Импорт справочников

Работа со словарями настроек

Справочниками настроек ТКЗ «Канцелярия» являются:

· «Типы документов»;

· «Грифы документов»;

· «Виды связанных документов»;

· «Виды корреспондентов»;

· «Виды операций»;

· «Бланки передаточных документов»;

· «Виды сортировки досье».

При установке ТКЗ «Канцелярия» словари настроек заполнены по умолчанию. Информация словарей используется для определения режимов обработки документов в программных модулях «Работа с документов» и «Подготовка архива». Работа со всеми словарями настроек построена одинаковым образом и заключается в просмотре данных и редактировании столбца «Наименование» в части правописания.

В ТКЗ «Канцелярия» предусмотрено несколько способов получения данных об изменении справочников в БД «Системные классификаторы МИД»:

· используя специальную БД Lotus Notes импорта изменений и сохранения их на дискете;

· используя электронную почту Lotus Notes или «Интернет» для получения списка изменений за запрошенный пользователем период.

В обоих случаях изменения, сохраненные на дискете, переносятся в БД ТКЗ «Канцелярия» с помощью программного модуля «Работа со справочниками».

Для запуска режима обновления классификаторов с дискеты следует в меню программного модуля «Работа со справочниками» выбрать команду «Справочник/Импорт справочников». На экране появится окно «Импорт справочников - классификаторов», как показано на рис. 3.24.

Рис. 3.24. Окно «Импорт справочников - классификаторов»

Информация, находящаяся в окне, представлена в виде нескольких таблиц, расположенных на закладках «Страны», «Корреспонденты», «Виды документов», «Города», «Индексы дел», заголовки которых соответствуют наименованию импортируемых классификаторов. В верхней части окна расположены строки с названием классификаторов. Если проставить флажок «Ö» рядом, например, со строкой «Страны», то это будет говорить о том, что операция импорта будет осуществляться для классификатора «Страны». При этом закладка «Страны» будет активизирована. Если будут проставлены флажки во всех строках, то будут активизированы все закладки таблицы.

Рядом с названиями классификаторов расположено поле, в котором необходимо указать путь нахождения файла изменений. По умолчанию, в этих полях, например для классификатора «Страны», указывается место хранения файла изменений: a:\state.izm. Это означает, что файл изменений для классификатора «Страны» хранится на дискете и называется state.izm. Если файл находится в каком-либо другом месте, то по нажатию кнопки «Путь» появляется окно для поиска текстового файла изменений, представленное на рис. 3.25.

Рис. 3.25. Окно для выбора файла изменений

После выбора классификатора, в который будут вноситься изменения, и определения файла изменений, необходимо нажать кнопку «Загрузить» в окне «Импорт справочников - классификаторов», после чего на каждой закладке таблицы отобразятся все изменения для выбранных классификаторов. Переход по закладкам таблицы осуществляется при помощи «мыши» («щелчком» по заголовку закладки) или при помощи клавиши «Tab».

После выгрузки изменений пользователь просматривает их и определяет необходимость их использования в своей повседневной работе.

По умолчанию во втором столбце закладок «Страны», «Корреспонденты» и «Виды документов» проставляется флажок «Ö». При необходимости пользователь может снять его.

Для внесения отобранной пользователем информации в классификаторы необходимо нажать кнопку «Записать».

4. ПРОГРАММНЫЙ МОДУЛЬ «ФОРМИРОВАНИЕ АРХИВА»

Дата добавления: 2014-12-26