К пп. 9.2., 9.3

К п.8.3.

К п.8.2.

К п.8.2.

К п.5.5.

К п.5.4.

К п.4.3.6.

К п.3.6.3.

К п.3.2.5.

К п.3.2.5.

К п.3.2.5.

К п.3.2.5.

К п.3.2.5.

К п.3.2.4.

К пп.2.3.18, 4.2.1.

К пп.2.3.17, 3.2.4.

ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОГО ШТАМПА

:---------------------------------------------:

: (наименование организации):

:---------------------------------------------:

: (дата): 16 мм

:---------------------------------------------:

: индекс:

:---------------------------------------------:

41,6 мм

Приложение 8

ПЕРЕЧЕНЬ

типовых сроков исполнения документов

1. Постановления, решения, распоряжения, приказы, указания,

инструкции вышестоящих органов - согласно указанному в них сроку.

2. Запросы, предложения и заявления депутатов Верховного Совета

и местных Советов, предложения, заявления и жалобы граждан - в

соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

3. Письма учреждений, организаций, предприятий - согласно

указанному в них сроку или в течение 10 дней (при отсутствии

указанного срока).

4. Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и

организаций - к указанному в них сроку не позднее 15 дней или в

течение 10 дней (при отсутствии указанного срока).

5. Телеграммы, требующие срочного решения - от 2 до 5 дней;

остальные - в течение 10 дней.

6. Внутренние распорядительные документы (приказы, указания,

решения, инструкции) - к указанному в них сроку.

7. Протоколы совещаний - к указанному в них сроку.

8. Планы-графики к указанному в них сроку.

Приложение 9

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, не подлежащих регистрации службой

документационного обеспечения управления

1. Письма, присланные в копии для сведения.

2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня.

4. Графики, наряды, заявки, разнорядки.

5. Сводки и информация, присланные для сведения.

6. Учебные планы, программы. Копии.

7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

8. Прейскуранты. Копии.

9. Поздравительные письма и пригласительные билеты.

10. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, газеты).

11. Формы статистической отчётности.

------------------------------

Документы, перечисленные в пп.4, 6, 10 подлежат учёту в

соответствующих службах учреждения (отделе снабжения, отделе кадров,

библиотеке, отделе научно-технической информации).

На основании примерного перечня организация составляет

конкретный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе

ДОУ.

Приложение 10

Регистрационно-контрольная

карточка

:--------------------------------------------------------:

: 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31:

:------------:------------:------------------------------:

: Срок: Название: Автор:

: исполнения: документа: (корреспондент):

:------------:------------:------------------------------:

: Дата и индекс: Дата и индекс:

: поступления: документа:

:-------------------------:------------------------------:

::

: Краткое содержание:

::

:--------------------------------------------------------:

::

: Резолюция или кому направлен документ:

:--------------------------------------------------------:

::

::

: Отметка об исполнении документа:

:--------------------------------------------------------:

Лицевая сторона

:--------------------------------------------------------:

::

::

::

::

::

::

: Контрольные отметки:

:-------------------:-----------------:------------------:

: Фонд N: Опись N: Дело N:

:-------------------:-----------------:------------------:

Оборотная сторона

Приложение 11

Правила заполнения основных реквизитов

регистрационно-контрольной карточки

:------------------:-------------------------------------:

: Реквизиты: Пояснения к заполнению:

:------------------:-------------------------------------:

: 1: 2:

:------------------:-------------------------------------:

Название вида Заполняется в соответствии с названием

документа вида регистрируемого документа. При

регистрации писем графа не заполняется

Автор При регистрации поступающего документа

(корреспондент) записывается название организации

(лица) - автора документа. При

регистрации отправляемых

документов записывается название

организации (лица) - корреспондента.

Допускается применение сокращённого

названия организации

Дата документа Дата, присвоенная документу

организацией-автором: число, месяц,

год - тремя парами арабских цифр

Индекс документа Индекс, присвоенный документу

организацией-автором, переносится с

поступившего или отправляемого

документа

Дата поступления Дата поступления документа переносится

с регистрационного штампа

Индекс поступления Индекс, присвоенный документу

организацией-получателем, переносится

из регистрационного штампа. После

исполнения документа дополняется

номером дела по номенклатуре дел или

другими индексами

Заголовок документа Переносится заголовок, сформулированный

или краткое на документе

содержание

Срок исполнения Проставляется число, месяц, год. При

регистрации отправляемого

инициативного документа записывается

дата ожидаемого ответа

Отметка об Краткая запись решения вопроса по

исполнении существу или дата и индекс ответного

документа

Дело Индекс дела, в которое подшит

документ, в соответствии с

номенклатурой.

