Відмітки на документах 1 страница

Відмітки на документах показують стадії їх виконання та проходження.
Відмітка про надходження (реквізит 31) проставляється при отриманні документа в нижньому правому куті найчастіше спеціальним реєстраційним штампом. Цей реквізит включає скорочену назву суб'єкта, до якого надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Дата отримання документа є початком відліку терміну виконання отриманого документа.
Резолюція (реквізит 18). Після первинного опрацювання документ надходить до керівника суб'єкта або структурного підрозділу, який в резолюції вказує порядок та характер виконання документа.
Резолюція, по суті, закріплює розпорядження керівника з приводу виконання документа. Вона повинна бути чіткою, короткою, конкретною, коректною та складатися з таких елементів: кому доручається виконання - прізвище та ініціали виконавця у давальному відмінку; що доручається - характер та порядок виконання; термін виконання; підпис того, хто написав резолюцію, та дата резолюції.
Резолюція часто є підставою взяття документа на контроль. В цьому випадку термін виконання документа береться з резолюції. Резолюція проставляється у верхній правій частині документа між адресатом та текстом.
Відмітка про контроль (реквізит 20) проставляється на документах, що потребують виконання та взяття на контроль, у вигляді літери "К" (контроль) або контрольної дати на лівому полі документа на рівні заголовка. Може наноситись гумовим штемпелем або писатися від руки червоним, синім, зеленим олівцем.
Відмітка про виконання документа та направлення його до справи (реквізит29) проставляється одразу ж після вирішення питання та надсилання відповіді. Складається зі слів: "До справи", номера справи, до якої документ буде підшитий; коротких повідомлень про виконання документа; підпису, дати.
Реквізит розташовується на нижньому полі першої сторінки.
Відмітка про перенесення даних на машинний носій (реквізит ЗО) проставляється в суб'єктах, що користуються ЕОМ. Складається зі слів: "Інформація перенесена на машинний носій", підпису особи, відповідальної за перенесення даних в пам'ять ЕОМ, та дати перенесення. Проставляється на нижньому полі між відмітками про виконання та отримання документа.
Відмітка про виконавця (реквізит 28) складається з прізвища виконавця та номера його телефону. Цю відмітку мають тільки вихідні документи-довідки, висновки, листи та ін. До неї належать прізвище того, хто склав документ (без ініціалів), та номер його телефону. Відмітка дуже важлива для оперативного зв'язку з тим, хто готував документ, уточнення та пояснення питань, що висвітлені в документі.
ДСТУ 4163-2003 допускає розташування цього реквізиту на лицьовому боці останнього аркуша документа в нижньому лівому куті. Нижче прізвища виконавця при необхідності може вказуватись індекс оператора ПК (як правило, перші літери імені та прізвища), кількість роздрукованих екземплярів та дата друку.

Визначення поняття «реквізит». Види реквізитів документа.

Визначення поняття «реквізит»

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів, написання й розташування на бланку реквізитів до­кумента. Термін «реквізит» латинського походження {ге§иізиШт), що перекладається як «потреба». У Середньовічній Італії ним оз­начали необхідні й обов'язкові елементи боргових зобов'язань, цінних паперів, передусім — векселів.

У термінологічному словнику слово «реквізит» подається як обов'язковий елемент офіційного документа.

Реквізит аіужбового документа за Національним стандартом «Діловодство та аохівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732:2004» — це інформація, яку зафіксовано в службово­му документі для його ідентифікування, організування обліку і (або) надання йому юридичної сили [76].

Багаторічна практика і управлінська наука визначають уніфіко­вані правила оформлення документів, які виготовляють на блан­ках паперу стандартних форматів, про що вже зазначалось в пер­шому модулі (див. підрозділ 1.4)

Правила оформлення документів закріплені в Примірній інс­трукції з діловодства, що затверджена відповідною постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року [29].

Оформляють реквізити відповідно до формуляра-зразка згід­но із Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлення документів: ДСТУ 4163 — 2003»[71].

Формуляр-зразок документа (від латинського Рогтиіагіш) — єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює галузь використання, формати, розміри, вимоги до побудови конкретної сітки та сукупність властивих їм реквізитів, розташо­ваних у сталій послідовності.

