Примерная инструкция 5 страница

участвует в подготовке методических пособий по делопроизводству, проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел;

осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью подведомственных организаций, не состоящих на учете архивных учреждений.

ЭК (ЦЭК) является совещательным органом. Её решения утверждаются руководителем организации. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

7.3. Непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению производится сотрудниками структурных подразделений организации. Методическую помощь и контроль осуществляет работник архива организации.

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней (типового, ведомственных) документов с указанием сроков хранения, путём полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

8. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

8.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

8.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует подшивать (переплетать) в дела с твёрдой обложкой. Листы в деле нумеруются чёрным графическим карандашом или нумератором; каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 19), в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за делопроизводство с указанием должности, а также дата.

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учёт которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела, сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов и т.д.) составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле (приложение 20). Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела (со знаком плюс). Например: В настоящем деле... 150... листов + 20 листов внутренней описи.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.

8.3. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме (приложение 21).

Обязательными реквизитами обложки являются: наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела для определённых категорий документов (постановлений, приказов, протоколов, переписки и др.) - количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.

В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению:

если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке указывается его последнее наименование;

в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами вносятся их номера, а также указывается их подлинность или копийность;

на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты документов;

если в деле имеются документы-приложения за более ранний период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается пометка: "Имеются документы за... годы";

из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;

при внесении дела в опись на обложке дела проставляется номер фонда, описи и дела по описи.

Надписи на обложках постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делаются чётко, светостойкими чернилами или тушью.

9. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

9.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является учётным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

9.2. На завершённые дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи (приложение 22, 23). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; на дела по личному составу; личные дела; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела со специальной документацией (научные отчёты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

9.3. В структурных подразделениях описи дел (приложение 23) составляются ежегодно под непосредственным руководством ведомственного архива. По этим описям дела сдаются в ведомственный архив.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах. При передаче дел в ведомственный архив на обоих экземплярах описи указывается дата и количество принятых дел. Описи подписываются заведующим (сотрудником) ведомственного архива и сотрудником структурного подразделения, передающим дела. Один экземпляр описи возвращается в структурные подразделения, второй остаётся в архиве.

9.4. На основе описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей всей организации (приложение 22).

Сводная опись дел постоянного хранения, составленная в четырёх экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. После этого сводная опись дел постоянного хранения передаётся на утверждение руководителю организации. Законченная опись дел постоянного хранения должна иметь титульный лист (приложение 24), оглавление, список сокращённых слов, предисловие, указатель.

Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и ЭК (ЦЭК) вышестоящей организации (для организаций, непередающих документы на госхранение) и утверждается руководителем организации.

Сводная опись дел по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, составляется в трёх экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждается руководителем организации.

Сводная опись дел по личному составу организации, не передающей документы на государственное хранение составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и ЭК (ЦЭК) вышестоящей организации и утверждается руководителем организации.

9.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с ведомственным архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьёй каждого последующего года); графа описи "Примечания" используется для отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

10. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

10.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Машинограммы, присланные из вычислительного центра в структурные подразделения, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегиального органа несёт ответственность за их сохранность.

10.2. Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель (приложение 25), по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 26). Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.

11. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ И НА

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

11.1. Документы организаций до передачи на государственное хранение находятся на хранении в архивах этих организаций для использования в служебных, научных и других целях, а также обеспечения прав и законных интересов граждан.

Для хранения этих документов и работы с ними создаются ведомственные архивы.

Сеть ведомственных архивов, порядок их работы с документами определяются организациями по согласованию с соответствующими органами государственного управления архивным делом.

11.2. В своей практической деятельности ведомственный архив организации руководствуется законодательством Республики Беларусь, распорядительными актами организации, нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, положением о ведомственном архиве организации.

11.3. В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи сотрудника ведомственного архива.

Завершённые дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив.

11.4. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в ведомственный архив только в исключительных случаях по решению руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению ведомственного архива, по описи или номенклатуре дел.

Отбор дел к уничтожению и составление на них акта (приложение 27) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов несут служба документационного обеспечения управления и архив организации.

Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно с описями дел. После согласования ЦЭК (ЭК) организации акт представляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включённые в данный акт. Организации, не передающие документы на госхранение согласовывают акты с ЭК(ЦЭК) вышестоящих организаций.

Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку.

Сдача документов на переработку оформляется приёмо-сдаточной накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов.

11.5. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному ведомственным архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем службы ДОУ.

Вместе с делами, в ведомственный архив передаются регистрационные карточки на документы.

11.6. При передаче документов на государственное хранение, передаётся два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертно-проверочной комиссией.

Приём документов на государственное хранение оформляется актом приёма-передачи, составляемым в двух экземплярах.

Передача дел осуществляется поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приёме документов в государственный архив. Четвёртый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приёма-передачи остаётся в организации.

При передаче документов на государственное хранение организация обеспечивает картонирование дел и доставку их на собственном транспорте.

11.7. При первой передаче на государственное хранение описи дел постоянного хранения к ней прилагается историческая справка об организации, в которой излагается история организации-фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая часть).

