Организация процесса управления персоналом

2.2.1. Роль и место руководителей различных уровней в структуре организации

Происходящие в стране экономические преобразования сопровождаются серьезной работой по совершенствованию форм и методов управления. Это требует качественных изменений в организации и управлении производством на всех его уровнях и во всех звеньях.

Под управленческим трудом будем понимать вид трудовой деятельности по выполнению функций управления в организации, назначением которого является обеспечение целенаправленной и скоординированной деятельности трудового коллектива по решению стоящих перед ним задач.

Объектом управленческого труда является сфера его приложения – организация, структурное подразделение.

Предмет управленческого труда – информация о состоянии объекта и о необходимых изменениях в его функционировании и развитии.

Продукт управленческого труда – управленческие решения и практические действия, необходимые для обеспечения функционирования объекта в требуемом режиме. Поскольку управленческие воздействия на все сферы деятельности осуществляются через членов производственного коллектива, приоритетное значение имеет управление живым трудом, т.е. целесообразной деятельностью всех членов коллектива. Однако следует учитывать, что более полные результаты управленческих воздействий могут быть достигнуты только с учетом их распространения не только на живой, но и на овеществленный труд, так как производство соединяет эти две его стороны. Такой подход особенно актуален сегодня, когда с развитием сферы рыночной экономики возможно преобразование отдельных структурных подразделений крупных предприятий и объединений в самостоятельные предприятия, а коллектив становится хозяйствующим субъектом находящихся в его распоряжении средств производства.

Содержание управленческого труда применительно к конкретному объекту определяется составом функций управления. К их числу можно отнести: определение целей и планирование, организацию исполнения, координацию и стимулирование деятельности исполнителей, учет и контроль исполнения. Каждая функция отражает определенную форму и способ управленческого воздействия на управляемый объект, обусловливая соответствующие стиль и методы управления.

Как отмечалось ранее, в зависимости от функциональной роли в процессе управления выделяют три основные категории персонала управления: руководителей, специалистов и других служащих.

Каждой из выделенных групп персонала управления присущи свои особенности с точки зрения содержания их труда, характера умственной деятельности и влияния на результаты деятельности коллектива, членами которого они являются, и производственного процесса в целом.

Руководители организаций и структурных подразделений принимают решения по всем важнейшим вопросам деятельности аппарата управления. В круг их должностных обязанностей входят подбор и расстановка кадров, координация работы исполнителей, производственных звеньев и подразделений управления. Основная их задача – обеспечить эффективный труд производственного коллектива. Основные факторы, определяющие содержание работы руководителя, показаны на рис.2.3.

Рис.2.3. Факторы, определяющие содержание работы руководителя

Существо труда руководителя заключается в обеспечении общего руководства процессом функционирования и развития системы управления. Условно можно выделить три составляющих труда руководителя: производственную, социально-экономическую и организационно-управленческую. Специфика труда руководителя состоит в том, что производственные, экономические, технические и социальные задачи он решает преимущественно в организационном аспекте, воздействуя на работников, которые должны непосредственно решать эти задачи.

Характер труда руководителя определен тем, что он реализует важнейшую функцию управления – функцию руководства, решая при этом задачу интегрирования системы управления в единое целое путем координации ее отдельных звеньев (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Управленческие роли руководителя

Особенность современного взгляда на руководителя как лидера коллектива состоит в том, что он рассматривается как носитель инновационной организационной культуры, как основной инициатор последовательных изменений в организации. Важнейшие черты современного руководителя: профессионализм, способность вести за собой коллектив, стремление создавать и поддерживать хороший психологический климат. Характеристика личности, творческого и управленческого потенциала руководителя представлена на рис.2.5.

Организация труда руководителя тесным образом связана с организацией всех процессов управления в аппарате, находящемся в его подчинении, и существенным образом влияет на успех управления в целом.

Цели и содержание работы руководителя, специалиста следует рассматривать с точки зрения организации в целом и самого работника. Если цели деятельности работника определены нечетко или он плохо их себе представляет, то можно говорить об отсутствии предпосылок для эффективной работы.

Рис.2.5. Характеристика личности, творческого и управленческого потенциала

Руководителя

Вторая группа, выделяемая в персонале управления, – специалисты, призванные выполнять функции подготовки и разработки управленческих решений. Это специализированные работники, обеспечивающие обработку и анализ информации, характеризующей состояние производственного процесса в заданный интервал или момент времени. На основе аналитических данных они обеспечивают разработку вариантов решения отдельных функциональных вопросов производственного или управленческого характера. Специалисты управления классифицируются в соответствии с функциями управления и их профессиональной подготовкой. К группе специалистов относятся инженеры, экономисты, бухгалтеры, юристы и т.д.

