Документальное оформление приемки товаров и тары по сопроводительным документам

Своевременный и правильный учет товаров, поступа­ющих на торговые предприятия, сопровождается оформ­лением соответствующих документов. Основным расчет­ным документом, оформляющим поступление товаров, является платежное требование.

Поставщики, отпуская товар, выписывают соответству­ющие сопроводительные (товаросопроводительные) доку­менты, каковыми в каждом конкретном случае являются счета, счета-фактуры, накладные, товарно-транспортные и железнодорожные накладные и пр., которые поступают на торговые предприятия одновременно с товарами. Само название (сопроводительные) означает, что эти документы сопровождают товары в пути следования от поставщика к покупателю (торговому предприятию). Все они имеют свою форму и обязательные реквизиты. По этим докумен­там проверяют соответствие количества и качества факти­чески поступивших товаров количеству и качеству товаров по документам поставщиков.

Основные виды документов, сопровожда­ющих движение товара от поставщика к потребителю:

1. Накладная. На торговых предприятиях накладные вы­ступают как приходными, так и расходными документами. Накладные выписываются материально ответственными лицами при отпуске товаров со складов, баз, либо в бух­галтерии предприятий-поставщиков. Наряду с другими первичными документами накладная служит основанием для отражения выбытия и поступления товаров в учете на торговом предприятии.

Наиболее употребительная форма накладной - код по ОКУД 0330214. В накладной указываются дата выписки, наименование поставщика и покупателя, наименование и сокращенное описание това­ра, его количество, цена за единицу и общая сумма (в том числе прописью) отпущенного по накладной товара. В обязательном порядке подлежит выделению цифрами и с указанием ставки сумма НДС. Это необходимо для того, чтобы впоследствии иметь возможность предъявить сум­му НДС в бюджет.

Накладная подписывается сдающей и принимающей сторонами, при наличии печати — заверяется печатью, при наличии штампа — штампом магазина, склада, базы, равно как сдающей, так и получающей стороны.

Количество экземпляров выписывается, как правило, в количестве 2—4 штук. Количество зависит от специфики деятельности торгового предприятия, но лучше выписы­вать 4 штуки, каждой из сторон предназначено по 2 экзем­пляра (1-й — у материально ответственного лица, 2-й сда­ется в бухгалтерию).

2. Счет предназначен для расчетов между поставщиком товара и его получателем.

Как правило, счет оформляют для предварительной оплаты товаров (работ, услуг). Типовой бланк счета - ф. № 868. В счете указывают банковские реквизиты поставщика, цену единицы товара, общую стоимость партии, а также сумму налогов, включенных в стоимость товаров (акциз, НДС).

Счет выписывают в 2 экземплярах:

— первый экземпляр передают покупателю (заказчику) для оплаты;

— второй экземпляр — в бухгалтерию.

Оформляет счет бухгалтер или другой работник органи­зации, уполномоченный на это руководителем (например, менеджер). Счет подписывают главный бухгалтер и руко­водитель (уполномоченный им работник).

Выставленные счета подшивают в хронологическом порядке и хранят в архиве организации 5 лет.

Счет содержит следующие реквизиты: наименование иадрес поставщика, грузоотправителя, грузополучателя, плательщика за товары; наименование заказчика товаров, номер и дату наряда (заказа), номер и дату счета, наиме­нование товаров, их артикул, сорт, единицы измерения, количество товаров, цену, сумму. Сумма записывается по каждому товару в отдельности и в целом по всему счету. Также в счете указывают стоимость тары, поступившей с товаром.

В случае, если доставку товара оплачивает получатель, указываются транспортные расходы. Кроме этих данных, указывают сумму торговой скидки, снабженческо-сбытовой надбавки (наценки посредника), а также сумму, под­лежащую оплате. Счет подписывают руководитель пред­приятия и главный бухгалтер.

К счету обязательно прилагаются документы, удостове­ряющие количество и качество товара. Это фактуры, от­весы, спецификации, кипные карты, упаковочные ярлы­ки и сертификаты, данные лабораторных исследований, качественные удостоверения соответственно.

