Погодження документів

Порядок адресування документів

Адресат (реквізит 16) оформляється на документах, призначених для передачі керівництву (заяви, доповідні та пояснювальні записки тощо) або структурному підрозділу (розпорядження, вказівки та ін.). Адресат визначається також у випадках, коли листи чи документи надсилаються іншим суб'єктам.
Реквізит "адресат" може складатися з таких складових частин: найменування суб'єкта (в називному відмінку); найменування структурного підрозділу (в називному відмінку); назва посади одержувача (в давальному відмінку); прізвище та ініціали (в давальному відмінку). Наприклад:
Стоноженку Ю.В.; поштова адреса.
Кожна із вказаних складових частин адресата розташовується з нового рядка з одного положення табулятора. Відстань між ними дорівнює 1,5 інтервалу. Розділові знаки (крапки та коми) не ставляться.
Оскільки назва суб'єкта та його структурного підрозділу вказується в називному відмінку, прийменник "в" відсутній.
При внутрівідомчому листуванні і листуванні з постійними кореспондентами, коли відома конкретна службова особа, у компетенції якої знаходяться дані питання, для оперативного отримання документа доцільно вказувати посаду і прізвище одержувача. При цьому ініціали проставляються після прізвища, а перед прізвищем може вказуватись вчений ступінь. Наприклад:
Черкаський державний технологічний університет факультет електронних технологій «завідувачу кафедрою, д.т.н., професору Коваленко В. О,
У випадках, коли документи адресуються на ім'я посадової особи суб'єкта, назва суб'єкта входить у назву посади і вказується в давальному відмінку. Наприклад:
Директору Українського науково-дослідного інституту >> джерелознавства та архівної справи «Іванову 1.1.
У випадках, коли ми звертаємось до приватних осіб, спочатку потрібно вказати адресу (згідно з Поштовими правилами), а потім прізвище та ініціали особи.
Повну поштову адресу потрібно вказувати у випадках, коли документи направляються адресату одноразово.
Свої особливості має порядок адресування документів іноземним кореспондентам. Вони адресуються суб'єктам або конкретній особі (без зазначення посади). При цьому спочатку вказуються прізвище та ініціали, потім найменування суб'єкта, далі його адреса.

Погодження документів.Засвідчення документа.

Проекти підготовлених документів перед підписанням в ряді випадків погоджуються із зацікавленими суб'єктами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.
Це робиться для перевірки доцільності та своєчасності документа і є, по суті, оцінкою проекту.
Погодження здійснюється в межах суб'єкта та за його межами. Внутрішнє погодження оформляється візою, яка складається із особистого підпису візуючого і дати. Але віза може бути оформлена і більш детально: визначення посади візуючого, підпис, його розшифрування (ініціали і прізвище) та дата.
На зразок візи оформляється також відмітка про ознайомлення з документом (ознайомлююча віза). У випадку незгоди з документом, наявності зауважень та доповнень до проекту вони викладаються на окремому аркуші.
Місце візи - нижче підпису або з лівого поля документа на останньому аркуші того ж екземпляру, який буде залишений в суб'єкта. Для документів внутрішнього обігу - це перший екземпляр, для тих, які відправляються за межі суб'єкта, - другий.
Суб'єкти повинні мати перелік найбільш важливих документів із зазначенням осіб, візи яких необхідні при їх оформленні. Такий перелік доцільно подати в додатку до інструкції з діловодства.
Зовнішнє погодження документа може бути оформлене протоколом погодження або обговорення проекту документа, але найчастіше - грифом погодження.
Гриф погодження оформляється відповідно до вимог державного стандарту та має два варіанти: погодження з конкретною посадовою особою та погодження з колегіальним органом. Наприклад:
У першому випадку після слова ПОГОДЖЕНО вказується назва посади, включаючи назву суб'єкта, ставиться особистий підпис, дається його розшифрування та вказується дата. В другому випадку після слова ПОГОДЖЕНО вказується документ, його номер та дата.
Слово ПОГОДЖЕНО пишеться великими літерами без лапок. Місце грифа погодження - нижче реквізиту "підпис" на лицьовому боці документа. За необхідністю погодження з кількома суб'єктами може складатися окремий лист погодження.

Дата добавления: 2015-05-08