Архівної справи та документознавства

НАКАЗ

200 м. Київ №

ОДЕСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Вул. Маршака 18, м. Одеса 145320, тел [phone], факс [phone]

Р/р № 32009104600 в Правлінні НБУ у Одеській обл.

МФО 307123 Код ЄДРПОУ 26237202, №р://чгмч/ сШо. 0(1е55а.иа.

№

від.

На №_

Оформлення сторінок документа. Нумерація сторінок. Членування та нумерація частин тексту.

Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишаються вільні місця — так звані береги. Берег з лівого боку становить 30 мм. Він використовується для резолю­цій та інших позначок, а також дає змогу вільно читати текст долученого до справи документа з паперовим носієм.

Праворуч на документі залишається берег не менше 10мм. Це страховий запас, що дає змогу закріпити документ у множильних апаратах, зберігати текст від пошкоджень й може слугувати для підрізання зношеного під час роботи краю до мінімуму.

Треба також мати на увазі, що праворуч рядки тексту закінчу­ються на неоднаковій відстані від краю аркуша, оскільки в діло­вих паперах переважно уникають переносів слів. Проте лінія пра­вого берега не повинна бути аж надто ламаною.

Берег верхнього кінця аркуша документа повинен бути не мен­ше —20мм й має естетичне значення. На ньому можуть розміщу­ватися позначки діловодай проставлятися нумерація сторінок.

В нижній частині аркуша берег документа не повинен бути меншим, ніж 20 мм.

Якщо документ займає більше, ніж один аркуш паперу, на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Крім них, там має бути не менше двох рядків тексту.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні — на чистих аркушах паперу такого самого розміру і якості, що й папір, на якому надруковано бланк.

Нумерація сторінок (пагінація)

У документах, що оформляються на двох і більше аркушах па­перу, другий і наступні за ним аркуші нумеруються.

У разі розміщення тексту документа на одному боці аркуша номери проставляються посередині верхнього берега аркуша на відстані не менше 10 мм від верхнього його краю арабськими цифрами без слова «сторінка» і пунктуаційних знаків.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторін­ки позначаються у правому верхньому кутку, парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Членування та нумерація частин тексту

Рубрикація — це членування тексту на складові частини, гра­фічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Вона є зовнішнім вираженням ком­позиційної будови службового документа.

Складність рубрикації залежить від змісту документа, його об­сягу, тематики й призначення.

Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Словом «абзац» позначається також частина тексту між двома такими відступами.

Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допома­гає читачеві.робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою. Часом абзац може складатися з одного речення (якщо цьому реченню надають особливого значення), а також охоплювати групу речень, які послі­довно розкривають складну думку. Проте в усіх випадках абзац по­винен бути внутрішньо замкненою смисловою одиницею, бо інак­ше процес читання й обробки документа значно ускладнюється.

Нумерація частин тексту — це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташування його складових частин. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кож­ного з нумерованих елементів тексту.

Існує дві системи нумерації: комбінована і суто цифрова. Перша грунтується на використанні різних типів позначок — римських та арабських цифр, великих літер, поєднуваних з абзацними від­ступами. Друга використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності.

За комбінованої схеми нумерація може доповнювати абзацне членування тексту (при перерахуванні тез, пунктів, правил) й зас­тосовуватися всередині абзаців.

Вибір того чи іншого конкретного варіанта нумерації зале­жить від змісту тексту, його обсягу, складу. У простіших випадках використовуються тільки однотипні знаки — звичайні арабські цифри або малі літери. Документи складного характеру часто ви­магають застосування комбінованих способів абзацного члену­вання та нумерації.

При використанні знаків різних типів комбінована система має будуватися за спадаючою ознакою:

АБВГД... ІII НІГ/У.. 12345...2)3)4)5)... а) б) в) г) д)... Як правило, великими літерами користуються рідко; значні за обсягом частини тексту нумерують найчастіше римськими цифрами; підрозділи — арабськими, пункти всередині розділів — ма­лими літерами.

Для більших за абзац рубрик можуть застосовуватися й сло­весні найменування (параграф /§/, розділ, частина та ін.), які теж нумеруються. Тут діють такі правила:

♦ рубрики можуть нумеруватися лише тоді, коли є хоча б два однорідних елементи переліку;

♦ однорідні засоби нумерації (слова, цифри, букви) можна застосовувати тільки до однотипних частин;

♦ комбіновані способи нумерації вимагають точного дотри­мання правил пунктуації.

Комбінована система нумерації майже неможлива без заго­ловків. Заголовок має:

♦ точно відповідати змістові документа або його частини;

♦ бути логічно повноцінним — недвозначним і несуперечли-вим;

♦ бути по можливості якнайкоротшим.

Суто цифрова система нумерації широко застосовується у ді­ловодстві та науково-технічній літературі. Вона дає змогу обійти­ся без словесних найменувань частин (розділ, підрозділ, пункт, підпункт) і без заголовків до частин тексту. Будується ця система за такими правилами:

♦ кожна складова тексту, яка відповідає поняттям «частина», «розділ», «пункт», «підпункт», дістає свій номер;

♦ номери позначаються лише арабськими цифрами;

♦ після кожної цифри ставиться крапка;

♦ номер кожної складової частини включає всі номери відпо­відних складових вищих ступенів поділу.

Так, розділи нумеруються 1., 2., З (перший, другий, третій); підрозділи — 1.1.; 1.2.; 1.3 (перший підрозділ першого розділу; другий підрозділ першого розділу; третій підрозділ першого роз­ділу); пункти нумеруються: 1.1.2.; 3.1.2 (другий пункт першого підрозділу першого розділу; другий пункт першого підрозділу третього розділу);

♦ номери найбільших за обсягом частин тексту — перший, найвищий ступінь поділу — складаються з однієї цифри (1);

♦ на другому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з двох цифр (1.2);

♦ на третьому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з трьох цифр (1.3.5) і т. п.

Бланк документа. Види бланків документів

Дата добавления: 2015-05-08