Сравнительные диаграммы расписания 3 страница

Тип риска	Описание риска	Проактивные мероприятия	Реактивные мероприятия	Вероятность	Последствия	Фактор риска
Технологический	Заказчик может задержать выпуск продукта из-за постоянных изменений и дополнений требований к продукту	Разделить требования на "абсолютно необходимые" и "хорошо бы было иметь", до запуска системы выполнять только абсолютно необходимые требования   Убедиться в том, что руководство заказчика понимает и поддерживает подход, что заявки на изменения будут выполняться после завершения основных работ везде, где это возможно	Обсудить изменение сроков ввода системы в эксплуатацию из-за накопившегося объема изменений для обеспечения необходимого уровня качества финального продукта
Финансовый	Заказчик настаивает на бесплатном исправлении всех ошибок (в данном случае речь идет только о тех пунктах, которые мы также можем признать ошибками), что может привести к серьезным финансовым потерям	Включить в план работ бюджет и время программистов на исправление ошибок по результатам тестирования.   Разъяснять ключевым представителям заказчика, что выявление и исправление ошибок является частью технологии разработки ПО	В случае невозможности достижения договоренности поднять вопрос на уровень управляющего комитета

6.4. Организация управления рисками

Согласно стандарту ISO 15288, процесс контроля включает следующие действия:

· сообщение о мерах по обработке рисков и их статусе в соответствии с действующими соглашениями, политикой и процедурами;

· ведение учета рисков в течение всего жизненного цикла.

Учет включает определение текущего понимания рисков и отношения к мерам и ресурсам, связанным с реакцией на риски. Такой учет позволяет отслеживать историю рисков, что помогает при принятии решений и может оказаться примером для проектирования будущих систем.

Для обеспечения контроля и управления рисками на этапе планирования разрабатывают план реагирования на риски, шаблон которого представлен в табл. 5.10.

План реагирования на риски оценивает риски, определяет действия по увеличению числа благоприятных возможностей и сокращает вероятность влияния на проект отрицательных воздействий, обеспечивает готовность к возможным неблагоприятным воздействиям.

План реагирования на риски помогает детально проанализировать множество неопределенностей и обратить особое внимание на области проекта, имеющие наивысшие значения рисков, а также изыскать эффективные способы снижения рисков. Использование плана предоставляет возможность интеграции рисков непосредственно в процессе планирования и исполнения проекта и обеспечивает лучшее понимание целей проекта, содержания и хода исполнения. План также содержит информацию, необходимую для обоснования планирования действий в непредвиденных ситуациях, раннего предупреждения рисков и более реалистичного подхода к исполнению проекта [18].

Таблица 5.10. Пример шаблона плана реагирования на риски
План реагирования на риски
Название проекта:	Дата оценивания:
Пакет работ	Описание риска	Вероятность возникновения риска	Степень тяжести воздействия	Статус события риска	Степень критичности	Номер затрагиваемого риском события	Превентивные действия	Пороговое значение	Реактивные действия	Владелец риска

На рассматриваемой стадии ЖЦ ИТ наиболее вероятно возникновение рисков, вызванных следующими обстоятельствами [22]:

1. неправильно определена область применения проекта;

2. не определен спонсор проекта;

3. не разработана стратегия реагирования на риски;

4. не определены ожидания участников проекта;

5. не установлена ответственность за обеспечение проекта материальными и финансовыми ресурсами.

Для смягчения последствий от рисков, вызванных вышеперечисленными причинами, рекомендуется в уставе проекта и определении проекта четко определять цели и результаты проекта, основные допущения и предположения, как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя, документально закреплять полномочия и ответственности между участниками проекта. Также необходимо определить степень участия в организации выполнения проекта заказчика, спонсора проекта и лиц, принимающих решение со стороны заказчика, и согласовать и документировать процедуры управления рисками проекта. Исполнителем должен быть выполнен анализ рисков, идентифицированных на стадии подготовки ТЭО проекта, с целью обеспечения резервных средств при планировании проекта и разработке мер по смягчению воздействий от возникновения рисков. Для снижения рисков проекта на ранней стадии планирования необходимо включить в план по материальным ресурсам необходимые требования к инфраструктуре проекта и согласовать с заказчиком области инфраструктуры, за котор ые он несет ответственность.

В работе [15] предложена модель управления рисками крупного проекта. В рамках предлагаемой модели проект рассматривается как множество взаимосвязанных процессов, которые сгруппированы по фазам. Такая группировка позволяет отслеживать достижения целей и подцелей проекта и оценивать возможный риск его выхода за установленные ограничения. Кроме того, процессы проекта группируются по категориям на процессы, связанные с управлением проектом и продуктом проекта.

