Додаток 1 Положення про організацію внутрішнього аудиту в комерційних банках

Дана інструкція описує загальний підхід, формат та умовні позначення, а також загальні стандарти, якими внутрішні аудитори повинні керуватися при документуванні основних систем внутрішнього контролю банку у вигляді блок-схем.

Г 05 Інструкція по підготовці блок-схем

Блок–схема – це схематичне зображення процесу або напрямку діяльності. Вона наглядно зображує структуру системи і є засобом для розуміння і аналізу складних операцій, чого важко досягнути за допомогою детального описання словами. Нерідко внутрішні аудитори вдаються до схематичного зображення основних банківських операційних систем. Складання та використання блок-схем допоможе в майбутньому скоротити витрати часу на проведення аудиторських перевірок.

Більшість операційних систем розділені на окремі компоненти, призначені для обробки певних груп операцій, або цикли:

· кредити/ процентний дохід/ виписки з рахунку

· позики/ процентні витрати/ повідомлення про оплату

· нарахування заробітної платні/ особові справи

· казначейські операції/ процентні ставки/ валютні операції/ ф’ючерсні контракти

· капітал/ основні засоби/ утримання та експлуатація

В першу чергу блок-схеми допомагають виділити характеристики ключових ланок системи контролю, які забезпечують досягнення цілей контролю. У такий спосіб аудитори мають можливість виявити випадки надмірного/ недостатнього контролю та зайві (дублюючі) етапи обробки операцій. Зовнішні аудитори банку, НБУ та служба внутрішнього аудиту зможуть підвищити ефективність своєї роботи, якщо в банку існуватимуть схеми основних операційних систем та систем контролю на рівні операцій і основних точок контролю.

Блок-схеми, розроблені внутрішніми аудиторами, допоможуть виділити та зосередити увагу на п’яти основних етапах контролю, які повинна включати бухгалтерська система для забезпечення надійності, достовірності та повноти фінансової інформації:

Надання дозволу – операції здійснюються у відповідності до інструкцій керівників.

Облік – всі дозволені для здійснення операції взяті на облік по відповідному рахунку, по правильній сумі, з віднесенням на відповідний звітний період.

Схоронність - відповідальність за фізичну безпеку активів покладено на уповноважений персонал, не підпорядкований бухгалтерії;

Звірка – облікові дані звіряються з відповідними активами, документами або контрольними рахунками.

Визначення вартості – суми, взяті на облік, проходять періодичну переоцінку; у відповідності до МСБО проводиться облік списаних сум, резервів та інших передбачених коригувань.

Внутрішні аудитори повинні складати блок - схеми з дотриманням певних умовних позначок та відповідних документів. Блок – схеми повинні бути логічними, чіткими і стислими.

Основні принципи складання блок – схем

1. Дуже важливі чіткість і простота схем. Помилкова надмірна деталізація схем скоріше заплутає користувача, ніж виділить ключові елементи. Особливо складні елементи системи, наприклад, спеціальні системи контролю, краще описати письмово у супровідній пояснювальній записці. Слід, однак, пам’ятати, що описання схеми повинні бути стислими. В більшості випадків схема із супроводжуючим описанням буде більш наглядною, ніж просто словесне описання системи.

2. На схемі слід показувати тільки ті операції/ документи, які мають значення для системи контролю (наприклад, контроль за наданням доступу, обліком, схоронністю, звіркою та визначенням вартості). Цього можна досягнути, включивши у схему тільки ті функції програмного пакету, які забезпечують введення даних, зміну даних або передачу даних в інші департаменти. Щоб скласти блок-схему певного процесу, його слід розбити на складові, тобто дії і рішення. Для кожної дії слід також вказати імена та посади людей, що здійснюють операції. В символах документів зазначають назви відповідних документів.

3. Інформацію, необхідну для складання нових блок-схем процесів або оновлення існуючих, аудитори отримують під час бесід з персоналом про процедури, які вони виконують, а також шляхом знайомства з внутрішніми інструкціями, існуючими схемами та іншою документацією по експлуатації систем. Аудитори проводять збір типових документів та з’ясовують конкретні обов’язки кожного з відділів, що бере участь в даному виробничому процесі. Опитування персоналу можна проводити одночасно з аудитом операцій, надто якщо йдеться про оновлення розроблених раніше блок-схем.

Перевірка достовірності блок-схем процесів

1. Результати перевірки процедур контролю та попередні висновки/ рекомендації щодо їх вдосконалення, зроблені аудиторами, необхідно перевірити на пробних проводках та викласти письмово в аудиторських робочих документах. Оскільки найкраще знають систему саме ті, хто щодня з нею працюють, аудиторам слід попросити персонал на кожному робочому місці ознайомитися з блок-схемами і висловити свої зауваження щодо їх точності.

2. Після обговорення блок-схем процесів з персоналом на місцях необхідно, щоб їх перевірили керівники відділу(ів). Блок-схемами можуть користуватися всі, у кого виникає потреба. Можна також користуватися блок-схемами при плануванні наступних аудиторських перевірок.

Маленькі таємниці підготовки блок-схем

1. Для забезпечення повноти і послідовності при складанні схем процесів операційних систем слід вказати конкретні завдання, які повинні забезпечувати системи внутрішнього контролю.

2. На схемі системи слід виділити конкретні точки внутрішнього контролю великою стрілкою. Ці точки контролю повинні співвідноситися з конкретними завданнями, поставленими перед системами внутрішнього контролю.

3. Слід користуватися стандартними символами і з’єднувальними лініями.

4. Розпочинайте схему з верхнього лівого кута аркуша і рухайтеся вправо і вниз до нижнього правого кута аркуша.

5. Блок-схему слід розпочинати з точки початку операції і закінчувати проводкою в головній книзі. Позначте граничними символами точки початку і завершення операції.

6. Над кожним з символів необхідно вказати ім’я відповідальної посадової особи та назву відповідного департаменту.

7. Використовуйте символи більшого розміру, якщо символ стандартного розміру не вміщає всієї необхідної інформації.

8. Рекомендується не малювати вручну лінії, а використовувати стандартні символи для з’єднання окремих блоків схеми.

Затверджено

Постанова Правління

Національного банку України

N 114 від 20 березня 1998р.

Дата добавления: 2014-12-23