Приклади EDMS

Основні принципи електронного документообігу

1. Однократна реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ в будь-якій інсталяції даної системи.

2. Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання.

3. Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа (процесу).

4. Єдина (або погоджено розподілена) база документної інформації, що дозволяє унеможливити дублювання документів.

5. Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього.

6. Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу і приймати управлінські рішення, грунтуючись на даних із звітів.

Система електронного документообігу має відповідати таким вимогам:

– здійснювати ведення користувачів на основі організаційно-штатної структури організації;

– вести журнали реєстрації і контролю виконання (РКК);

– контролювати терміни виконання документів, сповіщати про наближення строків контролю, про невиконані в термін документи;

– зберігати документи в системі;

– підтримувати шаблони документів, складені документи, версії, перехресні посилання між документами;

– відслідковувати документи поза системою, здійснювати виписку документів з системи;

– здійснювати пошук документів: атрибутивний, повнотекстовий, нечіткий пошук;

– підтримувати розробку документів на стадії проекту;

– підтримувати візування, узгодження, затвердження документів;

– здійснювати рух документів - документообіг, підтримувати всі види маршрутизації, автоматичне розсилання з повідомленням, обмін повідомленнями і дорученнями усередині системи, формувати реєстри відправки у зовнішні організації;

– вести класифікатори документів (за типом, видом і т. ін.), довідники;

– здійснювати жорстке розмежування повноважень в системі, підтримувати ролі, вести протоколювання і аудит дій користувачів;

– підтримувати можливість шифрування, цифровий підпис;

– вести справи документів, підтримувати функцію списання документів до справи, передачу справ до зберігання в архів;

– формувати потрібні звіти, в т. ч. статистичні звіти з діловодства організації.

Система електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів Megapolis.DocNet (www.inbase.com.ua)

Система електронного документообігу "MasterDoc" (www.bkc.com.ua)

Система електронного документообігу "ДІЛО" (www.eos.com.ua)

Програмно-методичний комплекс класу управління документами (Enterprise Content Management) і бізнес-процесами (Business Process & Workflow Management) - ІНТАЛЄВ: Корпоративні документи і процеси (www.intalev.ua)

Система електронного документообігу ru:FossDoc (www.fossdoc.com.ua)

22. Системи керування контентом

Системи керування контентом CMS (Content Management Systems) реалізують сучасну концепцію керування контентом (змістом) підприємства ECM (Enterprise Content Management) і забезпечують контроль процесів створення, доступу, доставки інформації та її інтеграції з метою повторного використання та аналізу. Системи уможливлюють роботу з інформаційними об’єктами, меншими за документ, що полегшує процеси обміну інформацією між прикладними програмами. Головне призначення CMS - керування інтелектуальними активами організації, що існують у вигляді безлічі різнорідних електронних документів на робочих місцях персоналу.

Контент-аналіз змісту текстового документа ґрунтується на визначенні частоти появи в тексті певних елементів або кодифікованих ознак і включає кількісний і якісний аналіз. Кількіснийконтент-аналіз ґрунтується на визначенні частот появи в тексті певних характеристик (змінних) змісту. Якісний контент-аналіз дає змогу робити висновки навіть на основі єдиної присутності або відсутності деякої характеристики змісту.

Методи кількісного контент-аналізу включають:

– розрахунок абсолютних і відносних частот появи в текстах термінів або тем;

– концептуальний аналіз - розрахунок частот появи категорій (наборів слів, об’єднаних на певній підставі);

– розрахунок відхилень від нормальної частоти категорій;

– визначення зв’язків між категоріями у тексті (cooccurance);

– визначення контекстів (істотних ознак) вжитку слів (collocations) та їх аналіз;

– автоматичну категоризацію текстів та ін

Засоби керування контентом підприємства ECM (Enterprise Content Management) призначені для роботи з неструктурованими даними. Керування контентом підприємства - це сукупність технологій, використовуваних для виділення, менеджменту, аналізу, зберігання і поширення контенту і документів, що належать до організаційних процесів. Стандартизацію в області ECM координує Асоціація керування інформацією і зображеннями AIIM (Association for Information and Image Management).

