Нестандартная разметка

Разметка экземпляров

После заполнения полей регистрационной карточки, необходимо оформить движение документа. Для этого сначала следует в поле «Вид разметки» выбрать вид разметки.

Выбор нестандартной разметки (код «0») позволяет зарегистрировать отправку любому адресату, независимо от его наличия или отсутствия в списках стандартных разметок.

При необходимости рассылки документа нескольким адресатам по специальному списку в поле «Вид разметки» следует выбрать стандартную разметку (код стандартной разметки – «1»).

После выбора вида разметки с кодом «2», движение очередного экземпляра документа оформляется в тот же адрес, что и предыдущего экземпляра (отправка копий экземпляров документов).

Режим предназначен для оформления записей движения последовательно для каждого экземпляра или копии документа.

После выбора вида разметки «Нестандартная разметка» и нажатия кнопки «Разметка», на экране появится диалоговое окно «Регистрация первого движения» (рис. 2.17.) для оформления записи движения экземпляра документа.

Рис. 2.17. Регистрация первого движения документа

В целях ускорения ввода данных часть полей в окне регистрации движения заполняются при его открытии. В поле «№ экз.» проставляется первый незарегистрированный номер экземпляра, в поле «вид корреспондента» - 1 (ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ МИД), и в поле «Дата отправки» - текущая дата. Ввод данных предлагается начинать с поля «Вид корреспондента». При необходимости изменения номера регистрируемого экземпляра следует вернуться на него, используя «мышь» или комбинацию клавиш «Shift+Tab», после чего ввести требуемый номер. Если экземпляр с таким номером уже существует, то на экран будет выведено сообщение об ошибке, а в поле восстановится первый из еще незарегистрированных номеров экземпляра.

Далее следует заполнить поля:

1) «Вид корреспондента» (код адресата документа);

2) «Корреспонденты» (код подразделения, ведомства, загранучреждения, адрес);

3) «Кому» (фамилия адресата);

4) «Дата отправки документа адресату».

В первое и второе поле корреспондента информация заносится в кодированном виде, аналогично методам работы при внесении кодированной информации в поля, описанным в п.2.6.1 «Первичная регистрация документов». После заполнения полей следует нажать клавишу «Сохранить» для записи информации в базу данных.

При регистрации более одного экземпляра документа (сумма полей «Количество экземпляров» и «Копий» в регистрационной карточке документа больше 1) после сохранения информации о движении первого экземпляра, на экран снова выводится окно регистрации движения для оформления движения второго экземпляра, потом для оформления третьего и т.д. Номера экземпляров могут вводиться в произвольном порядке и иметь произвольные значения от 1 до 999, т.к. при вводе номера экземпляра обеспечивается автоматическая проверка вводимого номера на уникальное значение.

После оформления движения для всех экземпляров документа происходит автоматический возврат в режим просмотра зарегистрированного документа.

Отказ от регистрации очередного экземпляра по нестандартной разметке выполняется по клавише «Esc» или по кнопке «Отмена». После отказа программа возвращается в окно регистрации документа с указанием (в скобках рядом с полями «Количество экземпляров» и «Копий») числа зарегистрированных экземпляров и копий. Для регистрации оставшихся экземпляров пользователь может установить другой вид разметки и войти в режим «Разметка».

Дата добавления: 2014-12-26