Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Попова С.Н. 3 страница




Из этого следует, что структуризация проекта заключается в гармоничном соединении трех различных структур:

· процесса;

· продукта;

· организации в единую структуру проекта.

Структуризацию проекта лучше всего производить в следующей последовательности:

1) определение проекта, то есть следует четко определить характер, цели и содержание его, все конечные результаты и продукты;

2) уровень детализации, требуемый для четкого управления проектом, количество уровней элементов в структуре деления проекта;

3) структура процесса, для чего должна быть разработана схема жизненного цикла проекта;

4) организационная структура, в которой определяется роль и место каждого участника проекта;

5) структура продукта, то есть схема разбивки по подсистемам и компонентам, включая машины и оборудование, программное и информационное обеспечение, услуги; при этом учитывается и географическое положение отдельных участков и выполняемая ими работа;

6) план бухгалтерских счетов, принятый в организации, или система кодов, применяемых при структуризации проекта.

Процесс структуризации является неотъемлемой частью планирования проекта и в любом случае решает задачи:

· разбивки проекта на поддающиеся управлению блоки;

· распределения ответственности за различные элементы проекта;

· увязки работ по ресурсам;

· создания единой базы для планирования, составления смет и контроля за затратами;

· увязки работ по проекту с организацией бухгалтерского учета;

· создания базы для определения необходимых затрат на реализацию проекта;

· заключения контрактов (подрядов) на выполнение выделенных
блоков проекта;

· перехода от общих целей проекта к определенным заданиям,
выполняемым конкретными исполнителями.

И, наконец, типичными ошибками при структуризации проектов являются:

1) игнорирование стадии структуризации проекта, переход сразу к решению проблем;

2) структуризация лишь основной части проекта, игнорирование начальной и конечной фаз его разработки и реализации;

3) несогласованность принимаемого варианта структуризации проекта с системой введения учета, принятой в данном субъекте хозяйствования, отрасли, стране;

4) излишняя детализация;

5) недостаточная детализация;

6) принятие варианта структуризации, не дающего возможности компьютерной обработки результатов из-за недостатков в кодировании уровней и элементов проекта;

7) недоучет важности и места в проекте информационного и программного обеспечения, что не дает возможности эффективно применять современные технологии.

В развитых странах накоплен большой опыт структуризации проектов. Система WBS рекомендует делить проект на поддающиеся управлению элементы работ, для которых легко определить затраты и построить различные графики, облегчить контроль. Структура проекта должна удовлетворять требования и интересы заказчика, менеджера проекта, руководство. Увязка с организационной структурой проекта дает возможность менеджеру наделить всех участников проекта ответственностью за выполнением конкретных заданий.

Структура должна позволить создать достаточно простую систему отслеживания и контроля хода реализации проекта.

2.4. Жизненный цикл проекта

Одной из основных структур проекта является временная структура или фазы жизненного цикла проекта. Каждый проект от возникновения идеи до полного своего завершения проходит ряд последовательных ступеней развития. Полная совокупность ступеней развития проекта, как указывалось выше, образуют жизненный цикл проекта (ЖЦП). ЖЦП принято разделять на фазы, фазы – на стадии, стадии – на этапы. Для различных проектов количество фаз, стадий и этапов – различно. Поэтому четкого регламента и общепринятого подхода к определению ступеней развития проекта нет в связи со значительным разнообразием проектов. Процесс осуществления проекта протекает во времени: он имеет начало и конец, требует в течение этого времени определенных затрат «усилий». [15]

Зависимость «время – усилия», характеризует как динамику процесса развития проекта на протяжении его жизненного цикла, так и его структуру. Жизненный цикл проекта начинается из нуля (начало проекта) и кончается нулем (когда проект завершен). Кривая «время – усилия» имеет характерную форму, отражающую типичную динамику развития проекта. Эта динамика связана с фазами жизненного цикла проекта. Проект проходит четыре фазы развития: концепция (начальная фаза), фаза разработки, фаза реализации и окончание (заключительная фаза).