При последующем утверждении экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения годовых разделов описи дел составляется дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчинённости организации и составе переданных на госхранение документов.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1 к п.1.3.

ПЕРЕЧЕНЬ

основных нормативных документов, государственных

стандартов, которые необходимо использовать при

ведении делопроизводства

1. Государственная система документационного обеспечения

управления. Общие требования к документам и службам

документационного обеспечения управления. М. 1991.

2. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения.

3. ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система

организационно-распорядительной документации. Требования к

оформлению документов.

4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации.

Придание юридической силы документам на машинном носителе и

машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники.

Основные положения.

5. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительных сроков хранения.

Технические условия.

Приложение 2 к п.1.7.

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

о службе Документационного обеспечения управления

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет

служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая

на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого

непосредственно руководителю организации.

1.2. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в

соответствии с принадлежностью их к определённой группе организаций.

1.3. В зависимости от принадлежности к определённой группе

организаций, создаются следующие службы документационного

обеспечения:

в министерствах и ведомствах - управления делами. В состав

управления делами, как правило, включаются секретариат (приёмная,

секретариат министра, секретариаты заместителей министра,

секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре

(руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной

переписки, бюро учёта и регистрации, экспедиция, машинописное бюро,

копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем

(жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения

технических средств, центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в

научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и

вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других

организациях - отдел документационного обеспечения управления или

канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по

учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с

документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем

(жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро,

копировально-множительное бюро, архив;

в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ

определяется руководством организации;

в совместных предприятиях (организациях) - правлением;

в акционерных обществах - учредительной конференцией;

в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется

общим собранием членов кооператива;

в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В

состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа

контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с

документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро,

копировально-множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения

управления, в структурных подразделениях работу с документами

выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально

назначенное лицо.

1.4. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней,

которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения.

Деятельность работников службы регламентируется должностными

инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда,

предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ

по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные

инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем

организации или его заместителем. При изменении функций и задач

работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.5. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется

законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов

государственной власти и управления Республики Беларусь,

распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой

организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями

учреждений Национальной архивной службы Республики Беларусь и

другими действующими нормативами по вопросам документационного

обеспечения управления.

1.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с

высшим или средним специальным образованием соответствующего

профиля.

1.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего

наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является организация,

руководство, координация, контроль и реализация работ по

документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба

ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;

2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования,

организации работы с документами, построения поисковых систем,

контроля исполнения и подготовки документов к передаче в

ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов;

2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических

документов по совершенствованию документационного обеспечения в

организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих

подведомственную систему), прогрессивных технологий

документационного обеспечения управления на базе применения

вычислительной и организационной техники.

3. Функции службы ДОУ

3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ

осуществляет следующие функции:

3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома

унифицированных форм документов организации, внесение в них

изменений;

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации

документов и учётно-справочной работы по документам;

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к

докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля

за правильностью оформления документов, представляемых на подпись

руководству;

3.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля

прохождения, оформления и исполнения документов в установленный

срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов,

систематическое информирование руководства по этим вопросам;

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и

оперативного размножения документов; разработка и проектирование

бланков документов;

3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение

хранения дел и оперативного использования документной информации;

3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам

граждан;

3.1.8. Организация контроля за работой с документами в

структурных подразделениях;

3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными

подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и

методов работы с документами, а также по повышению исполнительской

дисциплины;

3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и

формирования структурными подразделениями организации дел,

подлежащих сдаче в архив;

3.1.11. Организация работы архива в соответствии с

законодательством по архивному делу Республики Беларусь, правилами,

инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной

службы Республики Беларусь;

3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов,

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к

компетенции службы ДОУ;

3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. Права и ответственность службы ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением

избыточной информации в организации и подведомственной системе (для

организаций, имеющих подведомственную систему);

4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных

подразделений выполнения установленных правил работы с документами в

организации;

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций

сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

4.1.4. Проводить проверку организации документационного

обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги

проверок до руководителей структурных подразделений для принятия

соответствующих мер;

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов

структурных подразделений к подготовке проектов документов по

поручению руководства;

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы,

подготовленные с нарушением установленных требований;

4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного

обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей

компетенции;

4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях

службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

4.1.10. Вносить предложения руководству организации о

применении административных мер во всех случаях нарушения

подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с

документами;

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации

вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также

совершенствования форм и методов работы с ними;

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о

назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их

поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несёт ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами

в организации;

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение

необходимых условий труда работников службы ДОУ;

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными

подразделениями;

5.1. Со структурными подразделениями организации - по вопросам

документационного обеспечения управления;

5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с

подготовкой документов;

5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с

соответствующими научно-исследовательскими организациями - по

вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их

квалификации в условиях широкого использования вычислительной и

организационной техники, разработки и внедрения мероприятий,

связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и

методов работы с документами;

5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам

обеспечения средствами организационной и вычислительной техники,

бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового

обслуживания работников службы ДОУ;

5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и

внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ,

оперативной обработки информации и соблюдению требований

нормативно-методических документов.

Приложение 3

Дата добавления: 2014-12-24