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів:

1) зображення Державного герба України, герба Автономної Рес­публіки Крим;

2) зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

3) зображення нагород;

4) код організації;

5) код форми документа;

6) назва організації вищого рівня;

7) назва організації;

8) назва структурного підрозділу організації;

9) довідкові дані про організацію;

10) назва виду документа;

11) дата документа;

12) реєстраційний індекс документа;

13) посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14) місце складання або видання документа;

15) гриф обмеження доступу до документа;

16) адресат;

17) гриф затвердження документа;

18) резолюція;

19) заголовок до тексту документа;

20) відмітка про контроль;

21) текст документа;

22) відмітка про наявність додатків;

23) підпис; %%•'■

24) гриф погодження документа;

25) візи документа;

26) відбиток печатки;

27) відмітка про засвідчення копії;

28) прізвище виконавця і номер його телефону;

29) відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30) відмітка про наявність документа в електронній формі;
З І) відмітка про надійдення документа до організації;

32) запис про державну реєстрацію.

Усі реквізити в одному документі бути не можуть, оскільки де­які з них взагалі не можуть бути використані. Наприклад, у служ­бовому листі немає реквізитів «назва документа», «гриф затвер­дження»; в автобіографії немає реквізитів «адресат» чи «індекс документа» тощо.

Види реквізитів документа

Реквізити на документі можуть бути постійні та змінні. Постійні реквізити наносять тоді, коли виготовляють уніфіко­вану форму чи бланк документа.

Змінні реквізити наносяться на той чи інший документ під час його складання.

У процесі підготовки і оформлення документів обов'язкові реквізити можуть бути доповнені змінними, якщо того вимагає призначення документа, його обробка тощо.

Наприклад, нормативні акти міністерств, інших органів держав­ної виконавчої влади, органів господарського управління та конт­ролю, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян

або мають міжвідомчий характер, й підлягають державній реєстра­ції у Мін'юсті України, Мін'юсті Автономної Республіки Крим, об­ласних, Київському та Севастопольському міських управліннях юстиції повинні мати реквізит «номер державної реєстрації».

Поздовжнє розміщення реквізитів доцільне тоді, коли назва ус­танови складається з великої кількості слів і не може розмісти­тись на місці, відведеному для кутового штампа.

Кутове розміщення реквізитів більш доцільне, оскільки право­руч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити «ад­ресат», «резолюція», «затвердження», «гриф обмеження доступу до документа».

Відбиток печатки. Правила використання печатки в управлінській діяльності.

Відбиток печатки завіряє підпис відповідальної особи на доку­ментах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксу­ють факти витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими акта­ми (трудові книжки, титульні списки тощо). Крім того, відбиток печатки проставляється на статутах (положеннях) організацій, штатних розписах, договорах, посвідченнях, дорученнях тощо.

Перелік документів, на які ставиться відбиток гербової печат­ки, визначається організацією на підставі чинних нормативних актів (див. додаток 2.4).

Порядок виготовлення, зберігання і обліку гербової печатки та користування нею визначають законодавчі акти та інструкції МВС України.

Печатки із зображенням Державного герба України не можуть використовуватися суб'єктами підприємницької діяльності не­державного сектора.

Проста печатка може бути різною за формою: кругла, квадратна чи трикутна. Вона відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), проставляється на копі­ях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмноже­них примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні.

Проставляти відбиток печатки слід таким чином, щоб він охоплював частину (3-4 літери) назви посади особи, яка підписа­ла документ. Відбиток печатки повинен добре читатися.

Для проставляння відбитка печатки на документі може бути відведено певне місце. Його позначають двома великими літера­ми — М. П. Наприклад:

Генеральний директор Головний бухгалтер М.П.

Відбиток печатки на документі має бути чітким і добре чита­тися.

Загальні вимоги до складання заголовка документа.

Загальні вимоги до складання заголовка документа

Заголовок документа — це реквізити документа, що розміщують­ся у верхній його частині й можуть включати зображення герба чи емблеми організації, її повну назву як автора документа, довідко­ві дані: адресу, номери телефонів, факсу, розрахунковий рахунок у банку, коди тощо.