Работники, выполняющие разнообразную работу, связанную с обеспечением деятельности руководителей и специалистов, относятся к группе «другие служащие». Они, как правило, классифицируются по отдельным операциям управления. В их состав включаются секретари, машинистки, техники, лаборанты и другие лица. Основная их задача – осуществление информационного обслуживания руководителей и специалистов при выработке и реализации управленческих решений.

В настоящее время эффективность производства во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления организации. В свою очередь эффективность деятельности персонала управления обеспечивается рациональной организацией его труда. Совершенствование организации труда персонала управления в производственном коллективе базируется на:

− изучении и анализе применяемых форм разделения труда в управлении коллективом;

− организации рабочих мест;

− методах выполнения работ;

− использовании технических средств и других составляющих научной организации труда (НОТ).

Готовность руководителя, специалиста к эффективной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Рационально организовать умственный труд, создать благоприятные условия для повышения его эффективности – эти задачи приобретают сегодня особенно важное значение. В любой сфере умственный труд, помимо собственно мыслительной деятельности, содержит чисто организационные, технические элементы, определенная часть которых является общей для многих профессий. Следовательно, проблемы организации личного труда работника можно изучать с точки зрения организации, используемых методов, принципов и приемов работы. Второй стороной организации личного труда являются техника личной работы, технические средства, применяемые персоналом управления в практике повседневной работы.

Область знаний, изучающую организацию личного труда работника, основанную на использовании достижений науки и передового опыта, применении технических средств и позволяющую наилучшим образом установить взаимодействие между работником и используемыми техническими средствами в процессе выполнения должностных обязанностей, называют персональным менеджментом.

Научную основу персонального менеджмента составляет вся сумма знаний об организации личного труда, накопленная в практике управленческой деятельности и представленная в виде принципов, способов, методов организации трудовой деятельности персонала управления. Персональный менеджмент как наука выявляет факторы и условия эффективной работы руководителя, специалистов и других служащих. На этой базе разрабатывается теория, содержанием которой являются принципы, формы и методы рациональной деятельности людей в процессе управления.

Однако следует помнить, что труд руководителя, специалиста не только объективно обусловлен, он носит инициативный, творческий характер. В этой связи можно говорить о том, что, с одной стороны, организация их работы подчинена определенным закономерностям, принципам, правилам, а с другой – эти правила сами требуют творческого осмысления для определения степени их применимости с учетом складывающейся производственной ситуации. Соответствующие принципы и правила служат здесь лишь исходным пунктом для работы руководителя, специалиста над совершенствованием индивидуального рабочего стиля, навыков и умений, методов организации своего труда.

Исходя из принятого определения, персональный менеджмент включает научно обоснованное решение следующих взаимосвязанных вопросов:

− организация труда в аппарате управления (разделение труда, регламентация труда по содержанию, регламентация труда по времени), выбор систем и методов работы;

− специфические проблемы организации личного труда (планирование и распределение рабочего времени, управление потоком посетителей, индивидуальный рабочий стиль, рациональное ведение корреспонденции и т.д.);

− организация и оснащение рабочих мест;

− организация использования средств вычислительной и оргтехники.

Перечень представленных вопросов определяет состав задач и направлений работы в этой области.

2.2.2. Основные требования к лицам, управляющим персоналом

К управленческому персоналу, как обобщенной социальной группе, относятся все работники, занятые преимущественно различными видами умственного труда в разрезе основных функций управления. К последним можно отнести: техническую (технологическую), коммерческую, финансовую, защитную, бухгалтерскую функции и общее администрирование.

Главной особенностью управленческого труда является информационный характер непосредственного предмета и продукта труда, обусловленный принципиальным отличием трудового процесса управленцев, как по содержанию, так и по его результатам.

Труд управленческого персонала, сводящийся в наиболее общем виде к преобразованию информации разного рода в конкретные управленческие решения, специфичен, как и результаты этой деятельности. Последние оцениваются не по количеству изданных распоряжений (документов, инструкций и т.п.), а по их влиянию на деятельность предприятия (организации) или его отдельных подразделений. В этом смысле есть основания говорить о том, что управленческий персонал представляет весьма обширную и неоднородную по составу группу, которую можно разделить на отдельные составляющие – категории управленческого персонала, которые осуществляют:

− собственно руководство управленческим объектом;

− выработку необходимых решений;

− подготовку информации.