Приложение 12

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА:----------:

: N:

:----------:

Корреспондент ____________________________________________

(Ф. И. О., адрес) ________________________________________

__________________________________________________________

Предыдущие обращения от _________ N_____________________

Вид документа _______________________ на _____________ л

Автор, дата, индекс сопров.письма ________________________

Дата, индекс поступления _________________________________

Краткое содержание _______________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Ответ.исполнитель ________________________________________

Резолюция ________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Автор резолюции __________________________________________

Срок исполнения __________________________________________

Форма регистрационно-контрольной карточки предложений, заявлений и

жалоб граждан

Лицевая сторона

ХОД ИСПОЛНЕНИЯ

:-------------:------------:-----------------:---------------:

:Дата передачи: Исполнитель: Отметка о проме-: Контрольная:

:на исполнение:: жуточ. ответе: отметка:

:-------------:------------:-----------------:---------------:

:::::

:-------------:------------:-----------------:---------------:

:::::

:-------------:------------:-----------------:---------------:

:::::

:-------------:------------:-----------------:---------------:

:::::

:-------------:------------:-----------------:---------------:

:::::

:-------------:------------:-----------------:---------------:

Дата индекс ответа __________________________________________

Адресат _____________________________________________________

Содержание __________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

С контроля снял ________________ Подпись контролёра _________

Дело ______________ Том __________ листы _____________ фонд

опись

дело

Оборотная сторона

Приложение 13

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

:--------------------:-----------------------------:----------:

: Дата поступления: Корреспондент, дата и индекс:Краткое:

: и индекс документа: поступившего документа:содержание:

:--------------------:-----------------------------:----------:

: 1: 2: 3:

:--------------------:-----------------------------:----------:

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

:--------------------------------------:----------------------:

:Резолюция или кому направлен документ:Отметка об исполнении:

:--------------------------------------:----------------------:

: 4: 5:

:--------------------------------------:----------------------:

Формат А4 (210х297 мм)

Приложение 14

ЖУРНАЛ

регистрации исходящих и внутренних документов

:--------------:-------------:----------------:---------------:

:Дата и индекс:Корреспондент:Краткое:Отметка об:

:документа::содержание:исполнении:

:::документа:документа:

:--------------:-------------:----------------:---------------:

: 1: 2: 3: 4:

:--------------:-------------:----------------:---------------:

Формат А4 (210х297 мм)

Приложение 15

Примерная форма сводки учёта объёма документооборота

:-------:---------------------:-------------------:----------:

:Струк-: Входящие: Исходящие:Внутренние:

:турные:----------:----------:----------:--------:----------:

:подраз-:по группам:по коррес-:по группам:по адре-:по группам:

:деления:документов:пондентам:документов:сатам:документов:

:-------:----------:----------:----------:--------:----------:

: 1: 2: 3: 4: 5: 6:

:-------:----------:----------:----------:--------:----------:

Итого:

Руководитель службы ДОУ

(Заведующий канцелярией) (подпись)

Приложение 16

СВОДКА Руководителю организации

___________ N___________

Об исполнении документов

и поручений по состоянию

на _____________________

:--------:--------------:----------------------------:----------:

:Исполни-:Находится на: Из них::

:тели: контроле::Примечание:

::-----:--------:------:------:-------:------::

:::за пре-:испол-:в про-:с пере-:не ис-::

::всего:дыдущий:ненные:цессе:несён-:пол-::

:::месяц:в срок:испол-:ными:нен-::

:::::нения:срока-:ные::

::::::ми ис-:в::

::::::полне-:срок::

::::::ния:::

:--------:-----:--------:------:------:-------:------:----------:

: 1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: 8:

:--------:-----:--------:------:------:-------:------:----------:

Руководитель группы Подпись Расшифровка

контроля подписи

Дата

Примечание. Сводка может быть дополнена графами по видам

контролируемых документов.