Процессы управления проектом группируются по их направленности, например, процессы, связанные со сроками, включаются в одну группу. Практически во всех проектах присутствуют группы процессов установления целей проекта, управления взаимосвязями процессов в проекте, сроками, затратами, ресурсами, кадрами, информационными потоками, менеджментом рисков. Структура всех процессов проекта связана с конфигурацией ИС таким образом, чтобы в любой момент осуществления проекта была возможность реализовать требования, предъявляемые к ИС на различных стадиях ее жизненного цикла. Она определяет отношения между видами деятельности, непосредственно касающимися процессов проекта и характеристиками создаваемой ИС. ИС на каждом этапе ее построения обладает определенной базовой для данного этапа конфигурацией. Соответственно, и процессы проекта должны быть выстроены таким образом, чтобы в результате их осуществления была достигнута именно эта конфигурация.

Управление конфигурацией ИС и процессами проекта позволяет координировать управление перечисленными видами деятельности, исходя из тех изменений, которые постоянно возникают в ходе реализации проекта.

Очевидно, что чем сложнее проект, тем сильнее проявляется взаимосвязь проектных рисков и, следовательно, тем более формализованным должно быть управление проектами для адекватного снижения этих рисков. В крупных проектах работы обладают высокой связностью, поэтому любые изменения в одном процессе так или иначе влияют на другие процессы проекта.

6.5. Пример процедуры управления рисками

Настоящая процедура применятся для управления рисками на проекте внедрения ИС. По согласованию сторон процедура может изменяться. Управление рисками выполняется на протяжении всего проекта с использованием журнала регистрации (реестра) рисков.

Запись риска

· Любой член функциональной группы от исполнителя или заказчика может сформулировать риск и инициировать его решение согласно процедуре. Риск фиксируется руководителями функциональных групп "Финансы", "Персонал" или лицами, назначенными ими; в журнале рисков необходимо дать ссылку на файл журнала рисков в проектной библиотеке.

· Одновременно оформляется форма регистрации риска; необходимо дать ссылку на файл формы регистрации рисков в проектной библиотеке.

· Журнал рисков размещается в проектной библиотеке секретарем проекта и обновляется/дополняется ежедневно в конце дня.

· Формы регистрации рисков размещаются в проектной библиотеке и обновляются/дополняются ежедневно в конце дня.

· Управление/минимизация рисков

· Возможные варианты управления/минимизации риска обсуждаются на ежедневных оперативных совещаниях и на еженедельных совещаниях группы управления проектом и документируются в форме регистрации рисков

Таблица 5.11. Пример формы регистрации риска
Запрос на регистрацию риска Номер в журнале рисков:< Заполняется в ГУПР>
< Заполняется автором запроса> ФИО автора:<Петров Петр Петрович> Роль:<Руководитель группы финансы> Проект: <ВМС 2> Фаза проекта:<Планирование>	<Заполняется автором запроса> Приоритет:<Критично, высокий, средний, низкий (*)> Дата запроса:<дд.мм.гпт> Желаемая дата разрешения:<дц.мм.птг>
Описание риска:<Заполняется автором запроса> <Детальное описание риска, контрольная точка (дата) наступления рискового события> < Описание уже предпринятых действий для минимизации риска > Дата окончания действия риска:<дд.мм.птт> (**) Предпосылки: < Описание причин возникновения риска> Последствия:<Описание возможных последствий в случае наступления рисковых событий и их влияния на проект> Варианты решения: < Описание предложений по вариантам решения> < Какие действия от проектного офиса ожидаются для минимизации риска>
<Заполняется в ГУП>
Статус(***):	Дата	Комментарий к статусу:
<статус>	<дц.мм.гггг>	<комментарии к статусу>
<статус>	<дд.мм.гггг>	<комментарии к статусу>
<статус>	<дд.мм.гпт>	<комментарии к статусу>
<статус>	<дд.мм.гпт>	<комментарии к статусу>
Результаты анализа риска (****): <Заполняется в ГУПР>
Вероятность	Влияние	Степень угрозы	Стратегия работы
100%		Сильное		Критическая		Избежать
75%	<Х>	Среднее	<Х>	Высокая	<Х>	Принять
50%		Слабое		Средняя		Снижать	<Х>
25%				Низкая
< Обоснование выбора стратегии (обязательно заполняется в случае выбора стратегии принятия риска) > <Описание предложений по вариантам решения и действиям для совещания> < Предложение по назначению владельца риска> Ответственный за риск: <ФИО сотрудника>
Утвержденный вариант решения по минимизации риска:< Заполняется в ГУП><Заполняется в ГУЛ на основании протокола совещания>
Назначенные действия	Ответственный	Срок	Источник действия	Статус
< Описание назначенного действия>	<Сидоров СО	<дд.мм.гггг>	< Совещание от...>	<(*****)>

· Принятое решение документируется в форме регистрации рисков.

