Перспектива развития деятельности Центра

Чтобы в будущем работа ОГКУ «ЦСИУМ» стала эффективнее необходимо вносить изменения в направление деятельности центра и его миссию в целом.

В 1996 году ОГКУ «ЦСИУМ» было создано для осуществления функций по информационно-аналитическому и научному обеспечению молодежной политики, оказания информационных и социальных услуг для молодежи Иркутской области. В Иркутской области нет других учреждений, выполняющих данную функцию. Поэтому основную цель или миссию Центра социальных и информационных услуг для молодежи можно определить так: оказание социальных и информационных услуг для молодёжи и специалистов по работе с молодежью Иркутской области.

Рис.2.1 Дерево целей

После определения дерева целей существования и деятельности учреждения, необходимо разработать направления, в рамках которых будет происходить деятельность Центра.

Направления деятельности:

1. Научное обеспечение молодежной политики Иркутской области

- Проведение социологических исследований в молодежной среде, анализ проблем молодежи, исследование положения молодежи в Иркутской области;

- На основе проведенных исследований подготовка государственного доклада «Молодежь Иркутской области»;

- Выпуск методических пособий для специалистов по работе с молодежью;

- Выпуск статей на актуальные для молодежи темы и опубликование их на сайте Управления по молодежной политике и в средствах массовой информации области.

2. Информационное обеспечение молодежной политики

- Поддержка сайтов Управления по молодежной политике и других центров, входящих в состав Управления;

- Взаимодействие со средствами массовой информации в целях освещения деятельности по реализации государственной молодежной политики в регионе;

- Информационная рассылка;

- Информирование населения области о мероприятиях в сфере молодежной политики, положении молодежи в Иркутской области.

3. Техническое обеспечение мероприятий сферы молодежной политики и Центра

- Звуковое, фото-, видео-сопровождение мероприятий;

- Обслуживание звуковой аппаратуры;

- Формирование фото- и видеоархива;

- Обслуживание рабочих станций и оргтехники Управления и Центров.

- Программирование и поддержка баз данных.

4. Содействие развитию детских и молодежных общественных объединений в Иркутской области

- Ведение банка данных ДиМОО;

- Проведение мероприятий и конкурсов, направленных на активизацию ДиМОО;

- Взаимодействие с неформальными общественными объединениями, их изучение, ведение банка данных, привлечение к реализации государственной молодежной политики.

5. Организация отправки делегаций во всероссийские детские центры.

6. Взаимодействие с органами по молодежной политике Иркутской области и субъектов Российской федерации.

7. Консультации молодежи и специалистов по работе с молодежью по темам, касающимся деятельности Центра.

Как таковое стратегическое планирование нельзя применить к ОГКУ «ЦСИУМ» в полном объеме. Ведь стратегия учреждения во многом зависит от стратегии государственной молодежной политики, от стратегии Правительства Иркутской области по отношению к молодежной политике региона. Планирование в ОГКУ «ЦСИУМ» реализуется при помощи составления плана деятельности учреждения на следующий год. План состоит из перечня мероприятий, плана текущей деятельности и финансового плана. Годовой план учреждения утверждается Министром по физической культуре, спорту и молодежной политике Иркутской области.

И всё же есть направления, по которым возможно и необходимо разработать стратегию развития деятельности учреждения.

Во-первых, стоит рассмотреть одну из проблемных областей современной молодежной политики в Иркутской области – это её научное направление. В последнее время Центр перестал самостоятельно проводить социологические исследования в молодежной среде. Исследования проводятся на заказ по тем темам, которые входят в государственный доклад «Молодежь Иркутской области».

В настоящее время существует множество тем, которые волнуют как специалистов по работе с молодежью, так и органы государственной власти. Об этих темах должна знать и сама молодежь. Одной из таких является тема развития неформальных общественных объединений, которая будет рассмотрена ниже. Для её изучения необходимо провести серию исследований в молодежной среде региона.

На интернет-сайте Управления по молодежной политике молодые люди задают множество вопросов на интересующие их темы. Для более полного информирования молодежи стоит рассмотреть возможность выпуска статей, написанных на основе исследования вопросов, интересующих молодое население региона и размещения их на информационном сайте. Изучая ответы на интересующие вопросы, молодые люди региона будут знать, какие действия предпринимает власть по улучшению их положения в обществе.

Прежде всего, нужно обосновать необходимость проведения социологических и научных исследований в области молодежной политики, после чего ежегодно закладывать средства на проведение этих исследований, а также найти квалифицированных и компетентных сотрудников, которые будут заниматься данным направлением деятельности Центра.

