; могут быть указаны дополнительные требования к машинописному оформлению документа.

Документы следует печатать на бланках или на обычной бумаге стандартного формата А4 или А5. Формат А5 используется при оформлении документов (писем, докладных записок, справок и др.), объём которых не превышает 7-10 строк машинописного текста. Приказы, указания, решения, протоколы, акты печатаются только на бланках (бумаге) формата А4 независимо от объёма текста. Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая страница документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата и качества.

Документы печатаются на одной стороне листа; на двух сторонах допускается печатать только документы со сроком хранения до трёх лет.

Бланки документов должны иметь поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Левое поле должно составлять 20 мм, правое и нижнее - не менее 8 мм, верхнее - не менее 10 мм.

Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным знакам; максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля.

Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без сокращения "стр." и без знаков типа "30.", "28". Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.

Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы; первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.

Каждому реквизиту документа отводится определённое положение в соответствии со стандартными положениями табулятора пишущей машинки - устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных положениях.

От 0-го положения табулятора (граница левого поля) располагаются следующие реквизиты: наименование организации-автора документа; почтовый и телеграфный адрес организации; название вида документа; дата документа (два печатных знака оставляется для числа, печатается месяц и год: "03.93"; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления; заголовок к тексту; текст (без абзацев); слова "Приложение", "Примечание", "Основание"; наименование должности в реквизите "Подпись"; первый ряд грифов (виз) согласования, если их несколько; заверительная отметка (слово "Верно" и дата заверения копии или выписки из документа); фамилия составителя документа и номер его телефона, а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ".

От 1-го положения табулятора (после 5 печатных знаков от границы левого поля) начинаются абзацы и номера пунктов текста.

От 2-го положения табулятора (после 16 печатных знаков от границы левого поля) печатается переменная информация вводной части протоколов и актов, расшифровка подписи в грифах согласования (первый ряд), печатаются таблицы и трафаретные тексты.

От 3-го положения табулятора (после 24 печатных знаков от границы левого поля) печатаются таблицы и трафаретные тексты.

От 4-го положения табулятора (после 32 печатных знаков от границы левого поля) располагается адресат.

От 5-го положения табулятора (после 40 печатных знаков от границы левого поля) следует печатать: гриф утверждения, второй ряд подписей, грифов (виз) согласования (если их несколько); грифы ограничения доступа к документу ("Совершенно секретно", "Секретно" - без кавычек); отметку на документе-приложении, связывающую его с основным документом.

От 6-го положения табулятора (после 48 печатных знаков от границы левого поля) печатается: расшифровка подписи в реквизите "Подпись", в заверительной надписи на копии (выписке) документа и в грифе утверждения.

От 7-го положения табулятора (после 56 печатных знаков от границы левого поля) печатаются слова "Копия", "Выписка", "Таблица" (без кавычек).

2-е, 3-е (после 24 печатных знаков от границы левого поля) и 7-е положения табулятора используются при оформлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными текстами.

Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, следует печатать через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов ("Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования") отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Один реквизит отделяется от другого 2-3 межстрочными интервалами: первая строка текста от последней строки заголовка к тексту, подпись от последней строки текста, одна подпись от другой или один адресат от другого и т.д.

Текст документа печатается через полтора межстрочных интервала. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы делать не следует.

Текст документа, оформляемого на бланке (бумаге) формата А5, допускается печатать через один межстрочный интервал с абзацными отступами в полтора-два интервала.

Документы, предназначенные для типографского издания или устного прочтения, тексты телеграмм и телефонограмм следует печатать через два интервала.

Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать через один межстрочный интервал столбцом, оставляя открытыми слова: "Примечание", "Приложение", "Основание".

В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего документ (расшифровку подписи), следует печатать на уровне последней строки наименования должности (без скобок).

В конце реквизитов (кроме текста) точки не ставят; в середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

В документах не рекомендуются различные текстовые выделения: подчеркивания, печатание вразрядку, печатание на регистре (прописными буквами), кроме перечисленных исключений.

