Списание по списку

Сводка наличия документов

Режим предназначен для проверки наличия и печати списка документов, подлежащих списанию, числящихся за исполнителями. Запуск режима осуществляется по команде меню «Операции/Сводка наличия документов», после чего на экране появится одноименное диалоговое окно (рис. 4.7.).

В левой колонке выводится полный список исполнителей, у которых могут находиться документы, подлежащие списанию. По умолчанию предлагается распечатка списков документов по всем указанным исполнителям. При необходимости, число этих исполнителей можно ограничить, сняв флажок «Ö» перед наименованием исполнителя, для чего можно воспользоваться следующими способами:

Рис. 4.7. Окно подготовки сводки документов

· «щелкнуть» по соответствующему флажку кнопкой «мыши»;

· перейдя клавишами-стрелками к исполнителю, нажать клавишу «Пробел».

Двойной «щелчок» левой кнопки «мыши» по исполнителю (или нажатие клавиши «Enter») показывает в окне данных список документов, числящихся за этим исполнителем.

Образец печатной формы списка документов по подразделению представлен в приложении 1.

Данный режим предназначен для быстрого списания части документов в одно дело и используется, если при списании не требуется вводить вручную параметры для их сортировки. Окно списания по списку имеет вид, представленный на рис. 4.8.

Рис. 4.8. Окно списания документов по списку

Для списания документов пользователю требуется ввести в соответствующие поля таблицы регистрационные номера и номера экземпляров списываемых документов. Для ускорения ввода допускается ввод номеров без лидирующих нулей (например, в поле регистрационного номера ‘3’ вместо ‘00003’, а в поле экземпляра ‘4’ вместо ‘004’, или ‘к2’ вместо ‘K02’ для второй копии). Ввод каждого номера можно заканчивать клавишами «Enter» или «Tab». После ввода номеров обрабатываемых документов программа позволяет установить вид выполняемой операции – списание или уничтожение и проверить введенный список на допустимость операции.

По кнопке «Проверить» для каждого документа в поле «Дело» при операции списания указывается индекс дела, предлагаемый по умолчанию, а в полях «Состояние документа» и «Дата операции» - дополнительные сведения о ранее проведенных операциях списания или уничтожения документа, если они проводились. Если указанный документ в базе данных не найден, то в поле «Состояние документа» выводится сообщение «Недопустимый номер экземпляра».

При выборе вида операции «Списание» для списания отобранных документов необходимо:

· заполнить поля «№ дела» и «Доп. индекс» (при необходимости, можно по клавише «F2» вызвать «справочное окно»);

· выполнить по кнопке «Списать» операцию списания.

Для уничтожения отобранных документов необходимо:

· заполнить поля «№ акта», «Дата акта», «Оператор 2»;

· выполнить по кнопке «Уничтожить» операцию уничтожения.

После проведенной операции уничтожения для каждого документа в столбцах «Состояние» и «Дата опер.» отобразятся соответственно сообщение «Уничтожен» и дата уничтожения, а после операции списания в столбце «Дело» - № дела, в которое списан каждый документ, и дата списания.

Операции списания/уничтожения можно проводить многократно. Для удаления предыдущего списка перед выполнением очередной операции используется кнопка «Очистить».

Дата добавления: 2014-12-26