Работа со словарями

3.6.1. Работа со словарем «Адреса корреспондентов»

Словарь «Адреса корреспондентов» предназначен для создания и корректировки адресов корреспондентов. Данные словаря используются в режиме «Отчеты/Передаточные документы» для печати расписок в ведомства и учреждения в программном модуле «Работа с документами».

Для ведения словаря адресов корреспондентов требуются данные из классификатора «Корреспонденты».

Для того чтобы открыть окно для работы с этим словарем следует выбрать пункт меню «Справочник/Адреса корреспондентов».

После этого открывается окно «Ведение словаря адресов корреспондентов», как показано на рис. 3.21.

Рис. 3.21. Окно «Ведение словаря адресов корреспондентов»

Информация в словаре «Адреса корреспондентов» представлена в виде таблицы со следующими столбцами:

· столбец курсора текущей записи;

· «Наименование» - название ведомства, учреждения;

· «Адрес» - адрес ведомства, учреждения.

Пользователь самостоятельно заполняет адреса ведомств, учреждений.

3.6.2. Работа со словарем «Дополнительные индексы дел»

В словаре «Дополнительные индексы дел» хранятся дополнительные индексы, используемые при сортировке документов, списываемых в дело, и используется в режимах:

· «Списание в дело» при работе с программным модулем «Работа с документами»;

· «Внутренняя опись досье» при работе с программным модулем «Подготовка архива».

Словарь заполняется пользователем самостоятельно.

Для того чтобы открыть окно работы со словарем «Дополнительные индексы дел» следует выбрать пункт главного меню «Справочник/Дополнительные индексы» или нажать клавиши «Alt+С+Д».

На экране появится окно «Ведение словаря дополнительных индексов дел», как показано на рис. 3.22.

Рис. 3.22. Окно «Ведение словаря дополнительных индексов дел»

Информация в словаре «Дополнительные индексы дел» представлена в виде таблицы со следующими столбцами:

· столбец курсора текущей записи;

· дополнительный индекс – цифровое или буквенное значение дополнительного индекса (не более 3 символов);

· наименование – краткое наименование дополнительного индекса (не более 30 символов);

· автор дополнительного индекса – автор дополнительного индекса (не более 25 символов);

· полное наименование – полное наименование дополнительного индекса (не более 200 символов).

3.6.3. Работа со словарем «Фонды»

Словарь «Фонды» используется при формировании сводной описи при работе с программным модулем «Подготовка архива», а также для работы с классификатором «Индексы дел».

Словарь заполняется пользователем самостоятельно.

Для того чтобы открыть окно работы со словарем «Фонды» следует выбрать пункт меню «Справочник/Фонды» или нажать клавиши «Alt+С+Ф».

На экране появится окно для работы со словарем «Ведение словаря фондов», как показано на рис 3.23.

Рис. 3.23. Окно «Ведение словаря фондов»

Информация в словаре представлена в виде таблицы со следующими столбцами:

· столбец курсора текущей записи;

· № фонда – номер архивного фонда (не более 3 символов);

· наименование – наименование архивного фонда (не более 100 символов);

· № сводной описи - номер сводной описи (не более 3 символов);

· № первой папки - номер первой папки в сводной описи (не более 4 символов).

Дата добавления: 2014-12-26