Так, руководители (предприятий и их структурных подразделений) определяют цели и направления деятельности, осуществляют подбор и расстановку кадров, координацию совместных усилий исполнителей, согласованность работы подразделений и общий контроль. При этом категория руководителей предприятий и их заместителей – это высший управленческий персонал; руководители функциональных и производственных подразделений – средний управленческий персонал, мастера производственных участков (или их аналогий в непроизводственной сфере) – низший управленческий персонал (в рамках зарубежной терминологии соответственно – высший и средний менеджмент, супервайзеры).

Специалисты (инженеры, финансисты, экономисты и др.), разрабатывающие новые образцы продукции, технологические процессы, формы и методы труда, управления и т.д., обеспечивают производство необходимой документацией, материалами, осуществляют общеэкономическую, финансовую, коммерческую деятельность и др.

Помимо руководителей и специалистов существует категория управленцев, которая выполняет разнообразную работу, направленную на обеспечение деятельности первых двух групп управленческого персонала. В состав данной категории включается персонал, занятый учетом и контролем, сбором и подготовкой информации, оформлением разнообразной документации, хозяйственным обслуживанием.

В соответствии с выполняемыми каждой из категорий управленческого персонала должностными обязанностями можно выделить три специфических вида умственной деятельности в рамках управленческого труда: звристический, административный, операторный.

Эвристический труд (в основном руководителей и специалистов) характеризуется как труд по исследованию и разработке различных проблем производства (планирование, организация, кооперирование, контроль, разработка новых технико-технологических решений и форм организации производства). По своему содержанию состоит из двух типов операций: аналитических и конструктивных.

Административный труд (как специфическое проявление умственного труда) функционально ориентирован на непосредственное управление действиями и поведением людей в процессе их совместной трудовой деятельности. Включает в состав ряд организационно-административных мероприятий (операций): служебно-коммуникационные, координационные, распорядительные и др.

Операторный труд представляет собой действия по выполнению стереотипных операций детерминированного характера, необходимых преимущественно для информационного обеспечения производственных процессов, процессов организации труда и управления.

Содержание труда управленческого персонала находится под влиянием большого числа факторов, что определяет комплекс мер по оптимальной организации управленческого труда. Хотя в целом организация труда управленческого персонала, как и любого труда вообще, предусматривает научно обоснованное решение ряда взаимосвязанных вопросов, включающих: разделение и кооперацию труда, подбор и расстановку кадров управленцев, организацию и оснащение их рабочих мест, создание благоприятных условий труда, оценку индивидуального и коллективного труда, мотивацию труда управленческого персонала и т.д.

Среди общих проблем организации управленческого труда можно выделить как общие вопросы, так и специфические (присущие именно данной группе персонала).

К первым относятся проблемы улучшения использования рабочего времени управленцев, внедрения прогрессивных схем организации рабочих мест и обеспечения благоприятных условий труда и т.п.

Вторые замыкаются на вопросы организации личного труда управленцев, а также определения основных принципов и правил поведения в системе «начальник-подчиненный».

Подготовка типовых рекомендаций по улучшению использования рабочего времени управленческого персонала предполагает анализ фактического использования рабочего времени как по отдельным категориям управленцев, так и в разрезе работ. В рабочее время управленческого персонала обычно включаются следующие виды работ:

− научно-организационная;

− инженерно-техническая;

− исследовательская;

− административно-хозяйственная;

− экономическая;

− организационно-техническая;

− личное время, время на отдых;

− непроизводительные затраты и прямые потери.

Практика показывает, что у работников управленческого аппарата потери времени весьма высоки. Например, у ведущих инженеров неэффективные работы в бюджете рабочего времени составляют приблизительно 11%, а неопределенные – 39 %. У ведущих конструкторов – соответственно 9,5 и 40,5%. В среднем на разговоры, не относящиеся к решению производственных задач, уходит от 12,1 до 19,3% рабочего времени.