Ряд специалистов выделяют две основные фазы проектного цикла: разработка и реализация проекта.[16, 31]

Специфика мероприятий на каждой из фаз зависит от сферы деятельности реализации проекта. В целом фаза разработки проекта предполагает реализацию мероприятий и выполнение работ, связанных с формулировкой целей проекта, созданием структуры, разработкой моделей проекта, анализ планов и решений в рамках этих моделей, формирование и утверждение проектной документации.

Фаза реализации проекта предполагает выполнение утвержденных планов, принятых решений, разработанных моделей. При этом должен учитываться факторы воздействия окружающей среды. Происходит адаптация проекта и его корректировка с учетом требований практики.

Четкая граница между фазами определяется не всегда. Возможны варианты проектов, реализация которых может идти параллельно с процессом разработки.

Рассмотрим ряд характеристик, которые изменяются на разных стадиях жизненного цикла проекта.

Кривая «время – усилия», характеризующая затраты по проекту на разных стадиях, имеет характерные участки для каждой фазы: монотонное возрастание «усилий» на начальной фазе, стремление к выравниванию на фазе разработки, крутой подъем до пика на фазе реализации и резкий спуск к нулю на заключительной фазе. Быстрые изменения ситуаций на протяжении жизненного цикла проекта подтверждают необходимость развития и применения специальных знаний, методов и средств управления проектами.

Кроме того, вероятность неудачи проекта высока на начальных стадиях в фазе разработки проекта; риски проекта по мере его реализации снижаются. При этом в процессе реализации проекта значительно уменьшается его гибкость и возможность корректировок.

На основе двухфазных и четырех фазных моделей цикла разрабатываются детальные модели, структура которых зависит от типа проекта. В качестве примера можно привести модели жизненного цикла инвестиционного (рис. 2.5), организационного проекта.

Фазы технического или инвестиционного проекта

Начальная фаза. Главным содержанием работ на этой фазе является разработка концепции проекта, включающая:

1. Сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование).

2. Выявление потребности в изменениях (проекте).

 

Рис. 2.4. Фазы технического или инвестиционного проекта

3. Определение проекта: цели, задачи, результаты, основные требования, ограничительные условия, критерии, уровень риска, окружение проекта, потенциальные участники, требуемые время, ресурсы, средства и др.

4. Определение и сравнительная оценка альтернатив.

5. Представление предложений, их апробация и экспертиза.

6. Утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

Фаза разработки. Главным содержанием этой фазы является разработка основных компонентов проекта и подготовка к его реализации. Общее содержание работ этой фазы:

1. Назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь, ключевых членов команды.

2. Установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельцев проекта, других ключевых участников.

3. Развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

· конечные результат(ы) и продукт(ы),

· стандарты качества,

· структура проекта,

· основные работы,

· требуемые ресурсы.

4. Структурное планирование, в т. ч.:

· декомпозиция проекта,

· календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,

· смета и бюджет проекта,

· потребность в ресурсах,

· процедуры УП и техника контроля,

· определение и распределение рисков.

5. Организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями.

6. Организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.

7. Представление проектной разработки.

8. Получение одобрения на продолжение работ.

Фаза реализации проекта

Главное содержание этой фазы состоит в выполнении основных работ проекта, необходимых для достижения цели проекта. Основными работами этой фазы являются:

1. Организация и проведение торгов, заключение контрактов.

2. Полный ввод в действие разработанной системы УП.

3. Организация выполнения работ.

4. Ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта.

5. Ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды (участников) проекта.

6. Детальное проектирование и технические спецификации.

7. Оперативное планирование работ.

8. Установление системы информационного контроля за ходом работ.

9. Организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в т. ч. запасами, покупками, поставками.

10. Выполнение работ, предусмотренных проектом (в т.ч. производство строительно-монтажных и i наладочных работ).

11. Руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

· ход работ, их темпы,

· качество работ и проекта.

· продолжительность и сроки.

· стоимость и другие показатели.

12. Решение возникающих проблем и задач.

