Пример процедурыкорректировки фактического выполнения плана работ 1 страница

В случае возникновения необходимости корректировки фактического плана выполнения работ:

· руководители функциональных групп от исполнителя формируют отчет группы по работе за отчетный период в формате предложений изменений в плане работ и передают сотруднику, ответственному за согласование и оргподдержку, для подготовки совещания с руководителями проекта;

· сотрудник, ответственный за согласование и оргподдержку, готовит совещание руководителей функциональных групп с руководителями проекта;

· на совещании руководителей проекта с руководителями функциональных групп принимаются решения по мероприятиям с целью обеспечения выполнения плана работ.

11.3. Руководство и управление исполнением проекта

Процесс руководства и управления исполнением проекта требует от руководителя и команды проекта выполнения ряда шагов по реализации действий, задокументированных в плане управления проектом, и работ, определенных в описании содержания проекта.

Менеджер проекта вместе с командой управления проектом управляет ходом запланированных операций проекта и различными техническими и организационными взаимосвязями, существующими в рамках проекта. К наиболее типичным действиям относятся:

· выполнение операций для достижения целей проекта;

· использование выделенных средств в соответствии с планом управления проектом для достижения утвержденных целей;

· адаптация одобренных изменений к содержанию, планам и окружению проекта;

· сбор данных проекта и формирование отчетов по расходам, выполнению расписания, техническому и качественному прогрессу, а также предоставление информации о текущем состоянии для планирования дальнейшего развития проекта;

Рис. 10.3. Схема процедуры управления работами проекта

·
документирование и обобщение накопленных знаний и опыта, осуществление операций по повышению эффективности процессов проектного управления.

· В рамках выполнения проекта собирается информация об исполнении работ, включающая в себя информацию о состоянии готовности результатов поставки и о выполненных работах; затем эта информация направляется в процесс отчетности по исполнению.

Данный процесс находится в тесной координации с процессом осуществления интегрированного управления изменениями проекта, а также с процессами и инструментами контроля содержания, сроков, качества и стоимости.

Ключевой процедурой, поддерживающей реализацию процесса "Руководство и управление исполнением проекта", является процедура управления работами, схема которой представлена на рис. 10.3.

Далее приведены схемы проведения оперативного и еженедельного совещания о ходе работ по проекту (см. рис. 10.4 и 10.5).

Рис. 10.4. Схема процедуры проведения оперативного совещания

Рис. 10.5. Схема проведения еженедельного совещания о ходе работ по проекту

11.4. Обеспечение качества проекта

На данном этапе ключевыми задачами управления качеством проекта являются:

· внесение корректировок в базовый план управления качеством, которые отражали бы изменения, согласованные исполнителем и заказчиком на предыдущем этапе;

· составление подробного рабочего плана реализации этапа;

· получение подтверждения от заказчика о выделении требуемых ресурсов и выполнении необходимых обстоятельств;

· определение изменений в инфраструктуре проекта. Исходной информацией для планирования управления качеством являются стратегии, стандарты и процедуры процесса управления качеством.

Основная задача этапа - уточнить стратегии, стандарты и процедуры таким образом, чтобы они соответствовали задачам наступающего этапа.

Другой задачей этапа является обеспечение подготовки плана проведения аудита и обзоров качества работ на этапе. Планирование начинается с определения ключевых результатов и контрольных точек данного этапа. Для каждого ключевого результата планируется обзор качества. Дополнительные обзоры качества проводятся перед контрольными точками, связанными с приемкой заказчиком результатов проекта, что позволит заранее перед процедурой приемки со стороны заказчика выявить проблемы и принять решение об их устранении. Календарный план проекта корректируется с учетом проведения аудита качества. Следует проверить набор процедур, необходимых для обеспечения работ по управлению качеством на данном этапе [22].

Перечисленные выше задачи являются актуальными для всех этапов жизненного цикла ИС.

На этапе планирования руководитель проекта совместно с менеджером по качеству выполняет корректировку программы обеспечения качества проекта.

