Тема 1.1 Введение. Документ и система документации

С ВЫДЕЛЕНИЕ НАИБОЛЕЕ СЛОЖНЫХ И ВАЖНЫХ ТЕМ

УКАЗАНИЯ ПО ИЗУЧЕНИЮ РАЗДЕЛОВ ДИСЦИПЛИНЫ

Для изучения курса необходимо использование материалов лекций, самостоятельная работа обучающегося основной и дополнительной литературы, материалов периодической печати, Интернета.

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

При изучении Раздела 1 необходимо ознакомиться с основными понятиями по документированию управленческой деятельности. Более широко понятия раскрыты в темах к разделу.

При изучении данной темы необходимо знать профессиональные термины. Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу. Законодательно закреплен следующее определение:

«Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику (медицинскую, научную, техническую, и др.). В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях обязательно возникает управленческая информация. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для анализа, материалом для справочно-поисковой работы.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.

Поэтому, в управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2) средством фиксации и передачи управленческих решений.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» – решать вопрос. Уже в XVI в. употребляется слово «дело»как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

- обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «Документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. Термины «делопроизводство» и «Документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Для упорядочения оформления документов существует Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Тема 1.2 Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)

Выделяют следующие функциональные системы документации – организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми.

У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех организациях, независимо от формы собственности.

Министерство здравоохранения Российской Федерации разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет Российской Федерации по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации, Росархив РФ – систему организационно-распорядительной документации и т.д. Унифицированные системы документации устанавливает ОКУД.

Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

1. Организационные документы

2. Распорядительная документация

3. Информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация

4. Плановая документация

5. Отчетно-статистическая

6. Кадровая документация

7. Бухгалтерская документация.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

ОРД классифицируется на три группы:

1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);

3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

ОРД входит в состав других систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.), так называемых специальных систем.

Организационно-правовые документы (ОПД) реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения.

ОПД проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения, или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением), или заседанием коллегиального органа.

Разрабатываются ОПД руководством учреждения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов подразделений, хорошо знающих работу организации.

Устав – правовой акт, определяющий статус, порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы коллегиального органа). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных.

Образец оформления положения о структурном подразделении

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПОЛОЖЕНИЕ Дата № _____ Место издания		ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ
Наименование структурного подразделения   Структура текста   - Общие положения - Цели и задачи - Функции - Права - Руководство - Взаимоотношения (с другими структурными подразделениями) - Организация работы     Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

Дата добавления: 2015-05-06