Зображення Державного герба України (реквізит 1)

Проектуючи макет бланка, необхідно пам'ятати, що зобра­ження Державного герба помішується на печатках органів дер­жавної влади і державного управління, грошових знаках та знаках поштової оплати, службових посвідченнях, штампах, бланках до­кументів органів державної влади, інших державних органів, мі­ністерств та відомств, а також підприємств, установ та організа­цій у передбачених законодавством випадках.

Проставляти цей реквізит на документах суб'єктів підприємницької діяльності недержавної форми влас­ності забороняється.

Відтворювати надпис «Україна» під зображенням Державного герба України дозволяється тільки на бланках організацій, яким надано статус національних закладів.

Розміщується зображення Державного герба України на блан­ках з кутовим розташуванням реквізитів (кутових бланках) на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організа­ції, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів — у цен­трі верхнього берега.

Розмір зображення Державного герба України: висота 17 мм, ширина 12 мм. Діаметр зображення — не більше 20 мм.

Всі гербові бланки підлягають особливому обліку. На їх зворо­ті типографським способом проставляється порядковий номер, а за необхідності і серія цих номерів. Облік гербових бланків ве­деться окремо за видами бланків у реєстраційно-обліковій формі, їх зберігають у шафах, які замикаються й опечатуються.

Знищення гербових бланків здійснюється за актом з поміткою в звітно-реєстраційній формі.

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) (реквізит 2)

Емблема організації — це символічне графічне зображення, що розкриває напрямок її діяльності. Емблема організації полегшує пошук документа, але не замінює її найменування.

Як емблему організації можна використовувати товарні знаки або знаки обслуговування, які можуть бути у вигляді малюнка, абревіатури, слів або ж бути буквенно-графічними.

Емблему організації не відтворюють, якщо є зображення Дер­жавного герба України або герба Автономної республіки Крим.

Розташовується реквізит на лівому березі бланка документа на рівні назви організації. Емблема організації може бути розміщена над реквізитом «назва організації», а також частково на площі, відведеній для неї і для реквізиту „назва організації. Заміна назви організації її емблемою не допускається, навіть якщо назву пов­ністю відтворено в емблемі

На бланках документів недержавних підприємств, установ та ор­ганізацій дозволено розташовувати зображення емблеми на вер­хньому березі документа, тобто на тому місці, де на бланках держав­них організацій розміщують зображення Державного герба України.

За наявності зображення Державного герба Ук­раїни зображення нагород розмішується під ним.

Зображення державних нагород може бути нанесено на лівій частині площі, відведеній для реквізитів «Назва організації вищо­го рівня»; «Назва організації», «Назва структурного підрозділу орга­нізації».

Філії і підрозділи установи, яка має державні нагороди, також можуть наносити їх на свої бланки.

Код організації (реквізит 4)

Код підприємства чи установи вміщує три блоки: ідентифіка­ції, найменування об'єктів та класифікаційних ознак. Блок іден­тифікації складається з шестизначного ідентифікаційного коду і одного знака контрольного розряду.

Наприклад:

Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ 02018490 або

Код ЄДРПОУ 02018490

В заголовку бланка проставляється лише ідентифікаційний код, який розміщується після реквізиту 9 «Довідкові дані про ор­ганізацію».

Код форми документа (реквізит 5)

Код форми документа визначає належність конкретного доку­мента до певного класу та підкласу уніфікованих форм докумен­тів (УФД) й разом з реквізитом 04 «Код організації» є однією з го­ловних пошукових ознак в САДД.

Проставляється цей реквізит згідно з ДК 010-98 «Державний кла­сифікатор управлінської документації», який є складовою частиною державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) являє собою номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів з унікальними кодовими позначеннями.

Так, структура коду форми організаційно-розпорядчого доку­мента складається з:

♦ коду класу форми ОРД (два знаки);

♦ коду підкласу форми ОРД (один знак);

♦ коду управлінського завдання, для рішень якого складається документ (один знак);

♦ коду форми документа, що складається з коду найменуван­ня документа (два знаки) і порядкового номера в межах кон­кретного найменування документа (один знак).