· Влияние на график работ оценивается для каждого решения.

· Если необходимо, заполняются формы - запросы на изменение.

Информация фиксируется в форме регистрации риска (см. табл. 5.11), состоящей из:

1. верхнего колонтитула с указанием:

o имени автора, объявившего риск;

o функциональной области и этапа проекта, к которому относится риск;

o даты записи;

o порядкового номера записи;

o полного описание риска;

2. формулировки текущего состояния (изменяется по мере необходимости):

o назначенный ответственный за разрешение риска;

o приоритет: "критично", "высокий", "средний", "низкий";

3. изучения/минимизации риска:

o возможные пути решения: возможные пути минимизации риска, включая влияние на проект в терминах нарушения хода проекта, времени, качества;

o оценка влияния: оценка влияния на бизнес/технические аспекты проекта;

4. решения:

o рекомендация: окончательное решение для утверждения;

5. утверждения:

o утверждено исполнителем, дата;

o утверждено заказчиком, дата;

o соответствующий номер запроса на изменение (если присутствует запрос на изменение);

o запрос на изменение утвержден, дата.

Ответ на риск должен быть дан не позднее пяти рабочих дней от даты регистрации вопроса. Если вопрос не будет решен на уровне руководителей проекта, он будет эскалирован на уровень проектного офиса программы внедрения ERP.

7. Планирование человеческих ресурсов проекта

Определение ролей проекта. Матрица ответственности проекта. Построение матрицы ответственности. Закрепление функций и полномочий в проекте. Реестры навыков.

7.1. Определение ролей проекта

Планирование человеческих ресурсов - процесс определения и документального оформления ролей, ответственности и подотчетности, а также создание плана управления обеспечением проекта персоналом [16].

При распределении ролей и ответственности, необходимых для выполнения проекта, следует учитывать следующие моменты.

Роль в проекте (проектная роль) - определенный набор функций и полномочий в проекте, созданный с целью распределения обязанностей между членами команды проекта. Проектную роль можно рассматривать как временную должность в организации (компании).

Полномочия - право задействовать ресурсы проекта, принимать решения и утверждать одобрение действий или результатов. Примеры полномочий: выбор способа завершения операции, приемка качества и порядок реагирования на отклонения в проекте.

Ответственность - работа, которую член команды проекта должен выполнить для завершения операций проекта.

Квалификация - навыки и способности, необходимые для выполнения операций проекта. Отсутствие нужной квалификации у членов команды влияет на расписание проекта, качество выполнения работ, ставит под угрозу цели проекта. Для повышения квалификации планируют проведение обучения членов команды.

Формируя команду управления проектом, необходимо определить ключевых лиц проекта, принимающих решения.

Со стороны заказчика ключевые роли играют спонсор проекта и менеджер проекта со стороны заказчика. Спонсор проекта обеспечивает организационную сторону проекта и подтверждает правильность целей проекта. В его ведении находится бюджет проекта. Спонсором проекта может быть отдельный человек или целый комитет, в зависимости от масштабов и сложности проекта. Менеджер проекта со стороны заказчика назначается и в том случае, если осуществление проекта организацией заказчика требует ежедневного управления. В его обязанности входит предоставление ресурсов заказчиков, разрешение проблем и отслеживание состояния проекта.

Ключевые роли со стороны исполнителя - руководитель проекта (менеджер проекта) со стороны исполнителя и бизнес- менеджер.

Бизнес- менеджер отвечает за успешное выполнение проекта и представляет исполнителя в его договорных отношениях с заказчиком. Менеджер проекта (руководитель проекта) отвечает как за успехи, так и за неудачи проекта. В его задачи входит управление сроками, стоимостью, качеством работ с целью удовлетворения ожиданий заказчика и достижения бизнес-целей исполнителя.

Команда управления проектом включает координатора проекта, администратора проекта, менеджера по конфигурации. Для крупных проектов к выполнению каждой из этих ролей могут быть привлечено нескольких человек. На небольших проектах менеджер проекта может совмещать несколько ролей. Масштабные проекты предполагают наличие менеджера по качеству, который ответственен перед бизнес-менеджером исполнителя.

В крупных проектах могут быть организованы комитет по управлению, комитет по контролю за изменениями, комитет по анализу спорных вопросов [8].

Приведенный список ключевых ролей команды управления проектом является необходимым для управления работами при внедрении информационной системы. Возможны некоторые модификации состава команды в зависимости от сложности и масштабности проекта, например, при необходимости можно включать в нее заместителя руководителя проекта, руководителей функциональных направлений (финансы, логистика, персонал и т. д.).

