Исследование функций управления

Основная цель исследования функций управления – определение их адекватности целям и стратегии организации. Для достижения этой цели в процессе исследования функций изучаются:

· система функций управления организацией;

· взаимосвязи функций;

· степень соответствия системы функций целям и стратегиям, стоящим перед конкретной системой управления;

· распределение функций по подразделениям;

· содержание работ по функциям различных уровней управления;

· полнота реализации функций;

· процедуры (технология) реализации каждой функции.

Исследование функций дает возможность систематизировать знания о динамике, темпах и направлениях развития, причинных связях и взаимосвязях функций, резервах совершенствования их организации. Анализ функций – составная часть менеджмента, а его результаты – основа для совершенствования существующей системы управления.

Многогранность анализа, необходимость поисков резервов на всех уровнях управления при выполнении каждой функции требует ясного документированного распределения ответственности между всеми звеньями в проведении этой аналитической работы.

Все подразделения и службы должны вести текущий, оперативный анализ и участвовать в работе по изучению функций, подфункций, операций. Выполнение комплексного анализа закрепляется за определенными службами (подразделениями по организации управления), которые координируют работу управленческого аппарата в соответствии с функциями, отвечающими стоящим перед ними целям и задачам.

Исходными данными для анализа могут быть данные анкетного опроса, интервью, наблюдений за ходом управления, анализа документооборота, изучения нормативно-инструкционного материала, анализа отчетов о выполнении работ, заключений комиссий, изучения протоколов совещаний и собраний.

Исходным пунктом исследования функций являются ключевые цели функционирования и развития организации, а также его стратегия.

На этой основе могут исследоваться все функции фирмы и устанавливаться степень их соответствия целям, стоящим перед предприятием. Функции декомпозируются на подфункции или комплексы задач, которые, в свою очередь, состоят из задач управления.

Формирование декомпозиционной функциональной модели проводится в несколько этапов.

На первом этапе устанавливаются необходимые функции управления и содержание работ, связанных с их выполнением. Важный принцип построения функциональной модели – первичность функции и вторичность исполнительных звеньев. Исполнительные звенья создаются для реализации определенных функций, а не наоборот.

На втором этапе проектирования определяются задачи, стоящие перед каждой функцией управления, а также последовательность выполнения и взаимоподчиненность задач. Основа для определения состава, последовательности выполнения и взаимоподчиненности задач – это цели, стоящие перед компанией, и содержание работ по каждой функции. На этом этапе определяются взаимоподчиненность задач в соответствии с иерархией управления, полнота охвата задач, степень дублирования, стыковка и согласование задач.

Различие задач и функций проявляется в том, что функции – это повторяющийся, постоянно присутствующий вид деятельности компании, а задача – это деятельность, преследующая достижение требуемых результатов в заданное время.

На третьем этапе операции классифицируются по задачам, стоящим перед каждой функцией управления, составляется классификатор работ, учитывается также ряд признаков, по которым классифицируются операции – содержание, периодичность проведения, рутинные, формализуемые работы, ответственность и т.д.

После определения структуры функций и работ определяются состав подразделений и комплекс работ, выполняемых каждым подразделением.

Анализ полноты выделения функций производится на основе учета всех видов деятельности организации в условиях, сложившихся на данном иерархическом уровне специализации и разделения управленческого труда. Степень полноты выделения подфункций и задач определяется возможностью обеспечить в процессе их осуществления наиболее полную реализацию как отдельных функций, так и всего комплекса функций управления с учетом их взаимосвязи. Таким образом, анализ проводится как сверху вниз, т. е. от функции к подфункциям и задачам, так и снизу вверх, т. е. от задач к подфункциям и функциям.

Также необходим анализ информационной обеспеченности и последовательности реализации функций управления, который выявляет необходимость и достаточность имеющейся информации для осуществления тех или иных функций управления, источники этой информации, временные рамки выполнения функций и отдельных задач. Также определяются содержание и форма результата осуществления функции (задачи) и его потребитель. Центральное место в данном виде анализа занимает выявление ответственного исполнителя на каждом этапе (за каждую задачу) по реализации той или иной функции.

Исследования функций управления неразрывно связано с исследованием ее структуры.

Дата добавления: 2015-04-29