3. Паспорт импортной сделки. Предприятия, оплачиваю­щие товары (работы, услуги) иностранному поставщику, должны оформлять паспорт сделки (ПС). Для этого доку­мента предусмотрен типовой бланк. Его форма утвержде­на инструкцией Банка России от 15.06.2004 № 117-И.

ПС (ф. № 1) следует оформлять и в том случае, когда договор с иностранцем предусматри­вает расчеты в рублях.

На каждый импортный контракт оформляют отдельный паспорт. Однако если сумма договора составляет менее 5000 долл. США, то паспорт сделки оформлять не нужно.

Если договор составлен в какой-то другой валюте, то сумму договора нужно сначала пересчитать в рублях по официальному курсу этой валюты, а затем в доллары по официальному курсу доллара.

Расчет производят по тем курсам, которые действова­ли на дату подписания договора.

Паспорт заполняют в двух экземплярах:

— первый экземпляр передают в банк;

— второй экземпляр (с отметками банка) — в бухгал­терию.

Если товар доставлен по железной дороге, к счету при­лагается квитанция железнодорожной накладной, а в счет заносятся кроме основных реквизитов и железнодорожные реквизиты: станция отправления и назначения, способ отправки; количество мест, их вес (масса брутто, масса нетто); характер упаковки товара (мешки, ящики, тюки, кипы и пр.).

При отпуске груза по счету одногородним поставщикам указываются следующие данные: через кого отпущен то­вар, кем и когда выдана доверенность.

4. Счет-фактура. Все предприятия-поставщики — плательщики налога на добавленную стоимость (НДС) с 1 января 1997 г. обязаны составлять счета-фактуры на ре­ализацию своей продукции в соответствии с Указом Президента и постановлением Правительства РФ «Об утвер­ждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» от 02.12.2000 № 914 (с изм. и доп. от 15.03.2001, 27.07.2002, 16.02.2004, 11.05.2006). Другими словами, каждая отгруз­ка товара оформляется составлением счета-фактуры и ре­гистрацией его в книге продаж и книге покупок.

Счет-фактура составляется предприятием-поставщи­ком на имя покупателя в двух экземплярах, первый из ко­торых не позднее 10 дней с даты отгрузки товара или пред­оплаты (аванса) предоставляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм налога на добав­ленную стоимость в порядке, установленном постановле­нием Правительства Российской Федерации.

Копия счета-фактуры (второй экземпляр) остается у предприятия-поставщика, отражается в книге продаж,

начисляется НДС.

День передачи товарораспорядительного документа (счета-фактуры) поставщиком получателю считается датой отгрузки. В счете-фактуре должны быть указаны следую­щие реквизиты:

— порядковый номер счета-фактуры;

— наименование и ИНН поставщика;

— наименование получателя товара;

— наименование товара;

— цена (стоимостное выражение) товара;

— сумма НДС;

— дата предоставления счета-фактуры.

Счет-фактура подписывается руководителем предпри­ятия и главным бухгалтером, а также материально ответ­ственным лицом, отпускающим товар, подписи скрепля­ются печатью предприятия-поставщика.

Сторона, получающая товар по счетам-фактурам, в свою очередь подписывает данный документ.

Существуют определенные требования к оформлению счетов-фактур. Допущенные исправления заверяются под­писью руководителя, датой исправления и печатью. Не допускаются помарки, подчистки. Заполняют счета-фак­туры как от руки, так и на пишущих машинках, компью­терах.

Счета-фактуры хранятся в течение пяти лет с даты их выдачи или получения, подшитые и пронумерованные в журнале учета.

При реализации товаров за наличный расчет предпри­ятиями розничной торговли вышеупомянутые требования Указа Президента и Постановления Правительства РФ будут считаться исполненными в соответствии с правила­ми, если продавец выдал покупателю кассовый чек, отра­жающий следующие обязательные реквизиты:

— наименование предприятия-продавца;

— тип и номер кассового аппарата;

— дату выдачи чека;

— номер чека;

— цену продаваемого товара с НДС.

