Поиск с помощью формы данных

Критерии отбора (фильтрации)

Отбор данных

Для поиска и фильтрации данных в MS Excel существуют 3 сред­ства:

□ форма данных; П автофильтр;

□ расширенный фильтр.

Применяются следующие критерии поиска:

□ по точному соответствию. Математические вычисления и ло­гические операции (и, или) не используются;

□ на основе сравнения — используют различные операции срав­нения: =200 (число), = [пробел] (ищут пустые поля), >, >=, <, <=, < >. Такие операции можно применять к различным фор­матам данных— к числам, тексту, отдельным символам, да­там, времени и др.;

□ по близкому соответствию с использованием образца— зада­ют образец поиска, используя символы шаблона—? или/и *. Для нахождения полей, содержащих просто? или *, перед ни­ми ставится тильда: ~? или -*;

□ по поиску соответствия с использованием множественного критерия с операциями и и или— поиск данных по несколь­ким условиям.

Форма данных представляет собой средство для поиска и редак­тирования записей, которые удовлетворяют простому или мно­жественному критерию сравнения. В форме данных условия в критерии должны соответствовать логической операции и. Здесь нельзя использовать логическую операцию или и конструировать вычисляемые критерии. В форме данных при вводе критерия для поиска некоторого фрагмента текста всегда считается, что шаб­лон поиска заканчивается символом *.

Поиск с помощью формы данных производится следующим об­разом:

1. Поместите указатель ячейки в любое место внутри списка.

2. Выберите команду Данные | Форма, затем нажмите кнопку Критерии (рис. 8.4).

Рис. 8.4. Поиск с помощью формы данных

3. В открывшемся окне введите критерии поиска в необходимых полях. Для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует нажать кнопку Далее или Назад.

Поиск с помощью автофильтра

Автофильтр позволяет вывести на рабочий лист все записи, удов­летворяющие заданному критерию. Автофильтр предлагает три метода фильтрации данных:

□ установку необходимых значений полей для поиска точного соответствия (рис. 8.5);

Рис. 8.5. Поиск с помощью автофильтра по точному соответствию

П применение пользовательского автофильтра Условие — по­зволяет осуществить поиск близкого соответствия на основе критериев и/или (рис. 8.6);

□ использование команды Первые 10 (рис. 8.7) для отбора неко­торого количества наибольших или наименьших элементов списка (в основном необходимо хотя бы одно поле с чис­лами).

Рис. 8.6. Поиск с помощью пользовательского автофильтра

Рис. 8.7. Окно Наложение условия по списку

Поиск с помощью автофильтра производится в следующем по­рядке:

1. Установите указатель ячейки в список данных.

2. Выполните команду Данные | Фильтр | Автофильтр. Возле каждого поля строки заголовка появятся раскрывающиеся списки в виде кнопки с треугольником.

3. Перейдите к необходимому полю.

4. Выберите необходимый критерий поиска или воспользуйтесь пользовательским автофильтром Условие.

5. Для включения в критерий другого поля возвратитесь к пунк­ту 1.

Поиск с помощью расширенного фильтра

Расширенный фильтр позволяет одновременно или по отдельно­сти применять операции и, или и составлять вычисляемые кри-

Поиск с помощью расширенного фильтра предполагает исполь­зование следующей методики:

1. Подготовить диапазон критериев для расширенного фильтра:

• верхняя строка должна содержать заголовки полей, по ко­торым будет производиться отбор (точное соответствие за­головкам полей списка);

• условия критериев поиска записываются в пустые строки под подготовленной строкой заголовка, причем следует учитывать, что:

⁰ выполнение условия и требует располагать критерии по­иска рядом в одной строке;

^D выполнение условия или требует располагать критерии в разных строках;

^а поиск по вычисляемому критерию включает формулы (пользовательские или функции MS Excel), в которых аргументами являются поля списка. Вычисляемый кри­терий располагается под некоторым заголовком, напри­мер, Условие, который не должен совпадать ни с одним именем поля списка. Ссылки на список используются относительные. Они указывают на верхние записи в диапазоне данных списка. Ссылки на ячейки вне списка берутся абсолютными. Вычисляемый критерий может включать несколько функций и зависеть от нескольких полей. Результатом вычисления критерия должно быть логическое значение истина или ложь (расширенный фильтр отбирает записи, соответствующие критерию истина);

^п в случае сложного условия поиск данных осуществляет­ся по составному критерию с применением отбора по и и или. Критерий следует составлять с помощью логиче­ских функций и (), или (), не ().

2. Поместить указатель ячейки в список (или выделить весь не­обходимый список).

3. Выполнить команду Данные | Фильтр | Расширенный фильтр. В диалоговом окне Расширенный фильтр (рис. 8.8):

• указать в области Обработка место, куда будут помещать­ся результаты выборки данных;

• в поле Исходный диапазон пометить весь список, подле­жащий фильтрации (как правило, после помещения указа­теля ячейки в список данный диапазон выделяется по умолчанию);

• в поле Диапазон условий указать подготовленный диапа­зон условий отбора записей (удобно выделить мышью на рабочем листе);

• если отобранные записи необходимо поместить в другое место, в поле Поместить результат в диапазон указать соответствующее место для отобранных данных;

• для отбора уникальных записей (без повторений) необхо­димо установить флажок Только уникальные записи.

Результаты расширенной фильтрации отображаются на данном эабочем листе или копируются в другое место.

Рис. 8.8. Окно Расширенный фильтр

Дата добавления: 2015-04-29