Стандартная разметка

После выбора вида разметки «Стандартная» и нажатия кнопки «Разметка» на экран выводится диалоговое окно «Стандартные разметки» (рис. 2.18.).

Окно предназначено для формирования списка адресатов с последующим оформлением записей движения одновременно для нескольких или всех экземпляров и копий документа.

Рис. 2.18. Окно стандартной разметки экземпляров документа

Для переключения на режим разметки экземпляров («Ctrl+Э») или копий («Ctrl+К») в поле «Разметка» нужно проставить флажок «·» для перехода в соответствующий режим разметки. При открытии окна по умолчанию устанавливается режим разметки экземпляров и отображается список адресатов первой по порядку разметки («Разметка 1»). При формировании рассылки пользователь имеет возможность выбрать тот или иной стандартный список рассылки. Для этого необходимо определить наименование разметки в поле «Выберите разметку». Выбор требуемой разметки (например, «Разметка 2») выполняется с помощью клавиш-стрелок и клавиши «Enter» или двойным «щелчком» «мыши» по названию разметки. (Быстрый переход в поле выбора разметки осуществляется по нажатию клавиши «F3»). После этого в центре окна отобразится список корреспондентов (например, список для рассылки в загранучреждения), соответствующий выбранной разметке (Разметка 2) и позволяющий продолжить формирование списка рассылки документа по адресатам, отображенным в окне «Стандартные разметки» (рис. 2.19.).

Рис. 2.19. Выбор разметки экземпляров (или копий)

В процессе формирования разметки пользователь имеет возможность многократно переходить из одного режима в другой (из режима разметки экземпляров в режим разметки копий и обратно, выбирать требуемый список рассылки документа). Введенные данные по рассылке документа в каждом из режимов при этом сохраняются.

При оформлении движений документа по стандартной разметке пользователь может создать список для рассылки из всех адресатов («Ctrl+F3») или включить в список рассылки только часть из них.

Для формирования выборочного списка адресатов следует клавишами «­», «¯» на клавиатуре подвести указатель к записи, которая должна быть первой в списке и нажать клавишу «Enter». Около записи появится цифра, соответствующая номеру экземпляра. Затем подвести указатель к другой выбранной записи и еще раз нажать клавишу «Enter». Около записи появится следующая цифра, соответствующая свободному номеру экземпляра и т.д. Для регистрации номера экземпляра, отличного от первого свободного номера перед клавишей «Enter» следует ввести нужный номер вручную. При вводе номера вручную необходимо проставлять в поле номера экземпляра (копии) все три значащие цифры, например: 5 – 005(К05); 10 – 010(К10). Если какая-либо запись была помечена ошибочно, то к ней нужно подвести указатель и нажать «Enter» (повторно). Цифра рядом с ней исчезнет. Сформированный список можно просмотреть. Для этого надо нажать клавишу «F9», после чего на экране появится окно, в котором будет выведен сформированный список. Снова вернуться к формированию списка можно, нажав клавиши «стрелка влево» или «стрелка вправо» на клавиатуре.

Перечень всех доступных для использования при формировании списка клавиш и пояснение их функционального назначения представлен в нижней части диалогового окна «Стандартная разметка».

Нумерация всех заказанных при регистрации экземпляров и копий документа будет выполнена автоматически сначала для основных экземпляров, а затем для копий. Первому в списке адресату будет соответствовать первый «свободный» номер экземпляра (копии). Каждому следующему адресату будет присваиваться очередной «свободный» номер.

После подготовки списка рассылки для сохранения данных и оформления движений экземпляров документа достаточно нажать комбинацию клавиш «Ctrl+W» или «щелкнуть мышью» по кнопке «Готово» (для отказа от формирования списка и возврата к просмотру карточек следует нажать клавишу «Esc» или «щелкнуть мышью» по кнопке «Отмена»).

Перед сохранением данных программа проверяет число регистрируемых экземпляров. В случае, если это число в размеченном списке больше количества экземпляров, указанного при заполнении регистрационной карточки, на экране откроется окно с сообщением о том, что экземпляров распределено больше чем заказано, и с вопросом о возможности продолжения работы (рис. 2.20.).

Рис. 2.20. Предупреждение о превышении заказанного числа экземпляров

В случае продолжения работы (по клавише «Enter» или выбору кнопки «Да») происходит завершение регистрации документа и возврат в окно просмотра документов с автоматически увеличенным числом распределенных экземпляров.

При отказе от продолжения регистрации размеченных экземпляров (во клавише «Esc» или выбору кнопки «Нет») можно, оставаясь в режиме стандартной разметки произвести корректировку списка рассылки в соответствии с количеством экземпляров, заказанных при регистрации документа.

В случае, если количество адресатов в списке окажется меньше числа зарегистрированных экземпляров, после формирования движений для всех адресатов программа вернется в окно регистрации документа, из которого можно провести разметку оставшихся экземпляров как в режиме имеющихся стандартных разметок, так и по нестандартной разметке.

Примечание. При оформлении движений документа по стандартной разметке у всех разосланных экземпляров документа устанавливается одинаковое число листов документа и приложения и текущая дата отправки адресату, за исключением документов, отправляемых адресатам, включенным в список расписания диппочты. Последним в качестве даты отправки экземпляра документа устанавливается дата, взятая из расписания диппочты. Если в расписании диппочты дата отсутствует, то дата отправки соответствующего экземпляра документа не проставляется.

Дата добавления: 2014-12-26