Для этого предварительно менеджером по качеству осуществляется:

· проверка наличия операций по обеспечению качества выполнения следующих процессов:

o настройка рабочей среды;

o настройка конфигурации (для системного тестирования);

o настройка инфраструктуры, тестирование системы;

o выполнение системного и пользовательского теста;

o установка рабочей среды;

o выполнение теста на запуск;

o подготовка и проведение обучения для конечных пользователей;

· корректировка графика выполнения, списка ответственных за обеспечение качества;

· согласование с руководителем проекта откорректированной программы обеспечения качества;

· проверка наличия необходимых процедур;

· доработка процедур обеспечения и контроля качества на этапе производства (настройки и внедрения).

11.5. Осуществление интегрированного управления изменениями

Осуществление интегрированного управления изменениями производится от начала проекта вплоть до его завершения. Управление изменениями необходимо в силу того, что проекты представляют собой уникальное предприятие и редко когда выполняются строго в соответствии с планом управления.

План управления проектом, описание содержания проекта и прочие результаты поставки нужно выдерживать путем организации непрерывного интегрированного управления изменениями. Таким образом, процесс осуществления интегрированного управления изменениями представляет собой процесс анализа всех запросов на изменения, их утверждения и управления изменениями результатов, процедур и политик и проектных документов.

Корректная реализация данного процесса позволяет проектной команде взять под контроль обоснованные изменения проекта. Эта информация об обновлениях используется, в том числе, для ведения отчетности о продвижении проекта и для его закрытия по окончании выполнения.

Основным инструментом, позволяющим перевести разговоры об интегрированном управлении изменениями, на уровень конкретных действий, процедур и ответственных ролей является матрица координации изменений (CCM - Change Coordination Matrix) и сопутствующие ей запрос на внесение изменений (Project Change Request - PCR) и журнал изменений проекта (Project Change Log - PCL). Комплексное использование этих инструментов привносит порядок и процесс внесения изменений в проект: стандартизованная последовательность действий, задач и формализованные роли значительно снижают такие проблемы, как расползание содержания проекта (scope creep), перерасход бюджета и смещение даты завершения проекта.

Матрица координации изменений [18]

В соответствии с рекомендациями матрица координации изменений состоит из следующих элементов (см. рис. 10.6).

Рис. 10.6. Пример матрицы координации изменений (ССМ)

1. Формирование запроса на внесение изменения

Любой член проектной команды или даже участник проекта, находящийся внутри организации, может подать PCR исходя из того, что содержание проекта еще не заморожено. Шаблон и принципы заполнения PCR рассмотрены в данном разделе ниже.

2. Регистрация запроса на внесение изменений в журнале изменений проекта

В проекте может быть предусмотрена роль координатора изменений, либо же эта функция является частью должностных обязанностей менеджера проекта. После получения PCR координатор изменений регистрирует его в PCL и пересылает всем заинтересованным сторонам и в управляющий орган проекта, одобряющий или отклоняющий изменения.

3. Рассмотрение запроса на внесение изменения в проект Экспертиза управляющего комитета проекта и, возможно, результаты дополнительного анализа, произведенного прочими заинтересованными сторонами, являются основой для принятия решения либо об утверждении, либо об отклонения предложенного изменения.

4. Принятие решения по запросу на внесение изменения в проект Часто, чтобы не допустить реализации избыточных изменений от инициатора изменения, требуется обозначить тип предлагаемого им изменения в терминах: "необходимое" или "желаемое" ("must have" и "nice to have"). "Необходимое" изменение - то, без которого проект может стать провальным, следовательно, такое изменение требует надлежащего внимания и утверждения. С другой стороны, "желаемое" изменение обычно придает продукту дополнительную функциональность, но не меняет его суть. При этом желаемое изменение может легко привести к дополнительным усилиям по перепланированию, что становится основным доводом в пользу отклонения такого изменения. Подход необходимого/желаемого изменения может стать хорошим способом избежать рисков существенного расползания содержания.

