И на длительное хранение

Оформление документов и дел к уничтожению

Тема 2.4 Подготовка документов к архивному хранению

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Образец оформления описи дел

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Образец номенклатуры дел

На__________год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

подпись И.О.Фамилия

00.00.0000

Наименование структурного подразделения

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 25.12.2010 № 3

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для их систематизации и учета. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел.

В крупных организациях в качестве разделов описи могут составляться по структурным подразделениям, а затем на их основе архивом организации готовится сводная опись. Описи всегда завершаются итоговой записью о количестве внесенных в них дел и подписываются составителями. Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел.

Одновременно с подготовкой описей оформляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Фонд № 1 ОПИСЬ № 1 дел постоянного хранения за ______ год

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации ___________ И.О.Фамилия __________________ год

№№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Коли-чество листов	При мечание
		01. Руководство
1.	01-
2.	01-
		03.Учебная часть
3.	03-
4.	03-
5.	03-
6.	03-
7.	03-

Должность

ответственного за составление описи И.О.Фамилия

Согласовано

протоколом ЭК №____

от ___________ 2010

На обложках дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и дел по личному составу указываются реквизиты, предусмотренные Основными правилами работы архивов организаций: наимено­вание организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела, крайние даты дела, количество листов в деле, срок хра­нения дела, архивный шифр дела.

В верхней части обложки дела постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который эти дела в дальнейшем будут переданы. Здесь же проставляются кодовые обозначения государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела, т. е. даты заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год (годы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

На обложке дела обязательно указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации, при этом на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

При учете документов в архиве каждое дело рассматривается как отдельная единица хранения, которой присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации (архивный фонд организации состоит из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности) и через дробь - по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация; описи; единицы хранения.

Номер архивному фонду присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.

Дата добавления: 2015-05-06