Создание внутренней описи

При создании новой внутренней описи сначала следует ввести ее параметры (см. рис. 4.10.):

· индекс дела, в которое списаны документы;

· дополнительный индекс;

· номер тома дела;

· номер сводной описи, в которую включается данная внутренняя опись (это поле можно не заполнять вообще или заполнить в режиме редактирования внутренней описи или непосредственно при создании сводной описи);

· краткое наименование внутренней описи (используется при печати сводной описи);

· полное наименование внутренней описи (используется при печати внутренней описи).

Рис. 4.10. Окно параметров создания внутренней описи

Краткое и полное наименования описи при вводе или изменении индекса дела, дополнительного индекса и тома формируются автоматически, как сумма строк «Индекс» + «Дополнительный индекс» + «Том». Далее по ходу ввода данных их можно откорректировать.

Флажок в поле «Печать дополнительных индексов в виде подзаголовков» позволяет включить в новую опись документы с разными дополнительными индексами и сгруппировать их вместе по наименованию дополнительного индекса. Установка/снятие этого флажка изменяет критерии отбора документов для включения в опись. При снятом флажке в опись включаются документы с указанным в поле «Дополнительный индекс» значением дополнительного индекса (для пустого поля - документы, списанные без дополнительного индекса). При установленном флажке в опись включаются все документы, списанные в это дело, независимо от их дополнительного индекса.

Для ограничения числа списанных документов, включаемых в новую опись, используются поля:

· вид документа - ограничивает список документами, имеющими указанный вид. При незаполненном поле в опись будут включены все списанные документы, независимо от их вида;

· начальное и конечное значения наименования дополнительного индекса, используемые при установленном флажке «Печать дополнительных индексов в виде подзаголовков»;

· начальные и конечные значения номера и даты, по которым сортируются документы. Если отсутствует начальное значение номера, то в опись будут включены документы с номерами, не превышающими конечного значения. Если отсутствует и конечное значение, то опись будут включены все документы, независимо от их номера. Аналогично используются ограничения по дате.

Режим автоматической сортировки документов во внутренней описи определяется индексом дела, в которое они списываются. Существует четыре вида сортировки:

· Рег№ – по регистрационному номеру;

· Исх№ – по номеру документа;

· Дата – по дате документа или события;

· Общ – по критериям, вводимым пользователем.

В зависимости от вида сортировки документов поля начальных и конечных значений номера и даты сортировки заполняются по-разному:

· при сортировке по регистрационному номеру – вводятся начальный и конечный регистрационные номера, а поля дат не заполняются;

· при сортировке по номеру документа – в эти поля заносятся соответственно начальный и конечный номер документов и начальная и конечная даты документа;

· при сортировке по дате документа – поля начального и конечного номера не заполняются, а в поля начальной и конечной даты вводятся даты документа;

· при сортировке по вводимым параметрам – начальное и конечное значения параметров (наименования стран, наименование департамента и т.п.) и начальная и конечная даты документа.

Вне зависимости от установленного в справочнике «Индексы дел» режима сортировки документов при установленном флажке «Печать дополнительных индексов в виде подзаголовков» все включаемые в опись документы будут предварительно сгруппированы по наименованию дополнительного индекса. При печати такой описи у каждой группы будет подзаголовок соответствующий полному наименованию дополнительного индекса.

После ввода всех необходимых параметров и критериев отбора по нажатию кнопки «Готово» программа выберет из всех списанных документов те, которые могут быть включены в новую внутреннюю опись.

Внизу под списком этих документов (см. рис. 4.11.) будут показаны крайние даты отобранных документов и суммарное число листов документов. При необходимости, по кнопке «Просмотр» можно вернуться в окно реквизитов создания внутренней описи (рис. 4.10.), изменить один или несколько параметров и повторить отбор документов.

Рис. 4.11. Окно с данными при создании внутренней описи

Для каждого отобранного в опись документа выводятся флажок «Ö» (его наличие указывает, что данный документ будет включен в опись), тип, гриф, регистрационный номер и номер экземпляра документа. В поле краткого содержания в зависимости от режима сортировки документов в описи будет показано либо вид документа, либо его номер и дата (при сортировке по номеру документа), или краткое содержание и дата документа (при других видах сортировки).

Список отобранных в опись документов в зависимости от наличия флажка «Печать дополнительных индексов в виде подзаголовков» представляется либо в виде простого списка (флажок отсутствует), либо в виде списка с подзаголовками (флажок установлен). Установка флажка «Печать дополнительных индексов в виде подзаголовков» выполняется в окне параметров создания внутренней описи (рис. 4.10.). В этом случае отобранные в дело документы будут сгруппированы по краткому наименованию дополнительных индексов списанных документов с заголовками у каждой группы, соответствующими полному наименованию.

При просмотре списка отобранных в новую опись документов имеется возможность исключить некоторые из них, для чего:

· достаточно «щелкнуть» «мышью» по флажку «Ö» включения данного документа в опись;

· или перейти к нужной строке и нажать клавишу «Пробел».

В нижней строке, при этом, будут автоматически обновлены значения крайних дат отобранных документов и суммарное число листов документов.

Для определения последовательности документов во внутренней описи используется механизм «перетаскивания» записей. Для этого следует:

· выбрать (выделить) записи;

- при помощи «щелчка» «мышью» помечается только одна выбранная запись;

- при «щелчке» «мышью» по записи при нажатой клавише «Shift» помечаются все строки от первой выделенной записи до текущей;

- при «щелчке» «мышью» по записи при нажатой клавише «Ctrl» к ранее помеченным записям добавляется текущая;

· нажатием клавиши «F6» включить режим перестановки записей;

· переместить выбранную запись (записи) с помощью «мыши» или при помощи клавиш «­» и «¯»;

· отменить режим перестановки строк, нажав клавишу «F6».

Дата добавления: 2014-12-26