Сортировка данных

Работа со списками

Работа с подготовленным списком в MS Excel может осуществ­ляться потрем направлениям:

□ сортировка — выстраивание данных в нужном порядке;

П отбор данных — извлечение записей данных из списка в соот­ветствии с некоторыми требованиями (критериями);

□ анализ данных— обработка различными средствами инфор­
мации, находящейся в списке или в отфильтрованных данных.

Команда Данные | Сортировка открывает окно, в котором зада­ются ключи сортировки (столбцы или строки) и порядок сорти­ровки (рис. 8.2).

В MS Excel используется следующий порядок сортировки:

Рис. 8.2. Окно Сортировка диапазона

1. Числа (от -оо до +оо).

2. Текст и формулы.

3. Значение ложь.

4. Значение истина.

5. Значения ошибок.

6. Пустые значения.

При использовании сортировки следует иметь в виду следующее:

П порядок сортировки данных в MS Excel зависит от националь­ных настроек MS Windows;

□ если необходимо упорядочить числовые величины в алфавит­ном порядке, нужно перед числовыми величинами ставить апостроф, либо отформатировать числа как текст, либо ввести число как формулу (например, ="345");

□ при сортировке списков, содержащих формулы, следует пом­нить, что относительные ссылки в формулах при перемещении записей могут привести к неправильным результатам, поэтому в списках лучше использовать формулы с абсолютными ссыл­ками;

□ для возврата к первоначальному списку следует ввести перед базой дополнительное индексное поле, содержащее возрас­тающую с любым шагом числовую последовательность (на­пример, 1, 2, з,...)■ Тогда, выделив ячейку в столбце ин­дексов и нажав кнопку По возрастанию, вернемся к первона­чальному списку;

□ имеется возможность отсортировать данные в каком-либо за­данном порядке (например, по дням недели, месяцам и т. д.). Для этого в диалоговом окне Параметры сортировки (рис. 8.3), вызываемом командой Данные | Сортировка | кнопка Параметры, служит поле Порядок сортировки по 1-му ключу (выбирается вариант порядка сортировки). Часто для этого нужно создавать собственный пользовательский список. Чтобы вернуться к обычному порядку — выберите в поле Порядок сортировки по 1-му ключу элемент Не про­изводится;

Рис. 8.3. Окно Параметры сортировки

□ даты и время должны быть введены в соответствующем фор­мате либо с помощью функций даты или времени, т. к. для сортировки таких данных MS Excel использует внутреннее представление этих величин;

□ сортировка по полям, большим трех, осуществляется последо­вательными сортировками, начиная с ключей самого низшего уровня;

О MS Excel может сортировать не только строки, но и столбцы.

Дата добавления: 2015-04-29