В межах підприємства можуть створюватись корпоративні системи керування контентом на основі його інтеграції. Підхід інтеграції контенту підприємства ECI (Enterprise Content Integration) передбачає абстрагування даних, тобто виділення контента, і забезпечення доступу до гетерогенних даних на основі контента. Це потребує створення карт «семантичного рівня», на яких подається розподіл гетерогенних корпоративних даних. Такі карти є оболонкою, що приховує від користувачів особливості збереження різнорідних даних в інформаційних системах. Терміном «контекстуалізація даних» (data contextualization) позначають адаптацію даних засобами ECI до систем, що використовують однорідні дані, - від електронних таблиць і текстових редакторів до систем корпоративного рівня (ERP).

Існує декілька способів роботи з контентом підприємства. Найчастіше ці способи передбачають участь людини в процесі рішення, і їх називають орієнтованими на користувача (User oriented Integration, UI). Підхід на базі UI включає корпоративний пошук (Enterprise Search) і корпоративні портали (Enterprise Portal).

Системи корпоративного пошуку спроможні індексувати і шукати дані, що зберігаються в різних розподілених репозиторіях. Використовуються дві альтернативні архітектури пошуку: out-of-band і in-band. У першій агенти-«павуки» періодично переглядають репозиторії і будують єдиний індекс розподіленого контента. У другій (її іноді називають «федеративним пошуком» - federated search) використовується концентратор, що спрямовує запити в різні репозиторії, потім об’єднує результати пошуку і надає їх користувачу. Особливістю такого доступу до розподіленого контенту є його однонаправленість: можна виявити документ або зображення, але не можна зберігати нову версію або доповнювати поточну метаданими.

Технології корпоративних порталів дають змогу поширювати контент, але не вирішують задач керування контентом підприємства і не враховують потреб програмних додатків, що потребують доступу до контенту.

На ринку програмних продуктів зараз широко представлені засоби реалізації керування контентом від різних виробників: Microsoft (Microsoft CMS), EMC (Documentum BPM), Oracle (Oracle Files 10g), FileNet (Content Manager, Web Content Manager, Forms Manager, Image Manager, Team Collaboration Manager, Records Manager) та ін.

Наприклад, система контент-аналізу Galaktika-Zoom надає функціональні можливості:

· пошук інформації за словами з урахуванням їх морфології або змісту та формування інформаційних масивів за конкретними аспектами досліджуваної проблеми;

· аналіз об’єктивних смислових зв’язків відібраних даних, виявлення закономірностей і тенденцій динаміки розвитку досліджуваної проблеми. При цьому використовується пошук і аналіз закономірностей повторень словосполучень у текстових масивах даних і наступне їх ранжування;

· порівняння декількох станів проблеми. Проблема подається у вигляді «образу» - теми проблеми і ранжованого списку значущих слів. Далі цей «образ» відстежується з певною періодичністю та аналізуються причини його зміни.

23. Характеристика засобів бізнес-аналітики

Бізнес-аналітика (business intelligence, ВІ) об’єднує групу засобів, головним призначенням яких є дослідження та аналіз великих обсягів даних з метою виявлення загальних тенденцій в економічних процесах, вироблення розуміння ситуації та становища підприємства для подальшого прийняття ефективних рішень.

Уперше термін Business Intelligence (ВІ) введено Г. Дреснером (співробітником аналітичної компанії Gartner) у 1989 р. для визначення процесу, який включає доступ і дослідження інформації, її аналіз з метою оптимізації прийняття рішень.

В широкому сенсі бізнес-аналітика означає:

- процес перетворення економічних даних в інформацію і знання для підтримки прийняття неформалізованих рішень;

- інформаційні технології (методи і засоби) збору даних, консолідації інформації і забезпечення доступу бізнес-користувачів до знань;

- бізнесові знання, здобуті в результаті поглибленого аналізу докладних даних і консолідованої інформації.