5. Книги продаж предназначены для ре­гистрации счетов-фактур или лент контрольно-кассовых аппаратов с целью определения суммы НДС по отгружен­ным товарам. Учет счетов-фактур в книге продаж произ­водится по мере отгрузки (или предоплаты) в строго хро­нологическом порядке, но не позднее 10 дней с даты отгрузки или получения предоплаты.

Книга продаж должна быть прошнурована, пронумеро­вана и скреплена печатью предприятия и подписью руко­водителя. Хранится книга продаж в течение 5 лет с момен­та последней записи. Ведется книга продаж предприяти­ем-продавцом (поставщиком).

Наряду с продавцом покупатель ведет книгу учета сче­тов-фактур, называемую книгой покупок, предназначен­ную для регистрации счетов-фактур, полученных от по­ставщика в целях определения суммы НДС, подлежащей зачету (возмещению) в порядке, установленном Налого­вым кодексом РФ.

Книга покупок, так­же как и книга продаж, должна быть прошнурована, стра­ницы пронумерованы и скреплены печатью. Хранится книга покупок аналогично книге продаж 5 лет с момента последней записи.

6. Товарно-транспортная накладная (коды по ОКУД 0903801, 0903802, 0903803, 0903804). Выписывается пред­приятием-поставщиком и сопровождает поставку крупных партий товаров на торговые предприятия автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного (приложение 13).

Товарный раздел заполняется поставщиком и содержит все сведения о поставщике товара и плательщике (их на­именования, адресные данные, банковские реквизиты и т. д.), далее даются данные о товаре (его наименование, краткая характеристика, количество мест, вес — масса брут­то и масса нетто, цена за единицу товара, общая сумма).

В этом же разделе отдельной строкой вписывается НДС с указанием процентной ставки.

Товарный раздел товарно-транспортной накладной ви­зируется (подписывается) сдающей и принимающей сто­ронами.

Транспортный раздел является своего рода сведениями о грузе. Этот раздел заполняется в ходе доставки товара по­купателю. Он содержит следующие реквизиты:

• дату составления;

• номер автомобиля, перевозящего груз;

• номер путевого листа;

• полное наименование заказчика (плательщика) то­вара;

• адресные данные заказчика (плательщика);

• наименование и адрес грузоотправителя;

• наименование грузополучателя;

• сведения о грузе: наименование, краткое описание, цена за единицу продукции, количество, общая сум­ма с указанием НДС;

• если есть необходимость — сведения о пункте по­грузки и разгрузки товара.

Для товарно-транспортной накладной предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Накладную оформ­ляют, если организация-продавец должна доставить това­ры до склада покупателя.

Накладная состоит из двух разделов:

1) товарного;

2)транспортного.

Товарный раздел заполняет продавец (грузоотправи­тель). Данные этого раздела служат основанием для спи­сания товаров у продавца и их оприходования у покупа­теля (грузополучателя).

Транспортный раздел заполняют продавец и представи­тель транспортной организации. На основании данных этого раздела производятся расчеты между транспортной организацией и продавцом.

Товарно-транспортную накладную составляют для каж­дого покупателя и на каждую поездку автомобиля. Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес разных покупателей, накладную выписыва­ют для каждого покупателя отдельно.

Накладную выписывают в 4 экземплярах:

• первый остается у продавца и служит основанием для списания товаров;

• второй предназначен для покупателя и служит осно­ванием для оприходования товаров;

• третий и четвертый передают автотранспортной организации.

Все четыре экземпляра накладной заверяют печатью организации-продавца, подписывают работник, отпустивший товары, и представитель автотранспортной организа­ции, принявший груз для перевозки.

Перед отправкой груза продавец должен передать води­телю автотранспортной организации второй, третий и чет­вертый экземпляры накладной.

