Порядок работы с открытыми вопросами и проблемами уровня проекта в целом

Управление открытыми вопросами и проблемами осуществляется на двух уровнях

Уровень функциональной группы: список открытых вопросов/проблем функциональной группы (ответственный за управление этим листом - руководитель функциональной группы, описание управления этим листом не является задачей описанной ниже процедуры). Руководитель функциональной группы является инициатором открытых вопросов/проблем, которые не могут быть решены в рамках его компетенции, и направляет их администратору проекта, который вносит их в общий реестр.

Уровень проекта в целом: список открытых вопросов/проблем на уровне проекта в целом (ответственность руководителей проекта).

Открытый вопрос/проблема могут быть сформулированы любым участником проекта на своем уровне.

Если открытый вопрос/проблема требуют интеграции между участниками одного рабочего направления (например "Финансы" и "Сбыт и логистика"), то они должны организовать совместную встречу, в случае необходимости - с участием группы интеграции/архитекторов проекта, и попытаться прийти к решению.

В случае если открытый вопрос/проблема не могут быть решены на уровне функциональной группы или рабочего направления, они по электронной почте в содержании письма направляются на рассмотрение администратору проекта и должны быть освещены на еженедельной статус-встрече.

Администратор проекта консолидирует и ведет (собирает дополнительную информацию по вопросу, напоминает о сроках, отведенных на решение вопроса и т.д.) единый журнал проблем проекта, также отвечает за коммуникацию проблемы доведение проблемы до сведения руководителей проекта с обеих сторон и следит, чтобы они вовремя предоставили информацию об ответственных и сроках решения.

Руководители проекта с обеих сторон на еженедельной основе рассматривают и принимают решения по открытым вопросам/проблемам, а также назначают ответственного за решение проблемы; время на решение проблемы устанавливается в зависимости от сложности вопроса/проблемы, но не более 5-ти рабочих дней.

В случае если вопрос/проблема не решены в течение установленного руководителями проекта срока, или не могут быть решены на уровне руководителя проекта, или отражаются на сроках, бюджете, ресурсах, качестве проекта, то они оформляются как один из пунктов повестки заседания руководящего органа проекта и выносятся на его рассмотрение на ближайшее совещание; при этом администратор проекта регистрирует в журнале проблем вопрос/проблему из полученного от руководителей проекта электронного письма.

В случае решения вопроса/проблемы в управляющем комитете и при отсутствии влияния проблемы на сроки, бюджет, ресурсы, качество проекта указанные вопрос/проблема считаются закрытыми и оформляются администратором проекта в журнале проблем изменением статуса вопроса/проблемы на "закрыто"; в противном случае вопрос/проблема переоформляются в виде запроса на изменение.

Журнал открытых вопросов ведется только администратором проекта и доступен для чтения всем участникам проекта.