Наприклад:

код Статуту підприємства — 0202015,

де: 02 — клас форми документа «Уніфікована організаційно-розпорядча документація;

02 — підклас форми документа «Документація з організації процесів управління»; 015 — реєстраційний номер, код форми документа.

Друкують зазначений реквізит шрифтом 9 друкарських пун­ктів праворуч над реквізитом «Назва виду документа».

Найменування автора (реквізити 6, 7, 8)

Реквізити, що визначають автора службового документа, роз­міщуються в такій послідовності, щоб чітко була окреслена під­порядкованість. Спочатку зазначається назва вищої організації або засновника (міністерство, корпорація, відомство), нижче — повна назва установи, організації чи дочірнього підприємства, ще нижче, якщо є потреба,— назва структурного підрозділу орга­нізації.

Назва організації вищого рівня (реквізит 6) може зазначатися скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скоро­чення — повністю. Наприклад:

ДЕРЖСПОЖИВСТАНДАРТ УКРАЇНИ ДЕРЖАВНЕ ПІДПРИЄМСТВО «УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ І НАВЧАЛЬНИЙ ЦЕНТР ПРОБЛЕМ СТАНДАРТИЗАЦІЇ, СЕРТИФІКАЦІЇ ТА ЯКОСТІ» або

ДП «УКРНДНЦ»

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

УНІВЕРСИТЕТ ТУРИЗМУ

На бланку організації, яка має подвійне або потрійне підпо­рядкування, вказують всі організації вищого рівня. Наприклад:

МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ

УКРЗАЛІЗНИЦЯ

ПІВДЕННО-ЗАХІДНА ЗАЛІЗНИЦЯ

На бланку організації, яка водночас підпорядкована місцевій держадмістрації і міністерству чи іншому органу виконавчої вла­ди розміщується лише назва держадміністрації, наприклад:

або

ЛЬВІВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ КУЛЬТУРИ

ОДЕСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Скорочену назву організації можна зазначати на бланку лише в тому разі, якщо її офіційно зафіксовано в установчому документі. Скорочену назву подають окремим рядком нижче від повної наз­ви, в дужках або без них:

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ

УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ

АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА

(УНДІАСД)

Назву структурного підрозділу організації (реквізит 8) або терито­ріального відділення, філії, посадової особи зазначають переважно на бланках внутрішніх документів (протокол, службові записки, акти тощо), а також на бланках листів у разі, коли структурний під­розділ є автором документа, а його керівник (посадова особа) має право виготовлення власного бланка документа.

Розміщують цей реквізит під назвою організації, наприклад:

ДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ КЕРІВНИХ КАДРІВ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ

ІНСТИТУТ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ

КАНІВСЬКА ФІЛІЯ

Всі вказані реквізити подаються у називному відмінку. Складноскорочені назви підприємств і організацій, якщо вони зазначе­ні в статуті чи положенні про їх створення, можуть писатися в дужках, або без них, наприклад:

«ЛУГАНОВА», або ВОДОКАНАЛ

Складноскорочені назви, що утворилися з початкових звуків, можуть писатися без скорочень, наприклад: «УКРАГРОБУД», або «ПРОДСІЛЬМАШ».

Розміщують скорочену назву, зазвичай, окремим рядком у центрі заголовка. Якщо в установчих документах поряд з назвою організації ук­раїнською мовою надається назва іноземною мовою, то остання відтворюється під назвою організації, що зафіксована україн­ською мовою.

Документи, підготовлені спільно двома або більше організаці­ями, слід оформлювати не на бланку, а на чистому аркуші паперу. При цьому назви організацій розміщують відповідно до їх рангу. У разі оформлення документа, підготовленого кількома організа­ціями одного рангу, їхні назви розміщують на одному рівні.

Наприклад:

Міністерство Державний комітет Державний комітет
фінансів статистики архівів

України України України

ПОСТАНОВА

20.08 2009 м. Київ № 214/175/132

Організації, які згідно з законом мають право використовува­ти поряд з українською мовою мови національних меншин, мо­жуть друкувати реквізити заголовка двома мовами.

Складання тексту документа.

Використовуючи мову в своєму повсякденному житті, всі лю­ди (залежно від потреби) вдаються до різних мовних засобів.