Итак, принятое решение по запросу фиксируется в PCL. Когда запрос на изменение отклоняется, копия помещается в главный файл, а оригинал возвращается автору с объяснением решения и оснований для него. Если же PCR утверждается, координатор придает ему официальный статус и отправляет его тем, кто будет затронут изменением, для реализации. Координатор также информирует автора.

Довольно часто встречается ситуация, когда орган по изменениям находит PCR неполным и рекомендует координатору запросить больше информации от автора.

5. Мониторинг реализации изменений

Жизненный цикл PCR не заканчивается в момент его утверждения. Координатору при помощи PCL необходимо осуществлять непрерывный мониторинг состояния, в котором находится практическая реализация изменения.

6. Обновление информации о сроках, стоимости, качестве и т.п. проекта

Утвержденные изменения могут изменить базовые параметры проекта - общую стоимость и дату завершения, следовательно, эта информация должна быть обновлена в соответствующих документах, что опять-таки должно быть отражено в PCL.

Запрос на внесение изменений

Очевидно, изменения, вносимые в проект, оказывают на него интегрированное воздействие: это и содержание, и расписание, и стоимость, и качество, и прочие параметры - что весьма сложно поддается контролю без наличия соответствующих стандартизованных процедур. Очень важно обеспечить, чтобы каждое изменение комплексно анализировалось прежде чем будет получено разрешение на его практическую реализацию. Матрица координации изменений решает процессуальную часть, тогда как содержательная часть описывается при помощи запроса на внесение изменений, который позволяет оценить всестороннее воздействие на проект предлагаемых изменений (см. табл. 10.1).

Таблица 10.1. Шаблон запроса на внесение изменений (PCR)
Название проекта	_____________________	Запрос №	_____________
Описание предлагаемого к внесению изменения и его влияние на содержание и качество проекта
.
Автор запроса		Дата подачи
Причина подачи запроса
Экстренные меры (если таковые имеются)		Стоимость обнаружения изменения
Тип изменения
Значительное (требуется перепланирование)		Незначительное
Стоимость обнаружения изменения
Описание влияния на расписание проекта
.
Оценка сроков произведена согласно документу
Описание влияния на стоимость проекта
.
Оценка стоимости произведена согласно документу
Финансируется ли изменение заказчиком?		Если да, то укажите документ-основание
Резолюция управляющего комитета
.
Дата принятия решения

На шаблоне видно, что запрос представляет собой форму с рекомендуемым объемом не больше 1 страницы, подготовка его может занять некоторое время и потребовать участия различных специалистов.

По возможности рекомендуется реализовать изменения на ранних стадиях проекта, в то время, когда стоимость их реализации традиционно гораздо ниже. Со временем продвижения вперед по расписанию проекта стоимость внесения изменений возрастает [11]. Вообще говоря, на стадии планирования обычно не имеет смысла использовать PCR: при наличии лишь грубо очерченного содержания нет никакой практической надобности пытаться контролировать изменения при помощи формализованной процедуры. Однако на более поздней стадии проектирования PCR приобретает практический смысл и его применение становится финансово оправданным. Например, на проекте разработки нового продукта имеет смысл использовать PCR для изменений, которые составляют отход от согласованных технических спецификаций и влияют на спецификации, выпущенные инженерным отделом для планирования закупок или производства. Тем не менее, в какой-то момент времени внесение изменений в проект может замедлить ход продвижения проекта, потенциально ведя к дорогостоящим переделкам. В подобной ситуации эффективным шагом является замораживание проекта по предметной части, после которого ни одно изменение не будет рассматриваться, если только не находятся критические причины в пользу такого рассмотрения. В качестве примера можно привести финансируемое заказчиком требование добавить в продукт новый показатель безопасности.

Рекомендации к заполнению содержательных разделов PCR (см. табл. 10.1 )

1. Описание предлагаемых к внесению изменений и их воздействий на содержание / качество

Описание запрашиваемого изменения должно быть достаточно точным, чтобы дать надлежащее понимание того, какая часть, предмет поставки или пакет работ должна быть изменена и каким образом. Необходимость длинных описаний исключена; язык, используемый для этой цели, должен быть как можно более лаконичным.

