Систематизація - це комплектування документів у групи - документальні масиви за певними ознаками

Систематизація здійснюється за допомогою реєстраційних карток або журналів.

Систематизація за допомогою карток передбачає створення довідкової картотеки. Картки групують за ознаками:

- алфавітна (в порядку зростання від "А" до "Я". Наприк­лад: анкети, акти, акредитиви та ін.);

- географічна (за географічними пунктами: держава, об­ласть, місто, район та ін.);

- предметно-питальна (принцип "запит-відповідь");

- кореспондентська (за кількістю адресатів, куди направ­ляється документація: фірма, керівник, посадова особа);

- структурна (підрозділи, з якими найбільше відбувається обмін документацією);

- хронологічна (за роками, місяцями - в порядку зростання);

- номінальна (за власною назвою документа: акти, накази, протоколи та ін.).

Щоб не було плутанини, вибирається тільки одна ознака, яка найбільше відповідає потребам організації та специфіці її

діяльності.

Стосовно журналів систематизація може враховувати одну з двох ознак - хронологічну чи номінальну.

Деякі організації можуть фіксувати факт облікування доку­ментів у двох журналах, якщо це необхідно. Найчастіше це практикується в комерційних організаціях.

У закладах, де організована діяльність канцелярії 1-2-ї категорій, вхідна та вихідна документи проходять різні етапи обробки.

ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

№ з/п	Назва операції	Зміст операції
1.	Приймання документів	1. Приймаються канцелярією або секретарем.
2.	Первинна обробка	2. Перевірка правильності надхо­дження (звірка вмісту за адресою на конверті). Неправильно адресована документація пересилається за призначенням або відправнику.
		3. Перевірка цілісності вкладень. Конверти розкривають, перевіряють наявність самого документа, додатків, кількість сторінок і примірників. Конверти з поміткою "особисто" не відкриваються, а передаються адресату. Якщо в конверті з поміткою "особисто" знаходиться службовий документ, то після прочитання його адресатом він підлягає реєстрації.
		4. Конверти, як правило, знищують. Підшивають їх у тих випадках, коли: - дату відправлення можна визначити за датою поштового штемпеля; - адресу відправника можна встановити тільки по конверту; - конверти зі службовими помітками ("таємно", "рекомендований", "з по­ відомленням про вручення" тощо); - документ особистого характеру, а на конверті відсутня позначка "особисто". ______.
	На операції	Зміст операції 5. Документи скріплюються між собою, додатки прикріплюють до основного документа.   6. Проставлення реєстраційного штампа, який фіксує факт і дату одержання документа (день надходження). Індекс документа в штампі проставляється в момент реєстрації.
3.	Попередній розгляд	7. Сортування документів на ті, що реєструються, ті, що не реєстру­ються, та вхідні згідно з переліком останніх. Не реєстру-ються документи, помічені "особисто" і ті, які надійшли на адресу громадських організацій.   8. Реєстрація документів (простав­лення індексу).   9. Передача документів, в залеж­ності віг, важливості інформації, керівнику установи або керів-никам структ/рних підрозділів. Документи, адресовані посадовим особам, передаються Пез по­середньо їм в руки. Керівнику направляється доку­ментація державних органів влади, вищестоящих інстанцій та періодична преса і колективні листи. Документи повинні передаватися керівнику або виконавцю в день їх надходження.
№ з/п	Назва операції	Зміст операції
4.	Розгляд документів керівником або керівниками структурних підрозділів	10. Секретар особисто доповідає, попередньо підібравши необхідні матеріали, які можуть знадобитися керівнику під час розгляду документації. Залишає керівнику папку з документами (без доповіді).
		11. Результати розгляду доку-ментів~ керівником відобража-ються в резолюції.
		12. Перенесення резолюції на реєстраційну картку і передача інформації контрольній службі (контроль за документами).
		13. Передача документів виконавцю.
5.	Робота виконавця з документами	14. Виконавець обробляє документи (працює з ними), згідно зі своїми службовими функціями, інструкціями з діловодства.
		15. Коли робота над документами завершена, вони направляються в справу.