Доставив груз, второй, третий и четвертый экземпляры накладной водитель передает покупателю. Их подписывает работник, принявший товары, и заверяет печатью органи­зации-покупателя.

После этого третий и четвертый экземпляры возвраща­ют водителю, а он сдает их в бухгалтерию автотранспорт­ной организации.

Автотранспортная организация должна выписать счет за оказанные услуги и выслать его для оплаты вместе с третьим экземпляром товарно-транспортной накладной заказчику автотранспорта (организации-продавцу).

7. Путевой лист грузового автомобиля (ф. № 4-С и 4-П). Для путевых листов грузового автомобиля предусмотрены ти­повые бланки. Их формы утверждены постановлением Гос­комстата России от 28.11.97 № 78. Путевые листы оформ­ляют, если организация оказывает транспортные услуги или осуществляет доставку товаров до покупателя собственным грузовым автотранспортом.

На основании путевых листов начисляют заработную плату водителям и проводят расчеты за транспортные ус­луги.

Если работа водителей оплачивается по сдельным рас­ценкам, то используют форму № 4-С, если же предусмот­рена повременная оплата — форму № 4-П. Форму № 4-П применяют также, если за одну смену водитель одновре­менно перевозит груз нескольких грузополучателей.

Путевой лист выписывает в одном экземпляре диспет­чер или другой работник, назначенный приказом руково­дителя. Данные, связанные с работой автомобиля (напри­мер, время простоя), в путевой лист вносит водитель.

Путевой лист действителен только на один день (сме­ну) работы водителя. Новый путевой лист выдается при условии, что водитель сдал путевой лист за предыдущий день работы.

Работник, выдавший водителю путевой лист, делает запись в журнале учета путевых листов. Вот образец жур­нала:

В путевом листе диспетчер обязательно указывает марку и государственный номер автомобиля. Диспетчер также должен заполнить графы 1—8 раздела «Работа водителя и автомобиля» при выезде автомобиля из гаража и при его возвращении.

В разделе «Задание водителю» записывают пункты по­грузки и разгрузки автомобиля, расстояние между грузо­отправителем и грузополучателем, а также вес перевози­мого груза в тоннах.

Путевой лист, выписанный по форме № 4-П, имеет отрывной талон и специальный раздел «Выполнение зада­ния». Их заполняет работник организации-грузополучате­ля. Талон служит основанием для определения стоимости транспортной услуги и предъявления заказчику счета на оплату.

Путевые листы хранят в архиве организации 5 лет.

Бывают такие случаи, когда в графе «Сведения о грузе» не представляется возможным перечислить все наименова­ния товаров. К такой товарно-транспортной накладной прилагается либо товарная накладная, либо спецификация утвержденной формы, по ним и будет происходить списа­ние товарно-материальных ценностей поставщиком (грузоотправителем) и оприходование их грузополучателем.

В этом случае графы 1—7 «Сведений о грузе» не заполня­ются, туда вносятся названия специальных форм, номер, дата их выписки.

Отгрузка товара производится по товарно-транспорт­ной накладной формы № 1-Х

Отношения грузоотправителя и перевозчика регулиру­ются ГК РФ и следующими основными документами:

— Уставом автомобильного транспорта РСФСР, утвер­жденным постановлением Совмина РСФСР от t 08.01.69 № 12;

— Общими правилами перевозок грузов автомобиль­ным транспортом, утвержденными приказом Мин­транса РСФСР от 30.06.71;

— Правилами перевозки опасных грузов автомобиль­ным транспортом, утвержденными приказом Мин­транса РСФСР от 08.08.95 № 73.

Согласно Уставу автомобильного транспорта перевоз­ка груза производится автотранспортным предприятием или организацией, как правило, без сопровождения его экспедитором грузоотправителя (грузополучателя).

Перечень грузов, перевозимых в сопровождении экспе­дитора грузоотправителя (грузополучателя), и порядок перевозки этих грузов установлен Общими правилами пе­ревозок.

