Разработка структуры организации

Структура ОГКУ «ЦСИУМ» построена достаточно эффективно и соответствует целям и задачам Учреждения. Однако функции отделов необходимо несколько усовершенствовать.

1) Отдел исполнения финансовой и хозяйственной деятельности.

Основной задачей данного отдела является исполнение финансовой и хозяйственной деятельности, делопроизводство в учреждении и оказание юридических консультаций для молодежи.

По штатному расписанию на данный отдел выделено 5 ставок: ставка начальника отдела (главного бухгалтера), 2 ставки главного специалиста и 2 ставки водителя.

Функционал сотрудников данного отдела необходимо определить следующим образом:

Начальник отдела – занимается бухгалтерией учреждения, несёт ответственность за деятельность отдела. На должность принимается человек с высшим образованием по специальности «Бухгалтерский учёт» с опытом работы не менее 2х лет.

Бухгалтер (главный специалист) – занимается бухгалтерией учреждения, кадровой работой, отвечает за исполнение хозяйственной деятельности. На должность принимается человек с высшим, средним специальным образованием, студент старших курсов экономических специальностей возможно без опыта работы.

Делопроизводитель (главный специалист) – занимается делопроизводством, оформлением документов, юридическими консультациями. На должность принимается человек с высшим образованием по специальности «Юриспруденция» с опытом работы по специальности не менее 1 года.

Водитель ОГКУ «ЦСИУМ» занимается транспортными услугами в соответствии с нуждами деятельности Центра. На должность принимается человек, имеющий водительское удостоверение не ниже категории «В» с опытом вождения не менее 2х лет и знанием города Иркутска.

Водитель замминистра по физической культуре, спорту и молодежной политике Иркутской области занимается транспортными услугами в соответствии с рабочими нуждами заместителя министра. На должность принимается человек, имеющий водительское удостоверение не ниже категории «В» с опытом вождения не менее 2х лет и знанием города Иркутска.

Контроль за деятельностью отдела осуществляет директор ОГКУ «ЦСИУМ».

Не случайно для каждой должности указаны требования по квалификации сотрудника. Для эффективной деятельности учреждения каждый сотрудник должен соответствовать занимаемой должности.

2) Информационно-аналитический отдел.

Рассматриваемый отдел своей основной задачей имеет научное обеспечение молодежной политики в Иркутской области. Следовательно, функции отдела можно определить следующим образом:

- Проведение социологических исследований в молодежной среде, анализ проблем молодежи, исследование положения молодежи в Иркутской области;

- Подготовка ежегодного государственного доклада «Молодежь Иркутской области»;

- Выпуск методических пособий для специалистов по работе с молодежью;

- Выпуск статей на актуальные для молодежи темы и опубликование их на сайте Управления по молодежной политике и в средствах массовой информации области.

В штатном расписании информационно-аналитический отдел имеет 3 ставки: начальник отдела и два главных специалиста. Начальник отдела должен иметь высшее гуманитарное образование (желательно по специальности «Социолог») и иметь опыт работы в сфере молодежной политики. Главными специалистами могут быть как выпускники высших и средних специальных учебных заведений, так и студенты гуманитарных факультетов ВУЗов.

Т.к. отдел будет заниматься научной деятельностью, логичнее всего такое направление деятельности центра, как выпуск методических пособий для специалистов по работе с молодежью, передать именно этому отделу. Сотрудники могут привлекать в соавторство специалистов, компетентных в тех или иных вопросах, связанных с молодежной политикой.

Ответственность за деятельность отдела несет начальник этого отдела. Разделение обязанностей внутри отдела также входит в компетенцию начальника. Начальник отдела напрямую подчиняется заместителю директора Центра.

3) Отдел информационного сопровождения.

Основная задача – информационное и техническое сопровождение мероприятий молодежной политики. Направления деятельности отдела:

- Поддержка сайтов Управления по молодежной политике и других центров, входящих в состав Управления;

- Взаимодействие со средствами массовой информации в целях освещения деятельности по реализации государственной молодежной политики в регионе;

- Информационная рассылка;

- Информирование населения области о мероприятиях в сфере молодежной политики, положении молодежи в Иркутской области.

