Об'єкти бази даних Access

Під терміном база даних в Access розуміють сукупність основних типів об'єктів: таблиць, запитів, форм, звітів, сторінок, макросів та модулів.

У реляційних базах даних вся інформація міститься у вигляді таблиць. Вони є основними об'єктами бази даних. На їх основі будуються форми, запити та звіти. Кожен рядок таблиці являє собою запис, а стовпець -поле. Запис містить набір даних про один об'єкт, а поле - однорідні дані про всі об'єкти. База даних може складатися з декількох таблиць. Всього до складу бази даних Access 2000 може входити не більше 32768 таблиць, причому одночасно відкрити для доступу можна 255 таблиць.

Запитам характерний широкий спектр функцій. У першу чергу вони призначені для пошуку та відбору даних за встановленими критеріями (умовами). Вони також використовуються для обробки даних таблиць, а також створення на їх основі нових.

Форма - це бланк, який потрібно заповнити для доповнення таблиці, або маска, яка накладається на набір даних для їх відображення. Форма-бланк дозволяє спростити процес заповнення бази, що дає змогу доручити вве­дення інформації персоналу невисокої кваліфікації. За допомогою форми-маски можна обмежити обсяг інформації, доступної для користувача.

Звіти служать для відображення підсумкових даних з таблиць та запитів у зручному для перегляду та друку вигляді, а також для проведення аналізу даних.

Сторінки доступу до даних - це спеціальний тип Web-сторінок, призначених для перегляду даних та роботи з ними в зовнішній або внутрішній мережі.

Крім описаних вище об'єктів, до складу бази даних можуть входити макроси, які автоматизують процеси її заповнення, відбору інформації тощо. Для виконання операцій, які неможливо реалізувати за допомогою команд чи макрокоманд Access 2000, передбачені додаткові засоби -процедури обробки подій чи виконання обчислень, написані мовою VBA. Такі процедури оформляються у вигляді модулів.

Access зберігає базу даних у файлах з розширенням.mdb, куди одночасно входять усі об'єкти: таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі.

Створення таблиці в режимі конструктора

Режим конструктора призначений для того, щоб визначити структуру таблиці для збереження інформації. Для створення таблиці в режимі конструктора треба на вкладці „Таблицы” натиснути на кнопку „Создать”. У діалоговому вікні, що відкриється, вибрати „Конструктор” і натиснути кнопку „ОК”.

Вікно конструктора таблиці складається з чотирьох основних частин: „Имя поля”, Тип даннях”, „Описание” і „Свойства поля”.

1. Помістити курсор у стовпчик „Имя поля” і надрукувати назва стовпця. (Імена полів можуть містити до 64 символів. Можна використовувати всі букви, числа,прогалинии і спеціальні символи, крім!,., ' і [ ]. Не рекомендується використовувати прогалини і спеціальні символи.

2. Натиснути клавішу Tab чи Enter, щоб перейти в наступний стовпчик – „Тип даннях”.

3. Вибрати тип даних.

4. У стовпчику „Описания” ввести текст, що містить опис об'єкта, що виводиться у вікні бази даних, а також опис окремих полів таблиці чи запиту.

Типи даних

Типи даних мають властивості, що перераховані на вкладці „Общие” у „Свойствах поля”. Сутність цих властивостей коротко описана у вікні праворуч від переліку властивостей.

Тип даних	Можливості
Текстовый	(Використовується за замовчуванням). Текст чи сполучення тексту і чисел. Можуть використовуватися числові значення, що не вимагають обчислень.
Поле МЕМО	Текст або числова інформація обсягом до 65 535 символів.
Числовой	Числові дані, які використовуються в математичних обчисленнях.
Дата/время	Значення дати і часу. Допускає різні формати.
Денежный	Грошові значення і числові значення, які використовуються в математичних обчисленнях над числами, що мають від одного до чотирьох знаків після коми.
Счетчик	Особливий (послідовно збільшується на 1) номер, що привласнюється при введенні нового запису в таблицю. Ці поля не можна змінювати надалі.
Логический (Да/Нет)	Значення, що містять одне з двох можливих значень (Так/Ні, Істина/Неправда, Включене/Виключене).
Поле объекта OLE	Об'єкти (наприклад, документ Microsoft Word, графіка, звуки і т.д.) зв'язані чи впроваджені в таблицю Access.
Гиперссылка	Текст чи сполучення тексту і чисел, збережених у вигляді тексту і використовуваних як адрес гіперзв'язку.
Мастер подстановок	Створює поле, що дозволяє вибрати значення з іншої таблиці чи зі списку значень, використовуючи список, що розкривається.