2. Объяснение причин изменения

Мотивация может быть различной. Для того чтобы иметь уверенность в правильном понимании мотивации и не допустить мотивации, идущей во вред, рекомендуется применять подход "необходимое/желаемое изменение", описанный выше. Данная методика может казаться излишне простой, однако она позволяет руководителю проекта обезопасить себя и убедиться, что каждое предлагаемое изменение имеет свое разумное обоснование.

3. Идентификация необходимости экстренных мер изменений Типичная проблема, сопутствующая иногда излишне формализованному процессу интегрированного управления изменениями, состоит в

том, что такое рассмотрение чрезмерно медлительно. Для преодоления этой проблемы вводится графа "экстренные меры", задача такого PCR - проинформировать орган по изменениям о том, что запрашиваемое изменение нуждается в срочном рассмотрении и утверждении. Это может означать, что органу по изменениям придется действовать быстро. Исключительно важно, чтобы чрезвычайные изменения не являлись оправданием дезинформирующих оценок в части качества, исполнения, надежности, безопасности или любых других аспектов.

4. Оценка влияния на расписание проекта

Сетевой график, на котором показаны логические зависимости операций, помогает анализировать, каким образом изменения в одном предмете поставки и соответствующих ему операциях повлияют на зависимые операции, расположенные дальше во времени. Часто оценивание влияния на расписание выполняется интуитивно, что в среднем на 40% менее эффективно аналитического подхода (McAfee, 2009), в то время как неформальный, но качественно выполненный анализ сетевого графика пойдет на пользу любому проекту.

5. Оценка влияния на стоимость проекта

Требование выполнения оценивания стоимости или ресурсов, необходимых для предлагаемого изменения, представляет собой эффективную стратегию предотвращения финансовых сюрпризов. Требование выполнения основанной на базе данных восходящей оценки при подаче запроса на внесение изменения - это имеющая твердое обоснование мера предосторожности, направленная на противодействие свойственной людям склонности снижать оценки затрат. Если изменение является значительным, вполне можно пойти дальше и запросить оценку из независимого источника, чтобы сравнить ее с оценкой автора изменения.

6. Идентификация типа изменения

Для избегания риска "расползания" расписания, объема и бюджета проекта необходимо просеивать все предлагаемые изменения путем определения, как они повлияют на содержание и качество проекта. Если изменение оказывает незначительное влияние, то оно может рассматриваться как незначительное корректирующее воздействие, не затрагивающее базовые планы содержания, качества, стоимости и расписания. И наоборот, изменение может быть определено как значительная перемена в содержании работ, финансировании и сроках. Это может служить обоснованием необходимости перепланирования (или переопределения базового плана), включая изменения расписаний, бюджета и распределения ресурсов. Для того чтобы сделать всех вовлеченных в полном объеме осведомленными о таких последствиях, необходимо определиться с тем, является ли данное изменение значительным или незначительным. А это, в свою очередь, становится возможным лишь после оценивания влияния изменения на содержание, качество, стоимость и расписание.

7. Принятие решения/ резолюция по PCR

Утверждение запроса на изменение - инициация действий по реализации изменения. Как любая проектная работа, это действие требует планирования, в высшей степени скрупулезного для больших проектов и менее скрупулезного - для малых. Планирование действия по изменению и тщательный мониторинг его выполнения являются необходимыми предварительными условиями для его успешного завершения.

Журнал изменений проекта

Запрос на внесение изменений позволяет собирать детальную информацию о конкретном единичном изменении, для целей же координации потока изменений, сопровождающих любой проект, принято использовать журнал изменений (см. табл. 10.2). Администрируемый координатором изменений, PCL фиксирует каждый запрос на внесение изменения в проект и присваивает ему номер, обеспечивая, чтобы решение, принятое по данному запросу, был ли он утвержден или отклонен управляющим комитетом проекта, также было зафиксировано.