При приеме груза к перевозке водитель-экспедитор ав­тотранспортной организации предъявляет грузоотправителю удостоверение и путевой лист, заверенный печатью автотранспортной организации.

Прием грузов к перевозке от грузоотправителя удосто­веряется подписью водителя-экспедитора. Подпись ста­вится на всех экземплярах товарно-транспортной наклад­ной. Один экземпляр вручается грузоотправителю.

Согласно Общим правилам перевозок при городских и пригородных перевозках в случаях отказа грузополучате­ля принять груз по причинам, не зависящим от автотран­спортной организации, груз переадресовывается грузоот­правителем другому грузополучателю или возвращается грузополучателю. Порядок переадресовки описан в разде­ле 8 Общих правил. В таких случаях грузоотправитель оп­лачивает перевозку груза в оба конца, а также штраф за простой автомобиля. Грузополучатель обязан известить грузоотправителя об отказе в приеме груза и сделать в то­варно-транспортной накладной отметку об отказе, заве­ренную подписью и печатью (штампом).

8. Железнодорожная накладная. Используется в качестве сопроводительного документа при перевозке товаров по железной дороге.

Заполнение железнодорожной накладной производится практически так же, как и товарно-транспортной наклад­ной, имеет аналогичные реквизиты. В отдельных случаях к железнодорожной накладной прилагаются спецификации, кипные карты, упаковочные места и т. п., о чем делаются особые отметки.

Железнодорожная накладная является первичным при­ходным документом, на основании которого приход товара отражается в учете.

Если товар отправляется по железной дороге в контей­нерах, можно оформить «Накладную на перевозку груза в универсальном контейнере», заполняя ее в аналогичном порядке.

Взаимоотношения сторон при железнодорожных пере­возках регулируются ГК РФ и следующими нормативны­ми документами:

— Транспортным уставом железных дорог РФ (Феде­ральный закон РФ от 08.01.98 № 2-ФЗ);

— Правилами централизованного вывоза (завоза) грузов с железнодорожных станций, расположенных на тер­ритории РФ, выполняемого транспортно-экспедици-онными предприятиями (совместный приказ Мин­транса РФ и МПС РФ от 14.05.93 № А-7 и № ЦМ-180);

— различными правилами перевозок отдельных видов грузов железнодорожным транспортом.

При предъявлении груза для перевозки грузоотправи­тель должен представить на каждую отправку груза транс­портную железнодорожную накладную, составленную над­лежащим образом, и другие документы, предусмотренные соответствующими правовыми актами.

Транспортная железнодорожная накладная и выданная на ее основании грузоотправителю квитанция о приеме гру­за подтверждают заключение договора перевозки груза.

В соответствии с договором перевозки железная доро­га обязуется своевременно и в сохранности доставить груз на железнодорожную станцию назначения с соблюдени­ем условий его перевозки и вьщать груз грузополучателю. Грузоотправитель обязуется по договору перевозки опла­тить стоимость перевозки груза.

Формы перевозочных документов на перевозки грузов по железнодорожным путям общего пользования разраба­тывает и утверждает федеральный орган исполнительной власти в области железнодорожного транспорта.

Эти формы публикуются в «Сборнике правил перево­зок и тарифов на железнодорожном транспорте».

В подтверждение приема груза для перевозки железная дорога обязана проставить в транспортной железнодорож­ной накладной календарный штемпель. Квитанция о при­еме груза выдается грузоотправителю под роспись в соответствующей графе корешка дорожной ведомости. Дорож­ная ведомость — это расчетный лист, в котором отражают­ся все расходы. Дорожная ведомость сопровождает достав­ку до станции назначения и остается на железной дороге назначения.

Железная дорога выдает грузоотправителю (грузополуча­телю) бланки транспортных железнодорожных накладных и заявок на перевозки, а также копии учетных карточек, ведо­мостей подачи и уборки вагонов, памяток приемосдатчиков и др. Копии документов выдаются по заявке грузоотправи­теля (грузополучателя) за отдельную плату.

Дата добавления: 2014-12-26