Работа с условиями выбора

В соответствии с группировкой корреспондентов в программе предусмотрены 4 вида отбора корреспондентов. Для отображения на экране корреспондентов только одного вида предназначено дополнительное поле «Вид корреспондентов». В этом поле можно выбрать:

· 0 - все корреспонденты;

· 1 - подразделения МИД;

· 2 – диппочта;

· 3 – ведомства, учреждения.

По умолчанию на экране отображаются все записи классификатора «Корреспонденты».

Для просмотра изменений в записях классификатора «Корреспонденты» следует перейти к полю «Изменения за» при помощи «мыши» или по клавишам «Alt+З». Далее необходимо заполнить интервал дат и нажать клавишу «Enter».

На экране отобразятся все записи, в полях которых были произведены изменения в указанный интервал дат. Затем пользователь может проставить отметку «Ö» о включении записи в окно подсказки, вызываемом по клавише «F2» при работе с программными модулями «Работа с документами» и «Подготовка архива».

3.4.2 Работа с классификатором «Страны»

Классификатор «Страны» является общесистемным классификатором стран мира.

Данные классификатора используются при формировании классификатора «Корреспонденты» и при регистрации документов и движений документов при работе с программным модулем «Работа с документами».

Для того чтобы открыть окно для работы с классификатором стран следует выбрать пункт меню «Справочник/Страны» или нажать клавиши «Alt+С+С».

После чего открывается окно «Ведение классификатора стран» как показано на рис. 3.12.

Рис. 3.12. Окно «Ведение классификатора стран»

Информация в классификаторе представлена в виде таблицы со следующими столбцами:

· столбец курсора текущей записи;

· столбец отбора данных;

· «Код» - код страны;

· «Наименование» - название страны;

· «Начало» - дата начала действия кода;

· «Конец» - дата окончания действия кода.

Пользователь при работе с классификатором может проставить отметку «Ö» в столбце отбора данных, а также может просматривать и печатать классификатор «Страны».

3.4.3. Работа с классификатором «Города»

Классификатор «Города» является общесистемным классификатором городов мира.

Данные классификатора используются для составления расписания диппочты при работе с программным модулем «Работа с документами».

Для того чтобы открыть окно для работы с этим классификатором следует выбрать пункт меню «Справочник/Города» или нажать клавиши «Alt+С+Г». Далее открывается окно «Ведение классификатора городов», представленное на рис. 3.13.

Рис. 3.13. Окно «Ведение классификатора городов»

Информация в классификаторе представлена в виде таблицы со следующими столбцами:

· столбец курсора текущей записи;

· «Наименование» - название города;

· «Начало» - дата начала действия кода;

· «Конец» - дата окончания действия кода.

Работа с классификатором «Города» заключается в его просмотре и печати.

3.4.4. Работа с классификатором «Виды документов»

Классификатор «Виды документов» является общесистемным классификатором и используется:

· при регистрации и коррекции карточки на документ, при поиске, исполнении поручений, формировании статистики в программном модуле «Работа с документами»;

· в режиме «Уничтожение несписанных документов» в программном модуле «Подготовка архива».

Для того чтобы открыть окно для работы с классификатором «Виды документов» следует выбрать пункт меню «Справочник/Виды документов» или нажать клавиши «Alt+С+В».

Далее открывается окно «Ведение классификатора видов документов», представленное на рис.3.14.

Рис. 3.14. Окно «Ведение классификатора видов документов»

Информация в классификаторе представлена в виде таблицы со следующими столбцами:

· столбец курсора текущей записи;

· столбец отбора данных;

· «Код» - уникальный код вида документа, содержащий не более 4 символов;

· «Наименование» - название вида документа, содержащее не более 30 символов;

· «Инд. дела» - индекс дела, автоматически проставляемый при выполнении операции списания документов в программном модуле «Работа с документами»;

· «Начало» - дата начала действия кода;

· «Конец» - дата окончания действия кода.

Кнопка «Добавить» используется для добавления новой записи. При вводе новой записи в столбце отбора данных по умолчанию проставляется отметка «Ö» о включении введенной записи в справочное окно в программных модулях «Работа с документами» и «Подготовка архива», а в столбце «Начало» проставляется текущая дата. Для выбора индекса дел в столбце «Индекс дел» можно воспользоваться справочным окном, вызываемом по клавише «F2».

3.4.5. Работа классификатором «Индексы дел»

Классификатор «Индексы дел» является общесистемным классификатором и содержит индексы дел в соответствии с «Единым классификатором документов секретного и общего делопроизводства в учреждениях МИД России в центре и за границей». Каждое подразделение ведет свои разделы справочника; ведение всех разделов осуществляет историко-документальный департамент (ИДД) МИД России. Для формирования классификатора требуются данные из словаря настроек «Виды сортировки досье».

Данные классификатора используются:

· в режиме «Списание в дело» при работе с программным модулем «Работа с документами»;

· в режиме «Внутренняя опись досье» при работе с программным модулем «Подготовка архива»;

· при формировании классификатора «Виды документов».

Создание и корректировка записей классификатора, определяемых спецификой работы подразделения, осуществляется самостоятельно пользователем.

Для того чтобы открыть окно работы с классификатором «Индексы дел» следует выбрать пункт меню «Справочник/ Индексы дел» или нажать сочетание клавиш «Alt+С+И».

На экране появится окно для работы с классификатором «Индексы дел», представленное на рис. 3.15.

Рис. 3.15. Окно «Ведение классификатора индексов дел»

Информация в окне с классификатором «Индексы дел» представлена в виде таблицы со следующими столбцами:

· столбец курсора текущей записи;

· № дела - код дела согласно номенклатуре дел, содержащий не более 7 символов;

· наименование - краткое наименование индекса дела, содержащее не более 30 символов;

· полное наименование - полное наименование индекса дела, содержащее не более 200 символов;

· автор дела - фамилия автора дела, содержит не более 30 символов;

· № фонда - номер архивного фонда;

· сортировка - признак сортировки документов в досье. При заполнении этого поля используются данные из словаря настроек «Виды сортировки досье» и сортировка документов в досье может производиться следующим образом:

- по регистрационному номеру;

- по исходящему номеру документа;

- по дате документа;

- по общему признаку – по вводимому номеру и дате;

· печать дополнительного индекса - признак «Да» или «Нет» в зависимости от того, требуется ли отображать при печати название дополнительного индекса;

· печать содержания - признак «Да» или «Нет» в зависимости от того, требуется ли отображать при печати содержание документа;

· автоматический № папки - признак «Да» или «Нет» используется при формировании сводной описи и обеспечивает автоматическую нумерацию папок.

При вводе новой записи в классификатор информация в столбцах «№ фонда», «Сортировка», «Печать дополнительного индекса», «Печать содержания», «Автоматический № папки» заполняется путем выбора соответствующего пункта из выпадающего меню.

Дата добавления: 2014-12-26