Говоря о методах организации личного труда управленцев, обозначим характерные недостатки, которые наиболее часто встречаются в практике управления. В их числе, как отмечают многие авторы, ситуации, когда:

− руководитель много берет на себя, не давая работать подчиненным;

− отсутствует регламент работы с подчиненными;

− нечетко планируется собственное рабочее время;

− гораздо больше внимания уделяется текущим вопросам, а не общестратегическим моментам;

− руководитель в ряде случаев не может (не умеет) продуктивно вести беседу, в том числе по телефону, и т.д.

Важным недостатком многих руководителей является неумение создать условия для нормальных человеческих взаимоотношений в коллективе. Между тем 30-45% раздражений в коллективе возникают именно по вине руководителя.

Можно утверждать, что большинство проблем организации зависят от умения руководителя управлять. Иначе говоря, знать и соблюдать основные правила и принципы поведения в системе «руководитель-подчиненный»: любые старания управляющего не дадут результата, если не удастся заинтересовать персонал и создать хорошую рабочую атмосферу. Для того, чтобы это сделать, необходимо следовать некоторым ключевым, хотя и простым по сути своей, правилам:

− необходимо быть образцом для сотрудников и подчиненных. Это означает, что предъявляемые персоналу требования надо предъявлять и самому себе. Стиль управления руководителя убедителен только тогда, когда он сам подает хороший пример;

− необходимо быть справедливым. При решении любых вопросов относительно подчиненных нельзя руководствоваться ведомственным эгоизмом, равно как не следует достигать поставленных целей ценой несправедливости по отношению к работникам других подразделений;

− приоритет деловитости. При решении вопросов заработной платы, назначения на должность и т.п. целесообразно отдавать преимущество тем, кто отвечает критериям профессиональной пригодности, демонстрирует лучшие производственные результаты и проявляет максимум инициативы. При равноценных деловых качествах сотрудников следует отдавать предпочтение более опытным и преданным общим интересам работникам. Но еще более важно помнить, что даже высокая профессиональная квалификация не в состоянии заменить отсутствие качеств, необходимых для управления людьми;

− основательно информировать – открыто обсуждать. Другими словами, плодотворное сотрудничество возможно только при всесторонней информации персонала и открытом обсуждении. Следовательно, подчиненные будут больше интересоваться работой, если решения руководителя принимаются после предварительного обсуждения с коллективом, если персонал располагает при этом значительной информацией, если в процессе принятия решения не только не подавляется конструктивная критика, но и созданы условия для ее развития;

− создание условий для развития сотрудников. Для этого необходимо ставить перед подчиненными конкретные задачи и периодически информировать об уровне их достижения, возможностях развития, не замалчивая, если таковые имеют место, недостатков. Особенно важно при возможных кадровых перестановках искать претендента на должность в своем коллективе, а не на стороне;

− решение всех производственных вопросов без волокиты;

− эффективное использование и контроль сотрудников. Означает необходимость предоставления персоналу возможности работать самостоятельно в определенных пределах и ограничение контроля выборочной проверкой конечных результатов труда;

− забота о здоровье персонала. Любой руководитель должен быть в ответе за здоровье подчиненных, не подвергать их чрезмерной опасности, не поручать заданий, заведомо не выполнимых или чреватых опасностью для здоровья.

Наконец, нелишне помнить любому руководителю те пожелания Д.Карнеги, которые он относил к системе организации личного труда и определял термином «хорошие трудовые навыки». По Карнеги, их всего четыре.

Первый: Освободите свой письменный стол от всех бумаг кроме тех, которые имеют отношение к решаемой в данный момент проблеме. (Президент Чикагской и Северо-Западной железнодорожной компании Р.Уильямс говорил: «Человек, письменный стол которого завален документацией по разным вопросам, почувствует, что его работа стала гораздо легче и результативнее, если он освободит стол, оставив лишь бумаги, связанные с проблемой, требующей немедленного решения»).

Второй: Выполняйте дела в порядке их важности.

Третий: Когда перед Вами возникает проблема, решайте ее немедленно, если располагаете фактами, необходимыми для принятия решения.

Четвертый: Научитесь организовывать работу, делегировать ответственность, осуществлять контроль.

Если этому не научиться, то можно не только развалить предприятие, но и самого себя.

2.2.3. Принципы организации труда лиц, управляющих персоналом

Организация процессов труда персонала управления заключается в проектировании и внедрении рациональных систем и методов выполнения возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств.

Научная организация труда персонала управления предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении работниками должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация труда означает установление, и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих научной организации труда.

Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить эффективную работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы. Устаревшие методы работы и неэффективный индивидуальный рабочий стиль превращают данный коллектив в наиболее слабое звено системы управления.