На регистре следует печатать: наименование вида документа; слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО (без кавычек) - в грифах утверждения и согласования; ПРИКАЗЫВАЮ - в приказах, ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ - в распоряжениях и указаниях, РЕШИЛИ - в протоколах; заголовки разделов в инструкциях; фамилии в тексте приказов по личному составу (в тексте других документов, в реквизитах "Подпись", "Адресат" выделять фамилии прописными буквами не следует).

При переносе слов в тексте не допускается разделять сокращённые слова от слов, к которым они относятся, единицы измерения от цифр, инициалы от фамилий, знак тире (дефис) следует указывать один раз, оставляя его в конце строки.

В реквизитах типа "Адресат", "Заголовок к тексту" переносы слов не рекомендуются.

Новую страницу документа не начинают последней неполной строкой абзаца.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

3.1. Организация документооборота.

3.1.1. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело, образует документооборот организации.

3.1.2. Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

прохождение документов в организации должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

следует исключить лишние инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;

в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия;

порядок прохождения документов в организации должен осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, которая разрабатывается службой документационного обеспечения управления и утверждается руководством организации.

3.1.3. При функционировании в организации автоматизированной обработки информации в схеме прохождения документов должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств ВТ.

Организация документооборота в условиях применения средств ВТ должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов с возможностями этих средств.

3.2. Приём, регистрация и исполнение входящих документов.

3.2.1. Поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом и др. *)

-----------------------------

*) Далее "канцелярия"

3.2.2. Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; поступившие телеграммы подлежат обработке в первую очередь.

До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность её доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено". В случае повреждения корреспонденции и невозможности её использования составляется акт, один экземпляр которого с повреждённой корреспонденцией направляется отправителю, второй остаётся в канцелярии.

Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой "лично".

Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

если на документе отсутствует реквизит "дата документа";

если дата документа существенно отличается от даты его получения;

если в полученном документе нет обратного адреса отправителя. В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело.

Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.

В случае отсутствия в конвертах приложений, листов и др. отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка "Приложения затребованы" с указанием даты запроса.

3.2.3. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путём проставления на нём регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).

3.2.4. На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа (приложение 7). Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).

На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов (приложение 9).

Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения, предварительно на них проставляется регистрационный штамп без заполнения.

Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется централизованно, в канцелярии.

Децентрализованная регистрация документов допускается только при территориальной разобщённости структурных подразделений организации.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству.

3.2.5. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов, заполняется единая регистрационно-контрольная карточка (приложения 10, 11), пригодная для обработки средствами ВТ. Карточка используется для учёта, контроля исполнения и поиска документов.

Карточка заполняется при помощи средств ВТ, машинописным или рукописным способом, в зависимости от наличия технических средств.

Состав обязательных реквизитов карточки в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок их расположения на карточке определяется самой организацией.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются также на регистрационно-контрольных карточках отдельно от другой корреспонденции (приложение 12).

Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объёмом документооборота (до 600 документов в год); решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в таких организациях оформляется приказом руководителя. Графы журналов регистрации в основном повторяют графы регистрационно-контрольной карточки (приложения 13, 14).

3.2.6. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляется справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных карточек.

3.2.7. Автоматизированная регистрация документов (на машинных носителях) производится в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах обработки информации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки ("твёрдая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется его использование при учёте документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др.

Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников организации при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Поиск информации производится централизованно на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получать информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент.

3.2.8. После регистрации документы из канцелярии должны передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным исполнителям в день их поступления с двумя экземплярами регистрационно-контрольной карточки.

Руководитель рассматривает документы в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы следует передавать руководителю по мере их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Резолюция переносится в регистрационно-контрольную карточку. Документ с одним экземпляром карточки направляется (через канцелярию) исполнителю, при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Второй экземпляр карточки направляется в канцелярию; если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, карточка передаётся в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.

При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких подразделений (должностных лиц) документ возвращается в канцелярию для снятия необходимого количества (по числу исполнителей) копий, которые одновременно направляются на исполнение (подлинник документа передаётся ответственному исполнителю с пометкой, кому разосланы копии).

Если размножение документа не разрешается особыми правилами, его передают исполнителям поочерёдно. Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) в обязательном порядке фиксируется в справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки канцелярии.

Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство, назначаемым приказом руководителя.

Документы, зарегистрированные в канцелярии (поступившие с регистрационно-контрольными карточками), вторичной регистрации в подразделениях не подлежат.

3.2.9. Документы передаются на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, передаются непосредственно исполнителям согласно их компетенции.

От момента поступления к исполнителю до завершения исполнения, документ находится в рабочей папке исполнителя и в дело не помещается.

На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела (см. п. 2.3.20).

Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении в регистрационно-контрольную карточку. Карточка помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.

Документы, подлежащие хранению в канцелярии, направляются по назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп "Вернуть в канцелярию".

Передача документов для автоматизированной обработки и получение документов (машинограмм) осуществляется через канцелярию или лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

3.3. Регистрация и отправка исходящих документов.

3.3.1. Регистрации подлежат документы, направляемые вышестоящим органам, инициативные исходящие документы, требующие исполнения (ответа).

Документы регистрируются в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в журнале (см. п.3.2.5.) после их подписания руководителем организации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями. После этого документы подлежат отправке через канцелярию или экспедицию.

3.3.2. На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, два экземпляра регистрационно-контрольной карточки (приложение 10): один экземпляр помещается в справочную, второй - в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывает составитель документа на копии, если срок не указан в тексте документа). При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется письмо-напоминание.

Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.

Инициативному исходящему документу присваивается регистрационный индекс.

Индекс инициативного исходящего документа содержит индекс дела, где будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, составившем документ), и через дробь - порядковый номер регистрации, возрастающий в пределах года (проставляется в момент регистрации документа), например, 13-12/1220. На исходящем документе-ответе делается ссылка на исходящий номер документа-запроса.

3.3.3. Регистрация документов, их последующая обработка и отправка осуществляется, как правило, в день подписания документов; исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь.

Отправка исходящих документов, в том числе созданных с помощью средств ВТ, осуществляется канцелярией или экспедицией в соответствии с действующими Почтовыми правилами Министерства связи и информатики Республики Беларусь.

Отправляемые документы передаются в канцелярию или экспедицию организации в незаконвертованном виде полностью оформленные, с отметкой составителя о виде почтового отправления (заказное, бандероль) - при необходимости.

В канцелярии или экспедиции проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие даты отправки дате подписания и регистрации и др. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

3.3.4. Для документов, адресуемых постоянным корреспондентам, следует использовать конверты с адресами, заготовленными типографским способом.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Опись со штемпелем отделения связи подшивается в дело канцелярии.

Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.

Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей, и записанной на них информации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.

3.4. Регистрация и прохождение внутренних документов.

3.4.1. Внутренние документы регистрируются после их подписания. Документы, подписываемые руководством организации, подлежат обязательной регистрации в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в журнале (см.п.3.2.5.).

3.4.2. Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения), протокола, акта является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года. Так, приказы регистрируются отдельно от распоряжений, приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу и т.д.

Индексация документов - цифровая; приказы по личному составу имеют смешанный индекс (цифровой и буквенный) с добавлением к номеру регистрации буквы "К" (кадровый).

Регистрационный индекс докладной записки, справки и др. аналогичных документов формулируется так же, как индекс исходящего документа.

3.4.3. Зарегистрированные распорядительные документы, протоколы при необходимости их тиражирования передаются в множительную службу.

Размноженные экземпляры, копии, выписки документов заверяются и рассылаются исполнителям согласно списку рассылки. Подлинники документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.

Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения контрольных карточек. Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки.

Обработка внутренних докладных записок, справок, сводок и других аналогичных документов на этапе их рассмотрения (исполнения), осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.

3.5. Поисковая система по документам организации.

3.5.1. Поисковые системы (традиционные, карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск дел может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел (см.разд.5).

3.5.2. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.

3.5.3. В зависимости от видов (групп) регистрируемых документов формируют раздельные справочные картотеки входящих документов, инициативных исходящих документов, писем и заявлений граждан, нормативно-распорядительных документов.

3.5.4. Регистрационно-контрольные карточки в справочных картотеках группируются (систематизируются) по следующим признакам:

Дата добавления: 2014-12-24