Запуск комплекса задач

Начало работы с программой

Общая характеристика

ПРОГРАММНЫЙ МОДУЛЬ

«РАБОТА С ТЕКУЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ»

Программный модуль (ПМ) «Работа с текущими документами» предназначен для автоматизации делопроизводства в несекретных канцеляриях департаментов МИД России. Он включает в себя основные технологические операции по учету и контролю документов в несекретной канцелярии.

В ПМ «Работа с текущими документами» реализованы следующие операции:

· регистрация входящих и исходящих документов с автоматическим формированием отдельных учетных реквизитов;

· регистрация экземпляров документов;

· регистрация движений документов. Под движением документа понимается физическое перемещение документа, состоящее из двух этапов – отправки из канцелярии адресату (по почте или передавая из рук в руки) и возврата в канцелярию с резолюцией, наложенной адресатом;

· регистрация резолюций;

· регистрация поручений к документам;

· формирование передаточных документов;

· поиск информации по набору учетных реквизитов, в том числе по краткому содержанию, и получение справок по зарегистрированным документам и поручениям;

· контроль за прохождением и исполнением документов и поручений в подразделениях;

· подготовка описей документов, списанных в дело;

· получение статистических сводок по обработанным документам и поручениям за интересующий временной интервал.

Для работы с ПМ «Работа с текущими документами» предусмотрены два уровня доступа пользователей:

· работники канцелярии, которым доступны все режимы работы;

· лица, имеющие доступ только к просмотру документов.

Чтобы получить доступ к работе с комплексом задач, новый пользователь должен обратиться к администратору базы данных, который зарегистрирует его, установит требуемый уровень доступа и присвоит пароль для работы.

ПМ «Работа с текущими документами» разработан как приложение Windows. Запуск задачи выполняется двойным «щелчком» «мыши» по значку задачи на рабочем столе.

После запуска программы откроется окно, в котором пользователь должен ввести свои имя и пароль доступа к базе данных (рис. 2.1.).

Рис. 2.1. Окно «Подключение к базе данных»

В случае ввода некорректного пароля появится сообщение «Неверный пароль». Если пароль введен правильно, то перед открытием главного окна задачи появляется предупреждающее сообщение: «ВНИМАНИЕ!!! ЗАПРЕЩАЕТСЯ ОБРАБОТКА СЕКРЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ»

2.2. Главное окно ПМ «Работа с текущими документами»

Главное окно представляет собой стандартное окно для прикладных программ в операционной среде Windows.

Рис. 2.2. Главное окно ПМ «Работа с текущими документами»

Основными элементами окна являются:

· строка заголовка (синяя), содержащая (слева направо) кнопку меню управления окном, наименование окна и кнопки свертывания окна в значок, развертывания во весь экран и завершения работы с задачей;

· строка меню; «щелчком» «мыши» по заголовкам меню с последующим выбором пункта меню можно запускать тот или иной режим работы программы. Например, чтобы открыть окно просмотра карточки на документ, нужно «щелкнуть» по заголовку меню «Открыть», затем «щелкнуть» по пункту меню «Просмотр документов»;

· панель кнопок (панель инструментов), на которой выведены кнопки быстрого выбора того или иного режима работы. В главном окне - это кнопки: выход из программы, открыть группу документов, войти под другим именем, просмотр карточек на документы и справка о функциях ТКЗ «Канцелярия»;

· рабочая область окна, в которой после запуска тех или иных режимов работы будут открыты соответствующие им дополнительные окна;

· статусная строка, в которой отображается дополнительная информация о действиях пользователя или состоянии программы.

Для удобства работы каждая кнопка на панели инструментов имеет название и краткое описание. Название кнопки появляется при установке на нее указателя «мыши», а краткое описание выводится в статусной строке. Для запуска любого режима достаточно «щелкнуть» левой кнопкой «мыши» по соответствующей кнопке на панели.

Для активизации строки меню удобно использовать «горячие» клавиши, которые представляют собой сочетание нажатой клавиши «Alt» и клавиши, соответствующей подчеркнутой букве меню. «Горячие» клавиши могут также использоваться и для выполнения команд, соответствующих некоторым пунктам меню (они указаны напротив названия этих пунктов).

В главном окне используются «горячие» клавиши (или их сочетания), назначения которых представлены в табл. 2.1.

Таблица 2.1

Клавиша	Назначение
Ctrl+O	открытие окна выбора БД
Ctrl+П	открытие окна карточки документа
Alt+F4	завершение работы с программой
F1	вызов подсказки

Дата добавления: 2014-12-26