Сортировка и поиск записей

Записи можно сортировать в порядке возрастания (А – Я) или убывания (Я – А). Сортировка может происходить по нескольким уровням. Например, можно отсортировать записи по фамилии, а затем по имени. Сортировать записи можно в режиме формы, но просматривать результаты сортировки удобнее, если вы работаете непосредственно с таблицей или с табличной формой.

При закрытии отсортированной таблицы Access выдаст запрос, нужно ли сохранять изменения. Выберите пункт Да, если хотите сохранить порядок записей, полученных в результате сортировки. Когда таблица будет открыта в следующий раз, записи уже будут располагаться в порядке, заданном сортировкой. Если в таблице включен режим сортировки, то новые добавляемые записи автоматически занимают место согласно порядку сортировки.

Для включения режима сортировки необходимо выполнить следующее:

1. Переключитесь в режим Таблица.

2. Щелкните на любом месте столбца того поля, по которому хотите провести сортировку.

3. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели Инструментов.

4. Чтобы отменить сортировку, выполните команду меню Записи/Удалить фильтр.

Многоуровневая сортировка – это сортировка по нескольким полям. Сначала записи сортируются по первому заданному полю, затем полученные записи сортируются по второму полю и т.д.

Для сортировки по многим полям необходимо выполнить следующее:

1. Откройте нужную таблицу в режиме Таблица.

2. Расположите столбцы, по которым хотите провести сортировку, так, чтобы они стали соседними. Тот столбец, с которого начнется сортировка, должен располагаться левее всех других столбцов сортировки. Столбец следующего уровня сортировки должен располагаться от него справа и т.д. Выделите столбцы, по которым будете проводить сортировку.

3. На панели Инструментов щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Access обеспечивает способ поиска отдельных записей – программа позволяет даже проводить поиск по части слова, если вы не уверены в том, как это имя пишется. Для того чтобы воспользоваться поисковым средством Access, необходимо:

1. В режиме Таблицы щелкните на поле, по которому хотите провести поиск.

2. Щелкните на кнопке Найти на панели Инструментов – откроется окно диалога Поиск и замена.

3. Введите в поле Образец строку поиска, и задайте объект поиска, выбрав из раскрывающегося списка один из пунктов: Поля целиком, С любой частью поля или С начала поля. По необходимости задайте другие параметры поиска.

4. Щелкните на кнопке Найти далее.

5. Для того чтобы найти другие записи, удовлетворяющие условию поиска, снова щелкните на кнопке Найти далее.

6. После того как будет разыскана последняя запись, содержащая заданный текст, щелчок на кнопке Найти далее приведет к выдаче сообщения о том, что нужных записей больше нет. Закройте окно диалога щелчком на кнопке Закрыть.

Дата добавления: 2014-12-26