 

Завершающая фаза или окончание проекта. На этой фазе достигаются конечные цели проекта, осуществляется подведение итогов и разрешение конфликтов и закрытие проекта. Основное содержание работ фазы, как правило, состоит в следующем:

1. Планирование процесса завершения проекта.

2. Эксплуатационные испытания окончательного продукта(ов) проекта.

3. Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.

4. Подготовка документации, сдача объекта и продукции заказчику.

5. Оценка результатов проекта и подведение итогов. Подготовка итоговых документов.

6. 3акрытие работ и проекта.

7. Разрешение конфликтных ситуаций.

8. Реализация оставшихся ресурсов.

9. Накопление фактических иопытных данных для последующих проектов.

10. Расформирование команды проекта.

Для организационно-экономических проектов жизненный цикл может содержать следующие фазы:

· фаза обоснования направлений организационно-экономических изменений (концептуальная фаза).

· фаза планирования проекта;

· фаза реализации проекта;

· фаза завершения проекта;

· фаза постпроектного сопровождения организации и развития проекта.

Постпроектное сопровождение организационно-экономических изменений рассматривается как важнейшая фаза проекта. Проект предполагает реализацию радикальных мер, затрагивающих все стороны дея тельности организации, поэтому маловероятно, что, достигнув определенного роста показателей проекта, организация не может сохранить его рост без дальнейших систематических перемен по другим направлениям. Однако для экономических проектов постпроектная фаза может быть концептуальной фазой нового проекта в связи с динамическим изменением внешнего окружения.

Для социальных, образовательных и др. проектов, как показывает опыт, в основном выполняются фазы:

· фаза разработки (обоснование проблемы и разработка проекта);

· фаза реализации проекта;

· фаза завершения проекта.

Стадии проектов устанавливаются для каждой фазы проектов отдельно в зависимости от класса проекта (моно-, мульти- или мегапроекта). Например, для социальных и образовательных проектов фаза разработки может содержать 3–5 стадий; фаза реализации от 1 до 4-х стадий, фаза завершения – одну стадию.

Этапы проектов зависят от условий, определяющих разработку и реализацию проекта, обычно при реализации проекта этапы определяет заказчик или инвестор проекта. Количество этапов зависит от длительности (продолжительности) проекта, условий финансирования и отчетности по проекту и др. условий, соблюдение которых необходимо согласно подписанному договору или контракту.

2.5. Программное обеспечение разработки
и сопровождения проектов

Разработка проекта включает в себя подробное обследование существующих бизнес-процессов, имеющих отношение к проекту, и планирование проекта. Одной из самых важных целей, при подготовке проекта является четкая и правильно понимаемая постановка задач и анализ существующей предметной области. Для достижения этой цели необходимо исследовать все происходящие финансово-хозяйственные процессы, и соответствующие им потоки информации на предприятии, выявить те из них, которые должны быть реорганизованы в первую очередь. В данной ситуации существенно помочь может хорошо разработанное семейство методологий IDEF. Данное семейство состоит из методологии функционального моделирования IDEF0 и методологии информационного моделирования IDEF1X.

IDEF – методологии создавались в рамках предложенной ВВС США программы компьютеризации промышленности – ICAM, в ходе реализации которой выявилась потребность в разработке методов анализа процессов взаимодействия в производственных (промышленных) системах. Принципиальным требованием при разработке рассматриваемого семейства методологий была возможность эффективного обмена информацией между всеми специалистами – участниками программы ICAM (отсюда название: Icam DEFinition – IDEF). После опубликования стандарта он был успешно применен в самых различных областях бизнеса, показав себя эффективным средством анализа, конструирования и отображения бизнес-процессов (он активно применяется и в отечественных госструктурах, например, в Государственной Налоговой Инспекции).

Особенностью рассматриваемого семейства методологий является, во-первых, уникальная способность «задавать вопросы» в процессе моделирования, а, во-вторых, неразрывная связь графических средств (нотации), методологии и, наконец, технологии. С этой точки зрения семейство IDEF является, пожалуй, единственной системой, которая предоставляет не только средства отображения бизнес-процессов, но и методологию взаимодействия «аналитик-специалист», и, кроме того, технологию создания проектов, охватывающую все стадии «жизненного цикла» – от первичного анализа до формы представления окончательного проекта, через поэтапный процесс создания Диаграмм и хранения версий.