Роль PCL как репозитория изменений обеспечивает хороший контроль за всеми запрошенными, отклоненными, одобренными, выполняемыми и завершенными изменениями. Ценность этой информации заключается в ее потенциальной способности предотвратить потери средств и задержки в проекте путем информирования лиц, принимающих решения, о влиянии основных изменений на бюджет и расписание проекта. Такая ясность неизбежно уменьшает путаницу, часто встречающуюся в ситуациях, когда PCL отсутствует.

Таблица 10.2. Шаблон журнала изменений проекта (PCL)
Название проекта		Номер листа	__ из __
Номер запроса на внесение изменения в проект	Автор запроса	Краткое описание предлагаемого изменения	Дата подачи	Одобрен?	Дата выпуска	Завершено?	Оценка влияния на стоимость и сроки	Обновленная стоимость проекта и дата завершения
.
.

Матрица координации изменений обеспечивает последовательность шагов, через которые проходит изменение, и таким образом описывает процедуру отражения информации в PCL. Запрос на внесение изменений является предметом администрирования PCL - соответствующая информация из PCR отражается в журнале изменений проекта. Крайне важно отслеживать статус каждого запроса на внесение изменения, для этого в столбце "Завершено" может быть отражена следующая информация: "Еще нет" или "Да".

11.6. Обеспечение качества проекта на этапе проектирования

Работы по обеспечению качества проекта на фазе проектирования направлены на решение следующих задач.

· Внесение корректировок в базовый план управления качеством, которые отражали бы изменения, согласованные исполнителем и заказчиком на предыдущем этапе.

Исходной информацией для составления и изменения плана управления качеством являются стратегии, стандарты и процедуры процесса управления качеством. Основная задача этапа - уточнить стратегии, стандарты и процедуры таким образом, чтобы они соответствовали задачам второй фазы.

· Другой задачей этапа является обеспечение подготовки плана проведения аудита и обзоров качества работ на этапе планирования начинается с определения ключевых результатов и контрольных точек данного этапа. Для каждого ключевого результата планируется обзор качества. Дополнительные обзоры качества проводятся перед контрольными точками, связанными с приемкой заказчиком результатов проекта, что позволит заранее перед процедурой приемки со стороны заказчика выявить проблемы и принять решение об их устранении. Календарный план проекта корректируется с учетом проведения аудита качества. Следует проверить набор процедур, необходимых для обеспечения работ по управления качеством на данном этапе [22].

На этапе планирования фазы проектирования ЖЦ ИТ руководитель проекта совместно с менеджером по качеству выполняет корректировку программы обеспечения качества проекта.

Для этого предварительно менеджером по качеству осуществляются:

· проверка наличия операций по обеспечению качества выполнения следующих процессов:

· настройка рабочей среды;

· настройка конфигурации (для системного тестирования);

· настройка инфраструктуры, тестирование системы;

· выполнение системного и пользовательского теста;

· установка рабочей среды;

· выполнение теста на запуск;

· подготовка и проведение обучения для конечных пользователей;

· корректировка графика выполнения, списка ответственных за обеспечение качества;

· согласование с руководителем проекта откорректированной программы обеспечения качества, в которую также включается описание обеспечение качества выполнения следующих процессов:

· создание спецификаций на проектирование;

· создание технических спецификаций;

· определение методов интеграции и модификаций;

· определение критериев тестирования;

· определение дополнительных требований к обучению;

· настройка конфигурации;

· установка среды разработки;

· установка среды тестирования;

· разработка функциональных характеристик;

· тестирование параметров/функций;

· тестирование процессов;

· общее тестирование;

· создание технической и пользовательской документации;

· проверка наличия необходимых процедур;

· доработка процедур обеспечения и контроля качества на этапе производства (настройки и внедрения).

11.7. Обеспечение целостности элементов конфигурации

На фазе проектирования действия по управлению конфигурацией проекта используются для обеспечения целостности базовых результатов текущей и предшествующих фаз ЖЦ ИС.