Состав команды управления должен быть достаточным, чтобы осуществлять [11]:

· управление ресурсами проекта, в том числе:

o определение требуемых для достижения целей проекта ресурсов;

o подготовка предложений по изменению состава группы управления проектом;

o утверждение персональных изменений в составе рабочих групп проекта;

o оценка стоимости проекта, подготовка бюджетов проекта и отчетов об исполнении бюджетов;

· управление сроками выполнения проекта, в том числе:

o подготовка плана работ проекта;

o контроль над выполнением проекта;

o подготовка отчетов о ходе работ проекта;

· управление качеством проекта, в том числе:

o контроль соответствия разрабатываемых проектных решений техническому заданию;

o организация экспертизы проектных решений;

· управление рисками проекта, в том числе:

o анализ рисков проекта;

o разработка планов мероприятий по снижению рисков;

o реализация мероприятий по снижению рисков;

· управление проблемами проекта, в том числе:

o анализ проблем проекта;

o разработка мероприятий по разрешению проблем проекта;

o реализация мероприятий по разрешению проблем проекта;

· контроль над организацией работ в проектных группах, в том числе:

o согласование отчетов о ходе работ;

o контроль над функционированием системы сбора и распределения информации;

o контроль документирования проектных результатов.

В состав команды проекта входят не только команда управления проектом, но и исполнители проекта. Примеры проектных ролей исполнителей, характерных для IT-проектов: функциональный архитектор, функциональный консультант, разработчик, администратор ИС, тестировщик, менеджер по качеству, системный аналитик. В проекте один член команды может выступать одновременно в нескольких ролях. Совмещение ролей часто встречается в небольших проектах, что позволяет снизить накладные расходы проекта. Но не все роли можно совмещать, поскольку подобное совмещение может затруднить контроль и оценку результатов проекта. Допускается совмещение таких проектных ролей, как руководитель проекта и администратор проекта, функциональный архитектор и функциональный консультант, функциональный консультант и аналитик, менеджер разработки и разработчик, менеджер по качеству и тестировщик. Но не следует совмещать роли менеджера по качеству и разработчика, руководителя проекта и разработчика, тестировщика и разработчика.

На стадии планирования в рамках процесса управления человеческими ресурсами не предусматривается долгосрочное планирование, а составляется план для реализации первого этапа проекта. Основными задачами являются разработка организационной структуры проекта и подбор персонала.

Работа по планированию организационной структуры проводится менеджером проекта со стороны исполнителя совместно с менеджером со стороны заказчика. Путем переговоров достигается соглашение об уровне, на котором должно производиться утверждение выделяемых ресурсов заказчика и обсуждение требований к членам команды исполнителя. Администратор проекта фиксирует результаты переговоров.

Иерархические организационные диаграммы являются простым и наглядным инструментом для определения иерархии подотчетности, начиная с нижнего уровня организации до руководителя проекта.

увеличить изображение
Рис. 6.1. Пример организационной структуры проекта

Существуют различные форматы документирования распределения ролей и ответственности членов команды проекта, например, иерархический, матричный или текстовый. Независимо от формата документирования организационные диаграммы позволяют для каждого пакета работ назначить ответственного за его исполнение, а также обеспечивают понимание своей роли и ответственности каждым членом команды.

На рис. 6.1 представлен пример организационной структуры проекта, документирования распределения ролей и ответственности членов команды проекта, выполненного в виде организационной структуры. Организационная структура является иерархической организационной схемой существующих подразделений организации (отделов, групп или команд). Под каждым отделом указывается список операций проекта или пакета работ. Таким образом можно увидеть закрепление ответственности в проекте для данного функционального отдела (например, отдела информационных технологий или отдела закупок) в одном месте рядом с названием отдела.

7.2. Матрица ответственности проекта

Для отражения иерархии подотчетности на проекте и указания обязанностей каждой из групп, входящих в проектную команду, в документ описания содержания проекта рекомендуется включить матрицу ответственности, наиболее распространенный вариант которой известен как RACI-матрица. Использование данного инструмента особенно актуально в ситуации, когда проектная команда состоит из представителей различных юридических лиц (например, типичная команда на проекте внедрения КИС включает в себя сотрудников заказчика, генерального подрядчика и субподрядчиков). Матрица ответственности решает задачу демонстрации межорганизационного или межгруппового взаимодействия и, как следствие, позволяет избежать недоразумений, которые время от времени возникают в проектах между подразделениями и организациями из-за неясности, к кому следует обращаться по тем или иным вопросам и кто должен принимать по ним решение, а кто - непосредственно реализовать принятую резолюцию.

Важно как можно раньше произвести размежевание всех формальных полномочий, прав и обязанностей, пока команда проекта еще не приступила к активной работе. В противном случае, когда у сотрудников сложится собственное представление о своем месте в проекте, расхождения во мнениях по этим вопросам могут перерасти в затяжные конфликты и оказать значительное негативное влияние на график выполнения проекта.

Дата добавления: 2015-04-29