Само же понятие «моделирование бизнес-процессов» пришло в быт большинства аналитиков одновременно с появлением на рынке сложных программных продуктов, предназначенных для комплексной автоматизации управления предприятием. Подобные системы всегда подразумевают проведение глубокого предпроектного обследования деятельности компании. Результатом этого обследование является экспертное заключение, в котором отдельными пунктами выносятся рекомендации по устранению «узких мест» в управлении деятельностью. Это и естественно, сложившийся годами коллектив всегда сложно заставить «думать по-новому». Подобные комплексные обследования предприятий всегда являются сложными и существенно отличающимися от случая к случаю задачами. Широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными.

Результатом моделирования предметной области в данном случае являются два структурных объекта, представляющих собой таблицы или матрицы:

§ Электронная таблица, отражающая следующие данные о каждой входящей в расписание задаче: номер, наименование задачи, ее тип, продолжительность выполнения, наименование ресурсов и объем назначения (занятость выполнением задач проекта). Таблица строится на основе функциональной структуры – дерева целей, полученного в процессе обследования предметной области. Визуальное отражение иерархии задач (расположение их по уровням подчиненности и процесс детализации) в данной модели выражается через многоуровневую нумерацию, а также путем смещения вправо в горизонтальной плоскости наименований детальных задач относительно имен составных задач. При описании продолжительности задач следует помнить, что длительность составных задач получается путем суммирования длительностей ее детальных задач;

§ Матрица связности , представляющая собой квадратичнуюединичную матрицу, которая определяет взаимозависимость задач проекта. Размерность матрицы соответствует общему количеству задач. Наличие связи означает, что одна задача (ведомая) не может быть начата до завершения другой задачи (ведущей). Номер строки i матрицы A соответствует номеру ведущей задачи. Номер столбца j соответствует ведомой задаче. Ненулевое значение элемента aij матрицы свидетельствует о наличии связи между задачами с номерами i и j. Нулевое значение элемента матрицы означает отсутствие связи.

Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план – грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые точки (вехи) проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная зависимость. Именно на этом этапе используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Гантта, средства назначения и гистограммы загрузки ресурсов. Как правило, план проекта не остается неизменным, и по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации.

Предварительное планирование предполагает представление нескольких вариантов реализации деятельности, связанной с достижением определенной цели. Разработка в данном случае сводится к выявлению основных концепций, направлений и этапов проекта, а также его стоимостной оценке. Из множества вариантов выбирается наиболее выгодный – оптимальный, и далее осуществляется его детальное планирование путем реализации следующих шагов:

1. Разработки графической модели проекта на основе матрицы связности;

2. Построения линейного графика проекта (временной диаграммы) на основе электронной таблицы и с учетом связности задач;

3. Выявления критических задач и общей продолжительности проекта;

4. Назначения ресурсов, т. е. определения загруженности и объема необходимых ресурсов. Данный этап состоит в определении потребности каждой работы в различных типах ресурсов, а также предполагает графическое отображение загруженности каждого ресурса во времени (ресурс-гистограмма);

5. Выравнивания ресурсов в случае обнаруженных перегрузок. Процесс сводится к оптимизации проекта на основе перераспределения ресурсов;

6. Определения реального срока выполнения проекта. Это позволяет принимать важные решения, например о том, стоит ли вообще начинать проект;

7. Планирования процесса контроля результатов деятельности, заключающегося в назначении контрольных точек и форм промежуточных результатов выполнения задач проекта.

Прежде чем остановить свой выбор на том или ином инструменте, необходимо определить, для решения каких задач потребуется система управления проектами, проанализировать характер деятельности собственной организации с точки зрения возможности и целесообразности применения проектной формы планирования и управления.




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2015-04-29; Просмотров: 535; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.06 сек.