Тема 2.3 Организация оперативного хранения документов

В делопроизводстве документооборот – это информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основой структуры любого документооборота является документ.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении)

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации.

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота (управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п.). В организациях, где объем документооборота не велик, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Исходящие. Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации.

Внутренние. Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

Входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в специальных журналах. Также существуют компьютерные программы для регистрации входящих и исходящих документов.

Оформление дел. Оперативное хранение документов проводится в службе ДОУ, структурных подразделениях организации до сдачи их в ведомственный архив.

Законченные документы должны подшиваться в дела и строго учитываться.

Хранение осуществляется в папках типа «скоросшиватель» – документ с более поздней датой оказывается сверху, а с более ранней – снизу.

На обложку каждого дела выносят следующие сведения:

- название организации;

- название структурного подразделения, где сформировалось дело;

- индекс дела;

- количество листов в деле;

- даты первого и последнего документов;

- срок хранения дела;

- шифры каждого дела.

Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела и его поисковым признаком.

Нумерация листов в деле. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Заверительная запись составляется на любую пронумерованную единицу хранения.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Цели создания:

- группировка исполненных документов в дела;

- систематизация индексов дел, сроков их хранения;

- служит основным учетным документов в текущей работе с документами;

- является единственным средством учета переходящих дел;

- становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел.

Виды:

- типовые номенклатуры дел – обязательные для всех нормативный акт;

- примерная номенклатура дел – создается в тех заведениях, где состав документов подразделений сильно различается;

- конкретная номенклатура дел.

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федерально-архивной службой России.

Порядок ведения и завершения номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года и после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, является документом постоянного срока хранения.

В архив организации структурные подразделения передают дела со сроками хранения:

- до 10 лет;

- свыше 10 лет;

- постоянного хранения.

Дата добавления: 2015-05-06