14. Приложение 1. Матрица жизненного цикла проекта

Этапы жизненного цикла информационных систем (ЖЦ ИС)	Замысел (планирование проекта)	Принятие решений
Стадия замысла выполняется для оценки новых возможностей в деловой сфере, разработки предварительных системных требований и осуществимых проектных решений.
Этапы жизненного цикла проекта	Планирование	Оценка	Контроль
	Управление интеграцией	Адаптация модели ЖЦ. Разработка ТЭО (бизнес-причина, выбор способа решения, эффекты по категориям). Формирование бизнес-цели проекта. Разработка устава проекта. Разработка плана управления проектом		Руководство и управление исполнением проекта. Осуществление интегрированного управления изменениями. Завершение стадии планирования проекта	Санкционирование перехода на стадию разработки. Документация всех принятых решений на данной стадии ЖЦ
	Управление содержанием	Формирование требований проекта Формирование ИСР. Определение содержания проекта. Определение результатов всех стадий ЖЦ	Оценка реализуемости требований проекта	Подтверждение содержания проекта
	Управление сроками	Формирование списка работ проекта. Определение последовательности работ проекта. Оценка трудоемкости и продолжительности работ. Базовое расписание проекта. Разработка расписания (детальное расписание стадии замысла и предварительное остальных стадий ЖЦ ИС)	Оценка реализуемости проектного расписания	Контроль расписания проекта	Принятие решение об адаптации модели ЖЦ
	Управление стоимостью	Концептуальная оценка стоимости проекта. Формирование сметы стадии замысла	Уточнение оценки стоимости проекта	Уточнение и корректировка оценки стоимости проекта	Принятие решения о реализуемости проекта в рамках выделенной суммы
	Управление качеством	Формирование критериев завершения стадии разработки и перехода к стадии разработки. Формирование критериев завершения стадии разработки. Определение результатов стадий в модели жизненного цикла системы. Формирование программы качества проекта. Формирование базовой линии требований проекта	Оценка соответствия полученных результатов критериям	Реализация программы качества	Принятие решения о соответствии качеству и корректировке результатов стадии или критериев
	Управление рисками	Планирование управления рисками. Идентификация рисков проекта	Качественный анализ рисков. Количественный анализ рисков	Управление рисками стадии замысла	Документация реализованных рисков стадии замысла
	Управление человеческими ресурсами	Планирование человеческих ресурсов Оценка доступности ресурсов. Формирование предварительного график потребности в человеческих ресурсах. Формирование предварительного описания должностных обязанностей членов проектной команды. Разработка организационной структуры проекта. Набор команды проекта	Оценка соответствия компетенций сотрудников стоя- щим перед ними задачам		Определение круга лиц, принимающих решение. Принятие решения о реализуемости проекта с точки зрения доступных человеческих ресурсов
	Управление коммуникациями	Идентификация участников проекта. Планирование проектных коммуникаций	Оценка ожиданий участников проекта. Реализация плана коммуникаций	Получение обратной связи. Управление ожиданиями. Подготовка отчета	Определение стратегии принятия решений
	Управление конфигурацией	Определение объектов управления конфигурацией. Планирование инфраструктуры стадии разработки. Установление базовой линии конфигурации проекта		Разработка документации по верификации и валидации проекта. Обеспечение доступа на протяжении всего жизненного цикла к статусу элементов конфигурации
Этапы жизненного цикла информационных систем (ЖЦ ИС)	Разработка (проектирование)	Принятие решений
Стадия разработки осуществляется с целью создания такой рассматриваемой системы, которая удовлетворяет требованиям приобретающей стороны и может быть создана, испытана, оценена, применена по назначению, поддержана при применении и списана
Этапы жизненного цикла проекта	Планирование	Оценка	Контроль
	Управление интеграцией	Уточнение плана управления проектом	Мониторинг исполнения плана управления проекта.	Осуществление интегрированного управления изменениями.	Санкционирование перехода на стадию производства.
Оценка альтернатив развития проекта	Завершение фазы разработки	Документация всех принятых решений на данной стадии ЖЦ
	Управление содержанием	Определение уточненных системных требований. Определение границ (технических, организационных, функциональных и т.д.) проекта	Оценка отклонений от базовой линии требований. Мониторинг содержания и объема проекта. Оценка готовности пользователей к работе в системе	Контроль содержания проекта. Планирование обучения конечных пользователей
	Управление сроками	Разработка детальных планов стадии разработки и производства	Оценка достижения контрольных вех проекта	Контроль расписания проекта
	Управление стоимостью	Формирование сметы проекта. Контрольная оценка стоимости проекта. Уточнение стоимостных оценок последующих стадий. Разработка бюджета оставшихся стадий проекта. Оценка ССВ	Оценка соответствия уточненным стоимостным оценкам	Управление стоимостью проекта
	Управление качеством	Формирование критериев завершения стадии производства. Формирование критериев непригодности и списания систе-мы(документация по верификации и валидации). Уточнение базовой линии требований к системе.	Оценка соответствия установленным критериям качества	Управление требованиями проекта. Осуществление обеспечения качества	Оценка соответствия критериям перехода на следующую стадию. Подтверждение того, что система соответствует всем требованиям правообладате-
		Уточнение результатов последующих стадий			лей и системным требованиям, может применяться по требованию
	Управление рисками	Идентификация рисков для данной стадии	Оценка реализуемости рисков. Мониторинг рисков. Обновление журнала управления рисками	Управление рисками	Документация реализованных рисков стадии разработки
	Управление человеческими ресурсами	Разработка базового плана потребности в человеческих ресурсах. Планирование обучения членов проектной команды	Оценка адекватности выделенных ресурсов решаемым задачам	Обучение и контроль качества произведенного обучения проектной команды