Мовний стиль — це сукупність мовних засобів вираження, зу­мовлених змістом і цілеспрямованістю висловлювання.

Діловий стиль — це стиль підготовки найрізноманітніших службових документів, і йому властива стилістична строгість, точність, логічність та аргументованість викладу.

Особливості офіційно-ділового стилю документів

Особливістю мови, що проявляється в доборі, сполученні та організації мовних засобів у зв'язку з завданнями спілкування, є її стиль. Відповідно до основних функцій мови розрізняють та­кі функціональні стилі: науковий, публіцистичний, художній, розмовний та офіційно-діловий.

Будь-яка інформація потребує мови, якою вона буде запису­ватися, передаватися та сприйматися. Цей складний процес мо­же здшснюватися за допомогою спеціальної термінології — ос­новного компонента будь-якого функціонального стилю.

У різних сферах життя економічній, соціально-політичній і культурній — стиль ділового спілкування складався під впливом необхідності викладати факти з граничною точністю, стислістю, конкретністю, не допускаючи двозначностей.

Офіційно-діловий стиль — це такий стиль, який обслуговує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій формі. Ділові папери бувають різноманітні за жанром і змістом, за обся­гом і мовним вираженням. Більшість ділових паперів за своїм змістом пов'язані з діловою сферою спілкування, тож у мові і стилі документа індивідуально-особистий аспект не знаходить відображення.

Мові ділових паперів властиві стилістична строгість, об'єк­тивність викладу. В офіційно-діловому стилі не повинно бути емоційності та суб'єктивної оцінки. Це наближає стиль ділових паперів до врівноваженого книжного, наукового стилю, хоча зне-особленість манери викладення є характерною ознакою мови до­кумента.

Оскільки документи пов'язані з правовими нормами, об'єк­тивність у стилі викладення підкреслюється їх стверджуючим та наказовим характером. Переважно документи складаються для того, щоб подана в них інформація або була взята до відома, або відповідне рішення було обов'язково виконане. Такі документи опираються на науковий аналіз суспільних відносин, тому вони повинні бути точними і лаконічний, і це має бути досягнуто за допомогою відповідних мовних засобів. Характерною особливіс­тю офіційно-ділового стилю є використання слів у їх конкретно­му значенні.

Основне призначення офіційно-ділового стилю — регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах та обслуго­вувати громадські потреби людей у типових ситуаціях.

Офіційно-діловий стиль — це стиль, який звернутий до інте­лекту, до розуму, а не до почуттів, тому виділяється серед інших функціональних стилів своїми особливими ознаками. Особли­вості писемної форми (порівняно з усною) такі:

♦ відсутність співрозмовника в момент висловлювання думки, відсутність мовної ситуації;

♦ не завжди відомі кількість співрозмовників, якісний склад аудиторії;

♦ писемна форма є вторинною щодо усної і спирається на ус­ну як на своє джерело;

♦ наявність закріплення текстів за формами існування (не всі письмові тексти можуть озвучуватися, наприклад, паспорт);

♦ монологічний характер писемних текстів, потенційно необ­межена кількість копій;

♦ наявність системи графічних знаків, властивих тільки пи­семній формі;

♦ спілкування не пряме, а опосередковане, що також зумов­лює ретельну роботу над добором засобів, їх уточнення, по­ліпшення, а звідси й сувора регламентація засобів та струк­тури тексту, традиційність і консерватизм у структуруванні, доборі засобів.

Діловий стиль визначають такі особливості:

1. Точність, послідовність і лаконічність викладення фактів, гранична чіткість у висловлюванні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

2. Наявність мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Це так звані кліше — усталені словесні формули, які закріплені за певною ситуацією і сприймаються як звичайний, обов'язковийкомпонент. Наявність стандартних вис­ловів полегшує, скорочує процес укладання текстів, приводить до однотипності засобів в однакових ситуаціях.

Кліше — це мовні конструкції, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та усталене звучання.

Розрізняють прості, ускладнені та складні кліше.

Прості кліше — це мовні конструкції, що складаються з двох слів: згідно з, відповідно до, вжити заходів, оголосити подяку, ви­нести догану, брати участь тощо.

Ускладнені — що мають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь, вжити суворих заходів, винес­ти сувору догану тощо.

