Документальное оформление и порядок расчета отпуска в организации

ПОРЯДОК РАСЧЕТА ОТПУСКА, ЕГО ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И ОТРАЖЕНИЕ НА СЧЕТАХ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Нормативно-правовое регулирование предоставления трудовых отпусков в РФ

Положения по порядку предоставления, использования и расчету отпусков а также ведение бухгалтерского учета по предоставленным отпускам в целом предусмотрены законодательством РФ, которое должны соблюдать все юридические и физические лица. К нормативным документам по бухгалтерскому учету по начислению, предоставлению и использованию отпусков относятся:

1. Конституция РФ.

В Основном законе закреплено право граждан на отдых, а отпуск является разновидностью отдыха (ст. 43 Конституции РФ).

2. Трудовой кодекс РФ принят 08.06.1999 г.

Глава 12 Трудового кодекса посвящена трудовым и социальным отпускам. В этой главе дано определение отпуска, цель и условия предоставления отпуска, описаны виды отпусков, их продолжительность, порядок исчисления и предоставления, очередность предоставления отпусков, а также случаи выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск и т.д.

3. Постановление Министерства финансов РФ от 31 октября 2010 г. № 94 «Об утверждении примерной формы записки об отпуске».

В данном постановлении определена форма записки предоставляемая работником, имеющим право на получение отпуска, как трудового так и социального.

4. Постановление Совета Министров РФ от 27 июля 2010 года № 1154 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением от 5 января 2011 года № 10) «О порядке предоставления и суммирования трудовых отпусков».

В данном постановлении определен порядок предоставления трудовых отпусков различным категориям работников, а также охарактеризован порядок суммирования трудовых отпусков (например, дополнительный отпуск за работу с вредными условиями труда присоединяется к основному удлиненному отпуску для работников, признанными инвалидами и т.д.)

Условия и порядок исчисления среднего заработка, сохраняемого за время трудового (основного и дополнительного) и социального (в связи с обучением) отпусков, выплаты денежной Компенсации за неиспользованный трудовой отпуск и в других случаях, предусмотренных законодательством, установлены Постановлением Министерства труда РФ от 10.04 2011 г. №47.

Средний заработок, сохраняемый за время трудового и социального отпусков, для определения размера денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск исчисляется из заработной платы, начисленной работнику за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, выплаты денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск независимо от того, за какой рабочий год представляется трудовой отпуск.[6.56]

При этом средний заработок определяется путём умножения среднедневного заработка на количество календарных дней отпуска. Среднедневной заработок определяется путём деления заработной платы, начисленной работнику за месяцы, - принимаемые для исчисления среднего заработка, на число этих месяцев и на среднемесячное количество календарных дней, то есть на 29,7.

При продлении отпуска в связи с болезнью работника, привлечением его в период нахождения в отпуске к выполнению государственных или общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством, дни, на которые продлён отпуск, дополнительно не оплачиваются, так как работник получил средний заработок за них перед уходом в отпуск.

Если во время отпуска работник был отозван из отпуска и оставшаяся часть его отпуска перенесена на другой срок, то сумма выплаченного заработка, приходящаяся на перенесённые дни отпуска, засчитывается в счёт заработной платы за выполненную работу или отработанное время. Дни неиспользованной части отпуска оплачиваются по среднему заработку, исчисленному в установленном порядке.

Когда в числе 12 месяцев, применяемых для исчисления среднего заработка для оплаты отпуска и выплаты денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, имелись месяцы, в которых работник по законодательству освобождался от основной работы с частичным сохранением или без сохранения заработной платы, то эти месяцы исключаются из подсчёта. Среднедневной заработок в этом случае определяется путём деления суммы заработной платы, начисленной за оставшиеся фактически отработанные полные месяцы, на число этих месяцев и на среднемесячное количество календарных дней за год.

Если в расчетном периоде, за который берется заработная плата и другие выплаты для начисления отпускных, имело место повышение тарифных ставок

и окладов работнику, то исчисление заработка за данный период производится с применением поправочных коэффициентов, исчисленных пропорционально росту тарифной ставки (оклада). Поправочные коэффициенты рассчитываются путем деления тарифной ставки (оклада), установленной в месяце, за который осуществляются выплаты на основе среднего заработка, на тарифные ставки (оклады) месяцев, принимаемых для исчисления среднего заработка.