	Управление коммуникациями	Уточнение архитектуры рассматриваемой системы, состоящей в т.ч. из людей и их интерфейсов	Оценка воздействия на участников проекта. Оценка отношения участников к реализуемому проекту	Сбор обратной связи участников проекта. Управление ожиданиями участников проекта. Обеспечение распространения информации о результатах проекта
	Управление конфигурацией		Оценка соответствия базовой линии конфигурации	Контроль конфигурации выделенных элементов проекта. Обеспечение целостности элементов конфигурации	Утверждение и документация изменений в базовой линии конфигурации проекта
Этапы жизненного цикла информационных систем (ЖЦ ИС)	Производство (разработка и внедрение)	Принятие решений
Цель стадии производства состоит в производстве или изготовлении продукта, испытании продукта и производстве соответствующих необходимых поддерживающих и обеспечивающих систем
Этапы жизненного цикла проекта	Планирование	Оценка	Контроль
	Управление интеграцией	Планирование закрытия проекта и перехода в стадию эксплуатации		Приемка проекта. Закрытие проекта	Санкционирование перехода на стадию применения. Документация всех принятых решений на данной стадии ЖЦ
	Управление содержанием	Планирование тестирования и перехода в продуктивную эксплуатацию. Планирование концепции последующих стадий (план перехода в продуктивную эксплуатацию)	Оценка соответствия базовому плану по содержанию. Оценка возможности улучшения проекта	Управление требованиями проекта
	Управление сроками	Планирования эксплуатации и утилизации системы		Контроль расписания проекта. Корректировка расписания проекта по итогам реализации двух первых стадий
	Управление стоимостью	Уточнение стоимостных оценок последующих стадий. Уточнение ССВ внедряемой системы	Оценка соответствия уточненным стоимостным оценкам	Управление стоимостью проекта
	Управление качеством	Определение критериев завершения стадий применения	Оценка соответствия системы критериям качества		Удовлетворение критериев завершения стадии производства
	Управление рисками	Идентификация рисков данной стадии	Оценка реализуемости рисков, контроль	Управление рисками на данной стадии	Документация реализованных
			статуса идентифицированных рисков. Мониторинг рисков. Обновление журнала управления рисками		рисков стадии производства
	Управление человеческими ресурсами	Планирование потребности и квалификации ресурсов на последующей стадии. Планирование развития карьеры членов команды проекта внедрения	Оценка адекватности выделенных ресурсов решаемым задачам	Управление человеческими ресурсами	Принятия решение о дальнейшей работе членов проектной команды
	Управление коммуникациями		Оценка удовлетворенности участников проекта результатами внедрения системы. Анализ возможности повышения эффективности взаимодействия с заказчиком за счет реализации обратной связи	Управление ожиданиями участников проекта. Обеспечение распространения информации о результатах проекта	Обеспечение сохранности проектной документации после окончания проекта
	Управление конфигурацией	Подготовка инфраструктуры для стадии эксплуатации и поддержки	Оценка потребности реконфигурации инфраструктуры системы	Реконфигурация инфраструктуры проекта. Обеспечение целостности элементов конфигурации	Утверждение и документация изменений в базовой линии конфигурации проекта
Этапы жизненного цикла информационных систем (ЖЦ ИС)	Применение (эксплуатация и поддержка)	Принятие решений
Стадия применения осуществляется для того, чтобы использовать продукт, предоставлять услуги в заданных условиях функционирования и гарантировать продолжительную результативность.Стадия поддержки применения осуществляется с целью осуществления материально-технического снабжения, технического обслуживания и текущего ремонта, которые обеспечивают непрерывное функционированиерассматри-ваемой системы и устойчивое предоставление услуг, поддерживающих ее применение
Этапы жизненного цикла проекта	Планирование	Оценка	Контроль
	Управление интеграцией				Санкционирование перехода на стадию утилизации
	Управление содержанием		Выявление и оценка новых возможностей для развития системы
	Управление сроками	Планирование стадии изъятия и списания
	Управление стоимостью		Мониторинг ССВ системы с целью определения соответствия задачам использования	Управление стоимостью системы
	Управление качеством		Оценка рабочих характеристик системы	Фиксирование удовлетворения критериев завершения данной стадии. Удовлетворение критерие в перехода на следующую стадию
	Управление рисками		Оценка реализуемости рисков, контроль статуса идентифицированных рисков. Мониторинг рисков Обновление журнала управления рисками	Информирование о рисках всех заинтересованных сторон	Документация реализованных рисков стадии применения
	Управление человеческими ресурсами	Планирование персонала (конечных пользователей) с необходимым уровнем компетенции	Оценка компетентности конечных пользователей
	Управление коммуникациями			Контроль эффективности обратной связи. Обеспечение распространения информации о результатах проекта	Документация всех принятых решений на данной стадии ЖЦ
	Управление конфигурацией
Этапы жизненного цикла информационных систем (ЖЦ ИС)	Изъятие и списание (утилизация и обновление)	Принятие решений
Стадия изъятия и списания осуществляется с целью обеспечить удаление рассматриваемой системы и связанных с нею обслуживающих и поддерживающих служб из среды применения, непосредственно оперировать самой списываемой системой и поддерживать процесс ее изъятия и списания
Этапы жизненного цикла проекта	Планирование	Оценка	Контроль
	Управление интеграцией	Разработка ТЭО перехода на новую систему и отказа от текущей (бизнес-причина, выбор способа решения, эффекты по категориям)			Документация всех принятых решений на данной стадии ЖЦ
	Управление содержанием
	Управление сроками	Планирование передачи функций новой рассматриваемой системе
	Управление стоимостью	Концептуальная оценка стоимости проекта по замене системы
	Управление качеством				Констатирование удовлетворения критериям завершения стадии изъятия и списания и всего ЖЦ проекта
	Управление рисками		Оценка реализуемости рисков, контроль статуса идентифицированных рисков. Мониторинг рисков. Обновление журнала управления рисками
	Управление человеческими ресурсами
	Управление коммуникациями	Планирование информирования о целях и задачах проекта апгрейда/миграции на новую систему
	Управление конфигурацией

