Системи автоматизації діловодства поділяють на два класи

1.Системи управління електронними архівами. Їх основні функції: реєстрація нових документів, зберігання, пошук, вилучення.

2.Системи управління електронним документообігом (Electronic Document Management Systems, EDMS). На них покладено функції управління документами на шляху проходження від одного користувача — посадової особи — до іншого з можливістю контролю за їх переміщенням з фіксацією всіх змін і супровідних резолюцій. У готових системах одного класу можуть зустрічатися функції другого класу.

Система електронного документоообігу — організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів в комп'ютерних мережах, а також що забезпечує контроль над потоками документів в організації.

Документообіг — рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення; комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота.

Електронний документообіг — єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».

Електронний документ (ЕД) — документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носієві у вигляді файлу відповідного формату.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — аналог власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.

Використання електронних документів регулюється законами:

– Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановив основні організаційно-правові засади використання електронних документів та ведення електронного документообігу. Закон визначає електронний документ як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Закон визнав юридичну силу електронного документа.

– Закон України «Про електронний цифровий підпис» визначив правовий статус електронного цифрового підпису та врегулював відносини, що виникають за його використання. Електронний цифровий підпис Закон визначає як вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Системи електронного документообігу EDMS (Electronic Document Management Systems) реалізують функції керування введенням, зберіганням та рухом потоків документів в електронному вигляді. Головне призначення EDMS - забезпечення цілісності документів та їх чіткої класифікації з метою полегшення пошуку.

До складу систем електронного документообігу входять:

– засоби зберігання документів;

– засоби доступу до системи документообігу;

– засоби реалізації бізнес-логіки, що визначає способи формування документів та маршрути їх доставки конкретним співробітникам для внесення змін і затвердження.

Системи електронного документообігу можуть використовуватись на різних рівнях управління.

Дата добавления: 2015-05-08