Второй проблемной областью является информационный сайт Управления по молодежной политике, который поддерживает ОГКУ «ЦСИУМ». Разработанный и запущенный в глобальную сеть только 1,5 года назад, в настоящее время он требует существенных изменений. Изначально сайт создавался строгим и официальным. Однако, проанализировав интернет-порталы органов по молодежной политике иных субъектов Российской федерации, можно сделать вывод, что строгость и официальность – это не всегда хорошо. Большей популярностью у молодежи пользуются ресурсы с ярким, стильным дизайном, удобной навигацией и с интересным наполнением. Новости и анонсы мероприятий на сайте Управления размещаются регулярно, но сайт всё равно не пользуется большой популярностью в молодежной среде. Для того чтобы сделать сайт популярным среди молодежи необходимо:

1. Изменить дизайн сайта, сделать его стильным, молодежным и одновременно официальным. Усовершенствовать навигацию по сайту: сделать выпадающее меню, удобно разместить баннер-ссылки дружественных ресурсов, более удобно скомпоновать разделы сайта.

2. Четко отражать результаты проведённых мероприятий; выкладывать фотографии мероприятий так, чтобы их можно было посмотреть в полном размере, и был доступ к их скачиванию; размещать посвященные каждому мероприятию тотализаторы («проголосуй за любимую команду» и т.п.)

3. Размещать на сайте статьи, дающие ответы на часто задаваемые вопросы в молодежной среде.

4. Установить удобный формат обратной связи: задай вопрос специалисту. После ответа специалиста размещать заданный вопрос и ответ на него на специально отведённой для этого странице.

5. Для посетителей сайта можно размещать социологические опросы с последующим размещением результатов.

6. Расширяя возможности сайта, можно сделать из него информационный портал для молодежи Иркутской области.

Помимо сайта Управления по молодежной политике, сотрудники ОГКУ «ЦСИУМ» занимаются поддержкой сайтов других Центров (структурных подразделений Управления), а также тематическими сайтами, посвященными мероприятиям или направлениям деятельности. Это достаточно большой объем работы. Чтобы его уменьшить, необходимо постараться избавиться от «ненужных» сайтов, т.е. некоторые сайты, например сайты Центров, можно сделать подразделами сайта Управления по молодежной политике.

На все перечисленные выше мероприятия необходимы немалые средства, которых в областном бюджете сейчас дефицит. Можно предложить крупным организациям выступить спонсорами проекта создания информационного портала для молодежи Иркутской области с размещением рекламы и ссылок этих организаций, информации о них, предлагаемых вакансий и прочей информации. Для этой информации можно выделить отдельный раздел «Наши спонсоры».

Третья актуальная проблема – это взаимодействие с неформальными общественными объединениями. Это направление не так давно появилось в молодежной политике. На территории Российской Федерации стихийно возникают неформальные объединения различной направленности: досуговой, просоциальной, асоциальной и антисоциальной. Развитие последних двух направлений оказывает негативное влияние на молодое поколение. В органах по молодежной политике субъектов Российской Федерации постоянно поднимают вопрос о взаимодействии с неформальными объединениями, проводят круглые столы, конференции, однако на сегодняшний день ни один субъект не имеет чёткой программы по взаимодействию с неформалами и предупреждению экстремизма в молодежной среде.

Управление по молодежной политике занимается вопросом неформальных объединений 2 года. Конкретно данным направлением занимается отдел по работе с ДиМОО ОГКУ «ЦСИУМ». За это время прошли 2 конференции по работе с неформалами, где специалисты по работе с молодежью познакомились с проблемой и делились мыслями по её разрешению. В проект резолюции последней конференции вошел пункт по разработке областной целевой программы по взаимодействию с неформальными общественными объединениями и предупреждению экстремизма в молодежной среде.

Для того чтобы повысить значимость ОГКУ «ЦСИУМ» в реализации государственной молодежной политики на территории Иркутской области, расширить деятельность Центра, необходимо за период 2009 года разработать целевую программу по взаимодействию с неформальными общественными объединениями. Если Правительство Иркутской области признает данную программу необходимой и значимой, то возможно уже в 2010 году можно получить средства на её реализацию.

Попробуем разработать эффективную схему связующих процессов учреждения. Рассмотрим процесс коммуникации в ОГКУ «ЦСИУМ».