Складні — мають у своїй структурі два простих кліше, які по­єднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо.

3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних ви­
дах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення, способу обробки. Закріплен­ня за реквізитами постійного місця робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

4. Логічність і аргументованість викладу. Ця риса ділової мови передбачає відображення правильного стану речей, послідов­ність та об'єктивність фактів і оцінок, нейтральність тону.

5. Відсутність індивідуальних рис стилю. На відміну від інших сфер діяльності учасники ділового спілкування здебільшого є представниками певних організацій, закладів і виражають їхні ін­тереси — тобто є носіями певних функцій. У зв'язку з цим проя­ви індивідуальності в діловій мові вважаються відступами від норми, нетиповими для стилю взагалі.

6. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспіль­но-політичну, суспільно-виробничу, юридичну, наукову лексику тощо.

Нові поняття, значення, їх відтінки, утверджуючись у свідо­мості людини, в спілкуванні, входять у загальний вжиток внаслі­док їх закріплення в тексті.

Комунікативні якості тексту документа

Текст (як головний елемент будь-якого документа) має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, роз­кривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Як факт мовлення текст є окремим індивідуальним (або ко­лективним) твором, продуктом мовлення. За логіко-психологічними ознаками текст становить одиницю, яка виражає судження. З інформаційного погляду текст є цілісним і зв'язним повідом­ленням, складеним для передавання та збереження інформації.

Основними рисами тексту ділових документів є:

♦ нейтральний тон викладення змісту лише у прямому значенні;

♦ точність та ясність повинні поєднуватися з лаконічністю, стислістю та послідовністю викладення фактів;

♦ документальність (кожний папір повинен мати характер доку­мента), наявність реквізитів, котрі мають свою черговість, що надає можливість довго зберігати традиційні стабільні форми;

♦ наявність усталених одноманітних мовних зворотів, висока стандартизація вислову;

♦ сувора регламентація тексту.

Специфіка офіційно-ділового листування полягає в тому, що незалежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа й кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та ад­ресатом документа майже завжди є організація в цілому.

На думку вчених, визначальна функція тексту — бути засобом соціальної комунікації в усіх сферах суспільного життя. Від умі­лого, грамотного,'логічно послідовного викладення матеріалу за­лежить культура писемного ділового мовлення.

Саме текст і фактична реалізація його — це та проблема ви­роблення культури письма, розв'язання якої передбачає знання законів логічного й лексичного сполучення слів, уміння користу­ватися словесними формулами, розрізняти стильові особливості текстів, добирати до них відповідний мовний матеріал.

Текст повинен мати такі комунікативні якості: стислість, пос­лідовність викладення матеріалу, лаконічність, смислову точність, логічність, об'єктивність, простоту, виразність мови і стилю, влучність думки тощо. Вони знаходять своє вираження в мовних конструкціях і словесних формулах текстів різного рівня стан­дартизації (звіт, діловий лист, акт, договір, наказ тощо), у логіч­них елементах.

Обмеження доступу до документа Гриф обмеження доступу до документа.

Реквізит проставляється на документах, що містять інформа­цію особливого характеру для обмеженого кола осіб.

Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється відповідно до Закону України «Про державну таємницю» від 21 січня 1994 р. № 3855-ХИ і Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про державну таємницю» від 21 вересня 1999 р. № 1079 [10].

Доступ до інформації може обмежуватися її власником тільки згідно з законодавством.

Проставляється гриф обмеження доступу до документів без лапок у правому верхньому кутку першої сторінки документа над реквізитами «Адресат» або «Гриф затвердження».

За необхідністю, його можуть доповнити номером примірника.

Наприклад:

Для службового користування Прим. 2

Інформація, якій надається гриф доступу, може мати інші об­межувальні грифи: «Таємно», «Цілком таємно», «Особливої важ­ливості», «Конфіденційно» тощо.

Наприклад:

Конфіденційно Прим. 1

Порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять кон­фіденційну інформацію, визначає Інструкція, що затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 зі змінами і доповненнями від 29 листопада 2001 року № 1601 та від 13 березня 2002 року № 281 [36].

Дата добавления: 2015-05-08