15. Приложение 2. Примеры проектных документов и технологий

"Утверждаю"	"Утверждаю"
Председатель управляющего комитета,	Генеральный директор "Big&Co"
генеральный директор
компании "Client Company"
__________________ Ю.Б. Большова	________________ П.Б. Никитин
"___" __________________ 2009 г.	"___" ________________ 2009 г.
	.
	.
	.
	.
	.

УСТАВ ПРОЕКТА
Внедрение Microsoft Dynamics AX
в компании "Client Company"
	.
	.
Согласовано:
	.
	.

Заместитель генерального директора
компании "Client Company"
Канаева Елена Владимировна	______________________
	.
	.
	.
	.
	.
Руководитель проекта со стороны
компании "Client Company",
начальник отдела БП департамента
информатизации
Бахвалова Евгения Анатольевна	______________________
	.
	.
	.
	.
	.
Руководитель проекта
со стороны "Big&Co"
Захарова Екатерина Павловна	______________________

Авторы	Генеральный директор компании "Client Company" Большова Ю.Б.
Файл	Устав.doc
Создан	14.09.2009 18:32
Последнее редактирование	17.09.2009 18:30
Количество страниц
Версия	Дата изменения	Описание изменения	Автор изменения	Подпись
	14.09.2009	Создание проекта устава	Большова Ю.Б.
	17.09.2009	Уточнены сроки проекта	Большова Ю.Б.
.
.
.
.

№	Дата поступления	Наименование документа	Автор замечания	Подпись
1.
2.
3.

№	Дата обработки	Версия документа, учитывающая замечание	Исполнитель	Подпись
1.

Необходимость выполнения настоящего проекта обусловлена потребностью в повышении эффективности операционной деятельности компании и создании информационно-технологического фундамента для дальнейшего развития бизнеса.

Потребность во внедрении ERP -системы связана со следующими причинами:

1. отсутствие интегрированной системы, которая предоставляет данные для принятия решения всем уровням управления;

2. большие операционные и временные издержи ввиду отсутствия общего электронного документооборота и создания отчетности;

3. существующая система обмена информацией не соответствует структуре предприятия;

4. наличие недостатков в основных бизнес-процессах предприятия.

Бизнес-цель: Получить инструмент для эффективного принятия управленческих решений.

Цели проекта: создание и внедрение ERP -системы с целью автоматизации основных бизнес-процессов " Client Company". Срок - до 01.10.2011. Качество - согласно спецификации (требования Заказчика, закрепленные в техническом задании).

· Создание интегрированного ИТ-решения на базе гибкой, тиражируемой и быстро реагирующей на изменения платформы с единым пользовательским интерфейсом.

· Поддержка совместного использования информации различными подразделениями "Client Company" и иерархически-ролевого доступа к ней.

· Повышение прозрачности функционирования и управляемости компании за счет обеспечения информации в необходимом аналитическом разрезе для принятия оперативных управленческих решений руководством компании.

· Повышение эффективности использования основных активов и ресурсов компании.

· Сокращение административно-управленческих косвенных затрат, в том числе на закрытие финансовой отчетности за период (месяц, квартал, год) и на ведение параллельного учета по МСФО.

Компания " Client Company" осуществляет данный проект совместно с компанией "Big&Co", выступающей генеральным подрядчиком по проекту.

Инициатор проекта (спонсор) - генеральный директор компании " Client Company" Большова Ю.Б.

Руководители проекта, команда проекта - определены в п. 0.

Функциональные группы - будут определены в содержании проекта.

Органы власти - Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ, Фонд обязательного медицинского страхования, налоговая инспекция, Правительство РФ.

o экономические условия, такие как финансовые показатели и др.

o отношение персонала компании "Client Company" к проекту