Примерная форма сводки об исполнении

документов и поручений

Приложение 17

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности

руководителя организации

___________ N _____________

Подпись Расшифровка

___________________________ подписи

(место составления)

на _____________ год Дата

:-------------------------------------------------------------:

: Название раздела:

:---------:----------:----------:----------------:------------:

::Заголовок:Кол-во дел:Срок хранения: Примечание:

:Индекс:дела (то-:(томов,:дела (тома, час-::

:дела:ма, час-:частей):ти) и N статей::

::ти)::по перечню::

:---------:----------:----------:----------------:------------:

: 1: 2: 3: 4: 5:

:---------:----------:----------:----------------:------------:

Наименование должности руководителя

службы документационного

обеспечения управления Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Виза зав.ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного

наименование организации учреждения

__________ N ___________ __________ N _________

Формат А4 (210х297 мм)

Форма номенклатуры дел организации

Приложение 18

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведённых в ______ году в организации

:-------------------:-------:---------------------------------:

::: В том числе:

:По срокам хранения: Всего:----------------:----------------:

::: переходящих:с отметкой "ЭПК":

:-------------------:-------:----------------:----------------:

: 1: 2: 3: 4:

:-------------------:-------:----------------:----------------:

постоянного

---------------------------------------------------------------

временного (свыше

10 лет)

---------------------------------------------------------------

временного (до 10

лет включительно)

---------------------------------------------------------------

Итого

---------------------------------------------------------------

Формат А4 (210х297 мм)

Наименование должности руководителя

службы документационного

обеспечения управления Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности лица,

передавшего сведения Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации.

Приложение 19

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ____________________

(цифрами и

___________________________________________________листа (ов)

прописью)

в том числе: литерные листы ________________________________:

пропущенные номера _______________________ + листов внутренней

описи ________________________________________________________

:-------------------------------------:-----------------------:

: Особенности физического состояния: Номера:

: и формирования дел: листов:

:-------------------------------------:-----------------------:

: 1: 2:

:-------------------------------------:-----------------------:

Наименование должности лица, -

составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Формат А4 (210х297 мм)

Форма листа-заверителя дела

Приложение 20

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N ___________

:-----:---------:---------:---------:-----------:----------:

:N N:Индекс:Дата:Заголовок:Номер:Примечание:

:п/п:документа:документа:документа:листов дела::

:::::::

:-----:---------:---------:---------:-----------:----------:

: 1: 2: 3: 4: 5: 6:

:-----:---------:---------:---------:-----------:----------:

Итого ___________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Формат А4 (210х297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

Приложение 21

:----:---------------------:---------------------------------:

::::

::::

::::

:----:---------------------:---------------------------------:

:::

:----:-------------------------------------------------------:

:::

:----:-------------------------------------------------------:

:::

:----:-------------------------------------------------------:

:::

:----:-------------------------------------------------------:

:::

:----:-------------------------------------------------------:

:::

::-------------------------------------------------------:

:: (название учреждения и структурного подразделения):

:::

:----:------------- ДЕЛО N --------- том N ---------:

:::

:----:-------------------------------------------------------:

:::

::-------------------------------------------------------:

:::

::-------------------------------------------------------:

:::

::-------------------------------------------------------:

:::

::-------------------------------------------------------:

:::

::-------------------------------------------------------:

:::

:----:-------------------------------------------------------:

:: (заголовок дела):

:----:---:---:-----------------------------------------------:

::: -----------------------:

:----:---:---:--------------------: дата (ы):

::::Ф. N ------------: на ________ листе (ах):

::::::

::::Оп. N ------------: хранить ______________:

::::::

::::Д. N ------------::

:----:---:---:--------------------::

:::: ------------::

:----:---:---:-----------------------------------------------:

Обложка дел постоянного и временного

(свыше 10 лет) сроков хранения

Приложение 22

к пп.9.2., 9.4.