Если за период отпуска работника в организации повышены тарифные ставки (оклады), то часть заработной платы за отпуск, приходящаяся на время после повышения, пересчитывается путем корректировки среднедневной заработной платы на коэффициент роста тарифной ставки (оклада). Исчисление среднего заработка на основе среднечасового заработка. В соответствии с п. 12 Порядка, если работник не отработал ни одного полного месяца в течение 12 месяцев до предоставления ему отпуска или имел в этом периоде полного заработка ни в одном из 12 месяцев, то средний заработок исчисляется в следующем порядке:

1) рассчитывается среднечасовой заработок по каждому месяцу в отдельности путём деления заработной платы, начисленной работнику за месяц на количество отработанных им часов в этом месяце;

2) рассчитывается заработная плата за каждый месяц в отдельности путём умножения среднечасового заработка на норму продолжительности рабочего времени в часах каждого соответствующего месяца;

3) рассчитывается среднедневной заработок путём деления суммы заработной платы за все принятые для исчисления месяцы на число этих месяцев и на среднемесячное количество календарных дней (29,7).[2.c56]

Для управления организацией и составления отчетности по труду необходим надлежаще организованный учет количественного и качественного состава работников - численности по профессиям, специальностям, разрядам и т.д.

Работникам предоставляются следующие виды трудовых отпусков: основной минимальный отпуск (21 календарный день), дополнительный отпуск за продолжительный стаж работы (до 4-х календарных дней), дополнительный поощрительный отпуск (устанавливается за счет собственных средств нанимателя коллективным договором, соглашением или нанимателем всем работникам, отдельным их категориям, а персонально - трудовым договором), социальные отпуска. Кроме этого в организации предусмотрена замена отпуска денежной компенсацией, которая имеет место по соглашению между работником и нанимателем (за исключением семи календарных дней, которые работник обязательно должен отдохнуть).

На каждого работника заполняется Личная карточка по форме № 1-2.

Каждому принимаемому в организацию работнику присваивается табельный номер, который указывается в табеле учета рабочего времени и во всех документах по заработной плате и отпускам, в том числе. Оперативный учет использования рабочего времени и времени отдыха ведут в Табеле учета использования рабочего времени и расчета отпуска по форме № т-12.[8.c20]]

По каждому работнику в табеле ежедневно отмечают количество фактически отработанных часов, в том числе ночных, сверхурочных, простоев, неявок (по причинам), недоработанных часов (по причине). Табель может заполняться методом сплошной регистрации или же путем фиксации в нем отклонений. При предоставлении работнику отпуска (как основного, так и дополнительного, предусмотренных законодательством) в табеле проставляется одной буквой О. Коды использования рабочего времени являются типовыми, они приведены в Инструкции по статистике численности работников и заработной платы. По истечении месяца табель закрываются, т.е. в них по работнику подсчитывается количество отработанных дней и часов, количество дней отпуска и т.д. Табель подписывают: лицо, его составившее (в приложении табель, подписан зав. магазином).

При оформлении отпуска заполняются следующие документы:

Записка (приказ, распоряжение) (приложение 20 о предоставлении отпуска работнику применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации, и объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете (приложение) и производится расчет отпускных.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) (приложение предназначена для расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется записка работником кадровой службы, а расчет причитающейся работнику заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

На каждом предприятии составляется график отпусков. График отпусков предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников.[9]

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с профсоюзом и утверждается руководителем организации.

Одним из документов по оформлению отпусков является лицевой счет, открываемый на каждого работника организации, в лицевом счете записывается необходимые сведения о работнике. В лицевом счете указаны следующие реквизиты: фамилия, имя, отчество; дата рождения, оклад, место работы, категория персонала, табельный номер и пометки об отпуске.

После того,как произведен подсчет причитающейся суммы выплаты, эти деньги работник может получить на основании платежной ведомости на выдачу отпускных.

По окончании месяца ведется журнал-ордер № 7, в котором учитываются операции по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

За каждый месяц предъявляется в соответствующую статистическую организацию Отчет по труду и движению работников (форма № 1 -труд), в котором содержатся сведения и об отпусках работников.

Кроме перечисленных документов, при начислении отпускных, важное значение имеет расчетно-платежная ведомость, в которой производится расчет, причитающихся работнику сумм заработной платы, отпускных, премий и других выплат за рассматриваемый период времени. В расчетно-платежных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяется в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

На выданную сумму отпускных составляется расходный кассовый ордер (формы № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

Работникам также своевременно предоставляются трудовые и социальные отпуска и порядок расчета причитающейся суммы выплат, производится бухгалтерией.

Дата добавления: 2015-03-31