Среди круга вопросов персонального менеджмента особое значение имеют планирование и распределение рабочего времени, а также проблемы организации личного труда персонала управления. Рациональный индивидуальный рабочий стиль каждого работника является важным условием эффективной работы аппарата управления.

Планирование труда руководителя, специалиста осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период времени, либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий.

Типовыми составляющими труда руководителя, специалиста, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются:

− постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели);

− планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение и использование рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач);

− установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению;

− осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей);

− информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей).

Конкретизация и детализация характера и содержания работ производятся оперативно с учетом складывающейся обстановки, на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

Работники умственного труда, как отмечено ранее, не придают вопросу рациональной организации своего рабочего места должного значения. Однако следует помнить о том, что от организации и оснащения рабочего места во многом зависит эффективность труда специалистов всех категорий независимо от характера и условий их деятельности.

Рабочее место человека, занятого умственным трудом, – это часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность и которое оснащено в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми средствами труда.

Задача совершенствования рабочего места включает в себя оснащение его всем необходимым в соответствии с характером работы, рациональное расположение необходимого оснащения, создание комфортных условий работы, предотвращение вредного воздействия на человека неблагоприятных факторов внешней среды.

В настоящее время 40–60% рабочего времени руководителей и специалистов затрачивается на выполнение таких функций, которые могли бы выполняться специалистами более низкой квалификации. Много времени теряется на поиск необходимой информации, данных и документов.

Работа персонала управления нуждается в совершенствовании. Оно должно заключаться в первую очередь в автоматизации рутинных операций путем широкого использования в практике повседневной деятельности руководителей и специалистов средств вычислительной и оргтехники. Автоматизация выполняемых функций позволит сэкономить не менее 15% рабочего времени.

Комплексная автоматизация труда руководителей, специалистов и других служащих должна проводиться на базе внедрения современных информационных технологий. Это обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов в организации.

Организация труда работников аппарата управления представляет собой сложный и многогранный процесс. Важнейшей проблемой для любого работника сегодня является рациональное использование рабочего времени. Поэтому начальным этапом научной организации управленческого труда является изучение режима использования рабочего времени работников аппарата управления. Изучение режима использования рабочего времени позволяет выявить его потери, их причины, разработать новые формы и методы выполнения работ.

Дефицит времени – это одна из проблем, которые больше всего тревожат руководителей и специалистов разного ранга, так как временной фактор для них, как правило, играет решающую роль. Время представляет собой ресурс, которым каждый руководитель обладает в абсолютно равных количествах. Для каждого из руководителей и специалистов в этой связи проблема состоит не в том, сколько он имеет, а в том, как он использует то время, которым располагает.

Время – это уникальный ресурс, не подлежащий накоплению, как деньги; самый негибкий элемент нашего существования. Фактор времени – это ресурс, который тем дороже обходится руководителю, чем менее эффективно он его использует. Порой руководителю и не требуется больше профессиональных знаний и способностей, чем у него есть в данный момент, для того чтобы работать значительно эффективнее. Ему необходимо только усовершенствовать свои хорошие навыки в работе, устранив недостатки и, прежде всего, неэффективное использование времени, его потери.

Эффективность труда руководителя есть мера соответствия затрат и результатов его личного труда и труда работников службы (подразделения), которую он возглавляет, при условии решения поставленных перед ними задач. Практически каждый руководитель точно знает результаты работы своего подразделения. Сложнее руководителю ответить на вопрос о том, как достигнуты эти результаты, каков его вклад, каковы затраты его личного труда.

Как вы работаете? Каковы затраты вашего времени на решение поставленных задач? Это вопросы, на которые руководитель должен получить ответы, прежде чем сможет улучшить свои трудовые навыки и приемы работы.

Необходимость учета затрат рабочего времени признается практически всеми руководителями и специалистами. На практике, однако, мало кто реально решает для себя этот вопрос, что приводит к ряду отрицательных последствий: спешке в работе, переутомлению, слабой мотивированности в труде, бесплановости в работе. Основная причина того, что учет затрат рабочего времени не находит широкого применения в работе руководителей и специалистов, состоит в отсутствии навыков к этому. В специальной же литературе по этому вопросу проблема сводится к технике записи текущих дел.