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Фонд N _____________

ОПИСЬ N ____________

дел постоянного хранения

за ___________ год

:-------------------------------------------------------------:

: Название раздела (структурного подразделения организации):

:-----:--------:-----------------------:------:-------:-------:

: N N:::Дата:Кол-во: При-:

: п/п: Индекс: Заголовок дела (тома,:дела,:листов: ме-:

:: дела: части):(тома:в деле: ча-:

::::части):(томе,: ние:

:::::части)::

:-----:--------:-----------------------:------:-------:-------:

: 1: 2: 3: 4: 5: 6:

:-----:--------:-----------------------:------:-------:-------:

В данный раздел описи внесено ____________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N _________________ по N _________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности Подпись Расшифровка

составителя описи подписи

Дата

Заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка

(лицо, ответственное за архив) подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)

учреждения Наименование организации

________ N ___________ __________ N ___________

Формат А4 (210х297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного

хранения

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Фонд N _________

ОПИСЬ N ________

дел временного (свыше 10 лет)

хранения

за ___________ год

:-------------------------------------------------------------:

: Название раздела (структурного подразделения организации):

:-----:--------:-----------:------:-------------:-------:-----:

::::Дата:Срок хранения:Кол-во::

: N N: Индекс:Заголовок:дела:дела (тома,:листов: При-:

:::дела (тома,:(тома,:части),статья:в деле: ме-:

: п/п: дела:части):части):по перечню:(томе,: ча-:

::::::части): ние:

:-----:--------:-----------:------:-------------:-------:-----:

: 1: 2: 3: 4: 5: 6: 7:

:-----:--------:-----------:------:-------------:-------:-----:

В данный раздел описи внесено _________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N _____________ по N ____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности Подпись Расшифровка

составителя описи подписи

Дата

Заведующий архивом (лицо, Подпись Расшифровка

ответственное за архив) подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

Наименование организации

_________ N ____________

Формат А4 (210х297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел временного

(свыше 10 лет) хранения

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Фонд N _____________

ОПИСЬ N ____________

дел по личному составу

за _____________ год

:-------------------------------------------------------------:

: Название раздела:

:-----:-------:------------:-------:-------------:------:-----:

:: Индекс: Заголовок: Дата:Срок хранения:Кол-во::

::: дела (тома,: дела:дела (тома,:листов: При-:

: NN: дела: части): (тома,:части):в деле: ме-:

: п/п::: части)::(томе,: ча-:

::::::части): ние:

:-----:-------:------------:-------:-------------:------:-----:

: 1: 2: 3: 4: 5: 6: 7:

:-----:-------:------------:-------:-------------:------:-----:

В данный раздел описи внесено ________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N ____________ по N ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности Подпись Расшифровка

составителя описи подписи

Дата

Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка

(инспектор по кадрам) подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного

Наименование организации учреждения

__________ N ___________ _________ N ___________

Формат А4 (210х297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дела по личному

составу

Приложение 23

___________________________________________________________

(наименование организации)

___________________________________________________________

(наименование структурного подразделения или общественной

организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения (общественной

организации)

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ N

:-------------------------------------------------------------:

: Название раздела:

:---:--------:---------:---------:------:---------:-----------:

: N: Индекс:Заголовок:Дата дела:Кол-во:Срок хра-::

:: дела: дела: (тома,:листов:нения де-: Примечание:

:п/п: (тома,: (тома,: части):в деле:ла (тома,::

:: части): части)::(томе):части)::

:---:--------:---------:---------:------:---------:-----------:

: 1: 2: 3: 4: 5: 6 *): 7:

:---:--------:---------:---------:------:---------:-----------:

В данную опись внесено________________________ дел с N ________

цифрами и прописью

по N __________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности Подпись Расшифровка

составителя описи подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО **)

Наименование должности Протокол ЭК структурного

руководителя службы ДОУ подразделения

организации

Подпись Расшифровка подписи ______ N _______

Дата

Передал _________________________ дел

(цифрами и прописью)

и _______________________ регистрационно-контрольных карточек

(цифрами и прописью) к документам ***)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения (общественной

организации) Подпись Расшифровка

Дата подписи

Принял ____________________ дел и ___________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности работника

ведомственного архива Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Формат А4 (210х297 мм)

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

и по личному составу структурного подразделения (общественной

организации) организации

--------------------------

*) Передаются вместе с делами канцелярии.

*) Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

**) При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение 24

Дата добавления: 2014-12-24