Отчетно-распорядительная информация

Носителем отчетно-распорядительной информации является документ. В нем информация фиксируется в виде текста, таблиц и графиков. Документальная информация является основой для организации контроля за ходом производственной деятельности, расходованием материально-технических ресурсов. С помощью документации подтверждаются условия производства работ. В документах фиксируются решения,распоряжения и учетно-отчетные данныео движении в производственном процессе денежных и материальных ресурсов. Таким образом, документацией охватываются все управленческие операции в ходе производственного процесса. Поскольку отчетно-распорядительная документация является составной частью универсальной системы документации, она должна оформляться по единым правилам и требованиям. В условиях применения вычислительной техники, она должна удовлетворять требованиям единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации.

Документы могут быть входящими (поступающими в аппарат управления) и исходящими (отправляемыми). Они различаются по назначению, степени срочности, характеру и форме.

По назначению выделяют документы:

распорядительные, в которых фиксируются указания в виде приказов, распоряжений, рекомендаций и т.д.;

информационно-справочные, предназначенные для обмена информацией между строительными организациями и потребителями строительной продукции (заказчиками), снабженческими организациями и т.д., оформляемые в виде сообщений, объявлений, запросов, заявок, докладных, актов, просьб, ответов и пр.;

отчетные (исполнительные), служащие для отражения результатов выполнения планов, приказов, распоряжений;

претензионные, в виде исковых заявлений о невыполнении взятых обязательств по договорам;

регламентирующие, предназначенные для установления режима работы и т. д.

Основными видами документов из перечисленных выше являются: приказ, распоряжение, указание, инструкция, протокол, акт, отчет, докладная записка, справка. служебное письмо. Приказы издаются руководителями организаций, имеющими право юридического лица, и руководителями высших звеньев организационно-управленческой системы. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются обстоятельства, побудившие руководителя к изданию приказа, его цели. В распорядительнойчасти, которая начинается словом «приказываю», излагается содержание предписывающих действий и указывается лицо, которому поручается контроль за их исполнением. Распоряжения принимаются руководителями организаций и функциональных подсистем для разрешения оперативных ситуаций. Указания применяются к конкретным исполнителям для обеспечения выполнения приказов, распоряжений, инструкций. В них разъясняются действия по достижению какого-либо результата. Указание содержится в письме, формулируется в резолюции на документе, может высказываться и устно. В инструкциях формулируются правила выполнения работы, действия отдельных лиц, групп людей и подразделений при выполнении определенных задач. Протокол оформляется в ходе обсуждений вопросов на заседаниях, конференциях и т. д. В протоколах фиксируются принятые решения. Протоколы также составляются при возникновении разногласий между договаривающимися сторонами. В реквизитной части протокола указываются название организации или ее структурного подразделения, дата составления, название вида заседания, персональный состав или общее количество присутствующих, повестка дня, текст, подписи председателя и секретаря. В тексте обсуждения каждого пункта повестки дня записывается кого слушали, кто выступал (содержание выступления) и что решили (постановили). Акт является документом, в котором фиксируются установленные события или факты. Во вводной части этого документа указываются основания для его составления, фамилии и инициалы лиц, которые его составили. Некоторые виды актов должны утверждаться. Отчетыфиксируют результаты деятельности, произведенные при этом затраты. Они составляются по определенным формам, часто соответствующим плановым документам. Докладные записки содержат выводы и предложения, о которых делается сообщение по какому-либо вопросу руководству организации. Справка – это документ, описывающий и подтверждающий события и факты, установленные в результате обследований, проверок и т. п. Служебное письмо является средством обмена информацией между организациями. Служебные письма составляются на фирменных бланках организации. Текст начинается с указания обстоятельств, которые побудили к обращению с данным письмом, и кончается просьбой, предложением, решением. Если письмо является ответом, название документа указывается перед текстом.

Дата добавления: 2015-04-29