В задачу обеспечения целостности конфигурации в данной фазе входит на основании стратегий, стандартов и процедур УК обеспечить сопровождение и контроль документов, управление результатами поставки и учет состояния конфигурации, защиту создаваемого продукта или услуги.

Реализуемое на данной стадии сопровождение и контроль документов, как и прежде, предусматривает сохранение и ведение документации по проекту. Цель подпроцесса - гарантировать:

· доступ к документам для ознакомления;

· защиту документов от несанкционированного доступа;

· контроль за ведением документов;

· осведомленность получателя о статусе документа;

· обеспечение процедуры обзора и утверждения документа.

Ведение библиотеки проекта, выпуск новых и измененных документов, подготовку справок об изменениях в документах выполняет администратор проекта. В обязанности руководителя проекта входит определение ключевых результатов, или элементов конфигурации, для которых требуется контролировать документы, и их утверждение. Менеджер проекта со стороны заказчика выполняет утверждение всех контролируемых документов, которые должны быть утверждены заказчиком, а менеджер по управлению конфигурацией обеспечивает контроль за выполнением стандартов и процедур сопровождения и контроля документов.

Производимый на данной фазе контроль конфигурации предназначен для управления элементами конфигурации [22]. В рамках данного процесса должна быть обеспечена возможность модификации элементов конфигурации. Например, новые результаты по проекту, как правило, означают создание нового элемента конфигурации. Данный подпроцесс должен обеспечивать замораживание состояния элементов конфигурации, например, при достижении базового набора конфигурации. Менеджер по управлению конфигурацией осуществляет контроль конфигурации, а руководители проекта со стороны заказчика и исполнителя принимают участие в принятии решений по вопросам, возникающим в процессе контроля конфигурации.

Управление результатами поставки, в свою очередь, обеспечивает подготовку и доставку результатов по определенным адресам. Если рассылка производится часто и по многим адресатам, рекомендуется процесс рассылки автоматизировать.

Создание и выполнение процедур подготовки результатов поставки, а также определение содержания результатов поставки и подготовка справок о выпуске выполняет менеджер по управлению конфигурацией. Менеджер проекта принимает решения по доставке результатов заказчику. В обязанности менеджера проекта со стороны заказчика входит подтверждение получения релизов заказчиком.

Учет состояния конфигурации производится с целью отслеживания состояния конфигурации и ее элементов. В задачи подпроцесса входит предоставление из репозитория УК следующей актуальной информации о состоянии всех элементов конфигурации:

· описание элементов;

· описание конфигурации, которую представляют базовые наборы;

· момент времени, в который были зафиксированы базовые наборы;

· версия и изменения для каждого базового набора;

· состояние элемента;

· причина изменения конфигурации.

Менеджер по управлению конфигурацией совместно с руководителем проекта выполняет анализ информации, подготовленной для издания бюллетеней о состоянии элементов конфигурации. Администратор проекта готовит и выполняет рассылку бюллетеней о состоянии конфигурации менеджерам по управлению проектом со стороны заказчика и исполнителя.

Оценка соответствия базовой линии конфигурации

Для обеспечения контроля конфигурации по проекту рекомендуется разработка и использование следующих процедур:

· добавление/удаление элементов конфигурации;

· задание базового набора;

· "замораживание" версий.

На стадии завершения этапа проводится аудит основных результатов. Меморандум об окончании этапа, содержащий ключевые результаты этапа, предоставляется заказчику в согласованном обеими сторонами виде.

11.8. Обновление реестра рисков на фазе проектирования

Для фазы проектирования ЖЦ ИС наиболее типичны следующие источники рисков [17]:

· область применения проекта корректируется без соответствующего управления изменениями;

· выделенное время и ресурсы не достаточны для обеспечения этапа персоналом необходимой квалификации и численности и проведения обучения персонала;

· выполнение графика проекта требует ресурсов персонала, ранее не запланированных;

Дата добавления: 2015-04-29