Основу технології бізнес-аналітики складають організація доступу користувачів до нагромаджених протягом декількох хронологічних періодів кількісних даних, що характеризують певні сфери діяльності підприємства, та підтримка різноманітних аналітичних операцій над даними. Середовищем збереження даних для бізнес-аналізу, крім баз даних, зазвичай слугують сховища даних (Data Warehouse). На відміну від баз даних оперативних інформаційних систем, що зберігають оперативну та умовно-постійну довідкову інформацію, сховища даних спеціально створюються для накопичення поточних даних, призначених для подальшого аналізу з метою прийняття рішень.

Відповідно, у сховища поміщають не всі дані, а лише ті, що мають значення в контексті аналізу певної предметної області. Зі сховищами зазвичай пов’язані певні методи і засоби їх ведення, які забезпечують відбір даних з баз даних транзакційних систем та з інших джерел, очищення, узгодження, інтеграцію та збереження даних, призначених для аналізу.

У системах керування ефективністю бізнесу (EPM) та системах керування бізнес-процесами (BPM) застосування технології бізнес-аналітики визначається функціональним призначенням даних систем. Відповідно існують два погляди на бізнес-аналітику як на технологію оброблення даних, керовану стратегією, і технологію оброблення даних, керовану процесами. В системах EPM технологія ВІ, керована стратегією, прив’язує бізнес-аналітику до безпосереднього керування плануванням і виконанням виробничих завдань. У системах BPM керована процесом технологія ВІ має охоплювати усі його елементи і не лише надавати інтегровані вхідні та вихідні показники процесу, а й забезпечувати оптимізацію усіх його етапів.

24. Класифікація засобів бізнес-аналітики (ВІ)

Класифікація засобів Business Intelligence (ВІ)

1. Інструменти ВІ:

– генератори запитів і звітів;

– інструменти оперативного аналітичного оброблення даних (online analytical processing, OLAP) і сховища даних;

– корпоративні BI-набори (enterprise BI suites, EBIS);

– BI-платформи (ВІ-platforms, ВІР).

2. ВІ-прикладні програми (додатки).

Генератори запитів і звітів – інструменти, що надають користувачам доступ до баз даних, аналіз і динамічне формування звітних документів. Запити можуть бути як незапланованими (ad hoc), так і мати регламентний характер. Розвинені генератори запитів і звітів об’єднують можливості пакетної генерації регламентних звітів і генераторів запитів, розсилки звітів і їх оперативного оновлення, містять засоби ділової графіки, мають можливості інтеграції з офісними програмними системами та публікації звітів в Internet.

Засоби оперативного аналітичного оброблення даних (online analytical processing, OLAP) і сховища даних дають змогу аналітикам отримати точні значення ключових показників діяльності підприємства в автоматичному режимі або шляхом швидкого інтерактивного доступу до даних у сховищі і виконання над ними різноманітних аналітичних операцій: перетину (slice&dice), обертання (pivoting), розгортання, згортання (drill down/ roll up), проекції, агрегування, розрахункових операцій тощо. OLAP-операції над даними можуть бути організовані у певний спосіб для відображення різних аспектів діяльності підприємства, надаючи можливість досягти розуміння стану бізнес-процесів під час оперативного прийняття рішень. Показники діяльності підприємства стають більш доступними, оскільки оновлюються динамічно і подаються в контексті історичних даних та екстрапольованих трендів.

Корпоративні BI-набори (enterprise BI suites, EBIS) – набори інструментів генерації запитів, звітів і OLAP. Корпоративні BI-набори мають забезпечувати масштабування і використовуватись не лише внутрішніми користувачами, а й ключовими замовниками, постачальниками та ін. Продукти BI-наборів мають допомагати адміністраторам під час впровадження і керування Business Intelligence (BI) без додавання нових ресурсів. Деякі постачальники описують свої BI-набори как BI-портали. Ці портальные прикладні програми забезпечують підмножину можливостей EBIS за допомогою Web-браузера.

Дата добавления: 2015-05-08