- Звуковое, фото-, видео-сопровождение мероприятий;

- Обслуживание звуковой аппаратуры;

- Формирование фото- и видеоархива;

- Обслуживание рабочих станций и оргтехники Управления и Центров.

- Программирование и поддержка баз данных.

Данный отдел располагает пятью ставками: ставкой начальника отдела и четырьмя ставками главного специалиста. Начальник отдела должен иметь высшее образование по гуманитарной специальности или специальности, связанной с информационными технологиями. Начальник отдела напрямую подчиняется заместителю директора ОГКУ «ЦСИУМ».

Так как отдел имеет достаточно широкий спектр направлений деятельности, разделение обязанностей можно представить следующим образом.

Один из специалистов либо начальник отдела занимается взаимодействием со средствами массовой информации, тем самым являясь помощником пресс-секретаря Управления по молодежной политике, а также осуществляет информационную рассылку по электронной почте или по факсу. Данный специалист должен иметь гуманитарное образование (желательно по специальности «Журналистика»).

На двух специалистов возлагается обязанность по поддержке информационных ресурсов (сайтов Управления и Центров), а также программированию и поддержке баз данных. Центром используется несколько баз данных, которые для удобства в использовании должны иметь программную оболочку, обладающую методами сортировки, выборки необходимой информации и т.п. Эти специалисты должны иметь среднее или высшее образование по специальности, связанной с информационными технологиями («АСУ», «Прикладная математика», «Программирование» и др.)

Оставшиеся два сотрудника должны заниматься звуковым, фото и видео сопровождением мероприятий, формированием и хранением фото и видеоархива. Для изготовления видеороликов, сюжетов о приоритетных направлениях молодежной политики очень сильно не хватает видеоматериалов, поэтому решить данную проблему может наличие хорошей цифровой видеокамеры и оператора. Также в Управлении по молодежной политике и в подведомственных ему центрах нет ставки системного администратора. Приходится тратить немало средств и усилий для подключения оргтехники или ремонта компьютеров. В обязанности специалистов, занимающихся обслуживанием рабочих станций в ОГКУ «ЦСИУМ», необходимо добавить обслуживание рабочих станций Управления и Центров. Этот шаг позволит сэкономить средства, связанные с обслуживаем оргтехники и персональных компьютеров. Два рассматриваемых сотрудника также должны иметь высшее или средне специальное техническое образование или быть студентами старших курсов, обучающихся на технических специальностях.

4) Отдел по работе с детскими и молодежными общественными объединениями.

Основная задача отдела – содействие развитию детских и молодежных общественных объединений на территории Иркутской области. Направлениями деятельности отдела являются:

- Ведение банка данных ДиМОО;

- Проведение мероприятий и конкурсов, направленных на активизацию ДиМОО и повышение социальной активности молодежи;

- Взаимодействие с неформальными общественными объединениями, их изучение, ведение банка данных, мониторинг сайтов, привлечение к реализации государственной молодежной политики;

- Консультирование специалистов по работе с молодежью по созданию и развитию общественной организации;

- Организация отправки делегаций во всероссийские детские центры;

- Взаимодействие с органами по молодежной политике Иркутской области и субъектов Российской федерации (взаимодействие по проведению мероприятий, мониторинг сайтов и др.)

В состав отдела входят начальник и два главных специалиста. Начальником отдела должен быть человек с высшим образованием и с опытом работы в сфере общественной деятельности и реализации молодежной политики. Главным специалистом может быть как студент старших курсов, так и выпускник учебного заведения, но с опытом работы в сфере общественной деятельности (член общественной организации, органа молодежного самоуправления и т.п.). Ведь для разработки и проведения мероприятий необходимы сотрудники с творческим потенциалом и умеющие организовывать и проводить различные мероприятия.

За деятельность отдела несет ответственность начальник. Начальник напрямую подчиняется заместителю директора ОГКУ «ЦСИУМ».

Дата добавления: 2015-04-29