ОГКУ «ЦСИУМ» является небольшой организацией, где работают 17-20 сотрудников. Следовательно, не всегда строго соблюдаются вертикальные коммуникации. Директору или его заместителю часто бывает гораздо проще дать поручение сотруднику напрямую, без согласования с его непосредственным начальником. С одной стороны, это ускоряет процесс коммуникаций. Однако часто происходит неразбериха по поводу исполнения поручений. Директор при большом объеме работы может забыть, кому именно из сотрудников было дано поручение. Также директор учреждения не всегда знает степень загруженности сотрудников. Может случиться ситуация, что поручение будет отписано уже загруженному сотруднику.

Из выше сказанного можно сделать вывод, что принцип единоначалия гораздо эффективнее в использовании в данном учреждении.

ОГКУ «ЦСИУМ» в своем распоряжении имеет три офиса. Два из них находятся в одном здании, а третий офис, где находятся рабочее место директора и отдел исполнения финансовой и хозяйственной деятельности, находится в другом здании на расстоянии 1 километра. Поэтому процесс горизонтальных коммуникаций происходит не всегда эффективно. Достаточно много времени тратится на перемещение из одного здания в другое. Следовательно, гораздо удобнее, когда учреждение находится в одном здании.

Неудобства в горизонтальных коммуникациях сглаживают используемые в учреждении средства связи. Каждый офис снабжен телефоном, в двух офисах есть факс и междугородная связь. Рабочая станция каждого сотрудника подключена к сети интернет. Бывает и так, что при большом объеме работы телефон оказывается постоянно занятым, а при недостатке финансирования отключают доступ в интернет. И всё же все электронные средства связи не могу заменить живого общения.

Исходя из выше изложенных коммуникационных проблем, можно предложить перечень мероприятий по их разрешению.

Во-первых, необходимо усовершенствовать электронные средства коммуникации. Все офисы Центра должны быть снабжены факсимильными аппаратами, а также безлимитным доступом в интернет. Практика показывает, что с развитием интернет-технологий безлимитный доступ обходится гораздо дешевле. В случаях, когда при большом объеме работы в офисе занят телефон, на рабочую станцию каждого сотрудника можно установить легкую программу для виртуального общения. Такой программой может стать ICQ, QIP или Skype. Такие программы можно использовать для обмена короткими сообщениями, небольшого диалога для уточнения какого-либо вопроса. Такой способ общения занимает гораздо меньше времени, чем при попытке дозвониться по телефону.

Во-вторых, в Центре необходимо совершенствовать межличностные коммуникации. Задача руководства нейтрализовать существующие конфликты между сотрудниками с помощью установления устойчивой обратной связи, проведения неформальных мероприятий, а также тренингов на создание доверительных отношений и умение работать в команде. При создании сплочённого коллектива с доверительными отношениями внутри него, процесс коммуникаций становится проще и комфортнее.

Процесс принятия решений в ОГКУ «ЦСИУМ» часто происходит в условиях неопределенности. Данные условия вызваны информационными и поведенческими ограничениями.

Информационные ограничения можно охарактеризовать недостатком информации при получении определённого поручения, а также недостатком информации в какой-либо области знаний. Также в большинстве случаев, прежде чем руководство примет определенное решение, оно должно пройти ряд согласований. Обычно согласования проходят через замминистра по физической культуре, спорту и молодежной политике. Согласования касаются как мелких деталей, так и важных для деятельности Центра мероприятий. Также необходимо помнить, что ОГКУ «ЦСИУМ» является бюджетным учреждением и что практически все решения, касающиеся денежных средств, относятся к использованию бюджета Иркутской области и требуют строгой отчетности.

Для того чтобы процесс принятия решений в ОГКУ «ЦСИУМ» проходил более продуктивно, необходимо принять следующие правила:

1. Для принятия важных решений, касающихся деятельности ОГКУ «ЦСИУМ» необходима консультация со специалистами в области юриспруденции и бухгалтерии.

2. Ни в коем случае не принимать спонтанных решений, а тщательно прорабатывать и оценивать альтернативы.

3. Принятие сотрудниками решения, касающегося деятельности Центра, обязательно должно подлежать согласованию с прямым начальником.

4. Принятие решения, касающегося деятельности Управления, обязательно должно подлежать согласованию с руководителем Управления, либо с заместителем руководителя, либо с начальником отдела, которого касается это решение.

Каждому сотруднику ОГКУ «ЦСИУМ» необходимо помнить, что принятие необдуманного решения влияет на уважительное отношение как лично к нему, так и ко всему Центру.

Дата добавления: 2015-04-29