Рациональная организация рабочего времени руководителя, специалиста требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за своим рабочим временем, изучения структуры затрат рабочего времени. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы. Без учета и анализа использования рабочего времени планы личной работы, составленные руководителем и специалистом, окажутся оторванными от реальных условий.

Для изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителей и специалистов могут быть использованы следующие методы:

− анкетный и устный опросы;

− фотография рабочего времени.

Анкетный и устный опросы проводятся с целью изучения существующего состояния организации труда и использования рабочего времени, а также для изучения мнения руководителей и специалистов о необходимости проведения специальных мероприятий, способствующих повышению эффективности и улучшению условий труда.

Фотография рабочего времени (ФРВ) применяется для установления структуры его затрат на протяжении запланированного периода наблюдений. При ФРВ изучение затрат рабочего времени производится путем наблюдения и замеров всех без исключения затрат времени в порядке их фактической последовательности.

Например, по характеру выполняемых работ затраты рабочего времени руководителя можно классифицировать следующим образом: служебно-коммуникационная, распорядительная, координационная, контрольно-оценочная, индивидуальная, творческая, вспомогательная работа, отдых и личные надобности.

По функциям руководства коллективом затраты рабочего времени могут быть сгруппированы следующим образом: планирование, организация, координация, стимулирование и контроль.

По формам работы затраты времени можно выделить в следующие группы: проведение совещаний, участие в совещаниях и встречах; работа, связанная с выполнением должностных обязанностей; работа с корреспонденцией; индивидуальные беседы с подчиненными; телефонные разговоры и др.

В зависимости от методов выполнения управленческих операций возможна такая классификация: организационно-административные, аналитико-конструктивные и информационно-технические операции.

Каждый руководитель или специалист, используя в процессе анализа индивидуальную классификацию затрат рабочего времени, имеет возможность получить разностороннюю информацию для изыскания резервов в своей повседневной работе.

Соотношение затрат рабочего времени при выполнении управленческих операций отражает характер и стиль управленческой деятельности. Так, большие затраты рабочего времени на выполнение информационно-технических операций свидетельствуют о недостаточном использовании средств вычислительной и оргтехники в практике управления. Большие затраты рабочего времени руководителей и специалистов на организационно-административные операции характеризуют неустойчивость функционирования управляемой и управляющей систем, вызванную недостатками управления.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности, как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:

− реалистичными и конкретными;

− ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;

− измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Существенными причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время, которая мало связана с желанием достичь поставленных целей.

Каждый день руководителю приходится принимать решения о том, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время. И очень важно органично связать планирование рабочего времени и желаемые результаты.

Введение периодов планирования времени руководителя будет способствовать более точной оценке обстановки в целом, облегчит выделение главного и повысит уровень исполнения.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. Поэтому следует иметь отдельный план для каждого периода.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы: какова основная цель данного периода? Каким количеством времени он располагает? В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода? Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени и не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть использовано применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел, которые предполагается совершить в этот день, и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

При разработке недельного плана рекомендуется уточнить конечные цели предстоящей недели и определить необходимые работы в порядке их значимости. Вся разновидность работ предстоящей недели условно может быть представлена следующими тремя группами:

− работы обязательные (важные и срочные) с точки зрения достижения конечных целей;

− работы важные, но не срочные, к их выполнению следует приступить в том случае, если хватит времени на предстоящей неделе;

− работы менее сложные и несрочные, они будут выполнены, если останется время на неделе.

В процессе недельного планирования рекомендуется уточнить заранее намеченные контакты и определить способы их осуществления.

По завершении рабочей недели необходимо дать оценку плану использования времени на неделю и достигнутым конечным целям.

Важнейшим звеном годового планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе ключевых результатов руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий год. Затем имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на год вперед.

После того как цели и задачи определены, руководителю необходимо решить вопрос о том, как будет организован контроль за ходом исполнения. При этом следует помнить, что контролируются именно цель, ее реализация, а не мероприятия, необходимые для ее достижения. При контроле результатов деятельности особое внимание должно быть уделено способу осуществления контроля.

Контроль за выполнением заданий и использованием времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Контроль за ходом выполнения планов позволяет руководителю получать необходимую информацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы.

Наличие контрольных мероприятий позволяет руководителю определить, насколько удачным было планирование использования рабочего времени применительно к различным периодам планирования, и получить более обоснованную информацию о своих возможностях, ограничениях и об использовании рабочего времени.

Дата добавления: 2015-04-29