Створення ключового поля

Ключові поля – це поля, що містять унікальну інформацію про записи таблиці. Наявність ключового поля обов'язкова. Якщо не задати ключове поле, то Access створює його самостійно. Воно буде мати ім'я – Код, тип – Счетчик. Можна створити кілька ключових полів. Ключове поле не повинне містити порожніх чи даних, які повторюються.

1. Виділити поле, яке треба зробити ключовим.

2. Виконати команду Правка→Ключевое поле чи натиснути кнопку „Ключевое поле”.

Збереження таблиці

Після заповнення таблиці даними необхідно зберегти таблицю. Для цього треба виконати команду Файл→Сохранить. У діалоговому вікні, що з’явиться, ввести ім'я таблиці і натиснути „ОК”.

Створення таблиці в режимі таблиці

Режим таблиці дозволяє вводити інформацію найшвидшим способом. Режим таблиці встановлюється, якщо двічі натиснути лівою кнопкою миші по піктограмі таблиці. Між режимами конструктора та таблиці можна переключатися за допомогою кнопки „Вид” на панелі інструментів або за допомогою пункту меню „Вид”.

Для того, щоб утворити новий запис в таблиці, можна перемістити курсор вкінець таблиці і натиснути клавішу Enter або виконати команду Вставка→Новая запись або натиснути на кнопку області Запись чи панелі інструментів.

Для того, щоб знищити запис, потрібно його виділити та натиснути клавішу Delete або кнопку „Удалить запись” на панелі інструментів.

Зміна структури таблиці

До зміни структури таблиці належать: зміна назви поля, його типу або властивостей; вставка пропущеного поля; вилучення введеного поля; зміна послідовності полів у таблиці; копіювання полів. Ці зміни вносять у режимі конструктора.

Ø Вставка пропущеного поля. Активізувавши поле, перед яким слід вставити нове поле, потрібно виконати команду Вставка→Строки або використати кнопку „Добавить строки” на панеля інструментів .

Ø Вилучення поля. Виділивши поле, яке треба вилучити, вибирають команду меню Правка→Удалить або натиснути кнопку „Удалить строки” на панелі інструментів .

Ø Зміна послідовності полів у таблиці. Для виконання такої зміни виділяють поле, яке необхідно перемістити, і, тримаючи натисненою ліву кнопку миші, переміщають його так, щоб контрастна лінія опинилася між тими полями, де повинно знаходитись виділене поле, після чого відпустити кнопку миші.

Ø Копіювання полів. Для копіювання полів треба виконати дії:

Ÿ виділити поле, яке копіюємо;

Ÿ виконати команду Правка→Копировать;

Ÿ встановити курсор у рядок проекту таблиці, який буде знаходитись після скопійованого нового поля;

Ÿ виконати команду Правка→Вставить.

Майстер створення таблиці

Майстер створення таблиці - це спеціальна програма, яка допомагає користувачеві, послідовно виконуючи вказівки, створювати таблицю на основі існуючих шаблонів. Для запуску програми потрібно на вкладці Таблицы активізувати ярлик Создание таблицы с помощью мастера або у вікні Новая таблица вибрати елемент Мастер таблиц та натиснути кнопку ОК. Відкриється вікно Создание таблиц, в якому необхідно, вибрати зразок таблиці, та поля, які будуть у новоствореній таблиці. При цьому можна вибирати поля з декількох шаблонів.

Для того, щоб назва поля шаблону опинилася в структурі нової таблиці,

потрібно двічі клацнути по ній лівою кнопкою миші, або виділити на натиснути кнопку > вікна. Для перенесення всіх полів зразка достатньо натиснути кнопку >> цього ж діалогового вікна. Забирають поля зі структури кнопками < або << відповідно.

Майстер дозволяє змінити назви полів у списку нової таблиці. Для цього потрібно активізувати поле та натиснути кнопку Переименовать поле.

На другому кроці майстра задають ім'я нової таблиці та вибирають один із способів визначення ключового поля.

Третій крок дозволяє задати типи зв'язків (якщо такі потрібні) з уже існуючими таблицями бази даних.

Завершальний крок дозволяє вибрати подальші дії після створення таблиці, а саме: змінити структуру таблиці, ввести дані безпосередньо в таблицю чи ввести дані за допомогою форми, яку також створить майстер. У цьому ж вікні можна задати опцію для виведення довідки про роботу з таблицею.

Після натискання кнопки Готово на вкладці таблиць з'явиться піктограма нового об'єкту.

Дата добавления: 2015-05-08