Головними критеріями для подання документів у струк­турні підрозділи або керівнику закладу вважаються: графіки, креслення, таблиці, заявки, звіти, спеціальні вказівки (цирку­лярні листи та ін.).

При оцінці важливості документа враховуються:

1. Зміст (його інформаційне текстове навантаження).

2. Складність і новизна питання (питань), проблеми.

3. Авторство (становище службової особи).

4. Терміновість виконання.

Вид документа та його призначення

ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

з/п	Назва операції	Зміст операції
1.	Складання проекту документа	Проект документа складає виконавець
2.	Оформлення документа	Рукописний варіант коректується і віддруковується
3.	Погодження документа	Копії проектів направляються всім, хто бере участь в обговоренні і узгодженні документ-та. В процесі роботи над проектом можуть бути внесені зміни та доповнення.
4.	Перевірка правильності оформлення	При цьому перевіряються візи, резолюції, правильність оформлення документа відносно стилістики й інформатики.
5.	Підписання	Проект документа підписує керівник або його заступник чи відповідальний виконавець
6.	Реєстрація документа	Документ реєструється в канцелярії чи у секретаря
7.	Відправлення документа	Відправлення включає в себе етапи: - перевірку правильності оформлення, наявності додатків; - повернення неправильно оформлених документів на доопрацювання; - сортування за адресами і видами техніки відправлень; - фальцювання (складання) документа і вкладання його в конверт; - заклеювання конверта; - визначення і проставлення вартості кореспонденції, складання списку на замовлення відправлення поштою. Документи, передані в канцелярію на оброб­ ку, повинні бути відправлені в день передачі.

Особлива робота з документами в процесі документообігу вхідних та вихідних документів здійснюється на двох етапах-

- розгляд керівником;

- виконання документа.

Розгляд керівником здійснюється в день отримання вхідно­го документа або в день створення проекту вихідного докумен­та. Керівникам рекомендується не затримувати документи на розгляді більше 2-х днів. При необхідності продовження терм­іну розгляду документ розмножують (копіюють). Результати розгляду документів керівником знаходять відображення в ре­золюціях.

Виконання документів означає проведення з ними повної обробки - від прочитання та ознайомлення до підготування відповіді. З моменту отримання документа і до завершення роботи з ним документ знаходиться в робочій папці.

Для внутрішніх документів схема проходження в установі більш проста, ніж для вхідних та вихідних.

ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВНУТРІШНІХ ДОКУМЕНТІВ

№ з/н	Назва операції	Зміст операції
1.	Створення документа	Вказівка на створення документа. Проект документа складає виконавець. Розгляд документа. Доопрацювання (редагування та вне­сення коректив)
2.	Оформлення документа вимогами.	Документ оформляється та друкується у відповідності з встановленими вимогами
№ з/п	Назва операції	Зміст операції
3.	Погодження	Документ погоджується в структурних підрозділах або співробітниками, які в межах своєї компетенції мають безпосереднє відношення до питань, висвітлених в документі, реєстрація.
4.	Розмноження документа	Створення відповідної кількості копій.
5.	Виконання документа	В структурних підрозділах документ належним чином виконується. Контроль за його виконанням.
6.	Зберігання документа	Документ (при необхідності) передається на зберігання в архів.

Всі потоки (вхідні, вихідні та внутрішні) обігу документів в організації рекомендується підраховувати. Загальна кількість документів, опрацьованих протягом календарного року, як вже зазначалося, називається документальним масивом, або обся­гом документів організації за визначений період часу.

Обсяг документів організації в установах 1-2-ї категорій підра­ховується за видами в структурних підрозділах і адресатами.

Облік обсягу документообігу здійснюється з метою отри­мання даних для розрахунку штатної чисельності діловодного процесу, вибору технічних засобів для механізації діловодних процесів, діяльності установи в цілому.

Окремо рахують вхідні, вихідні та внутрішні документи, з них - примірники та копії, виготовлені шляхом оперативного розмноження.

Враховуються всі документи, оскільки на виготовлення копій витрачаються кошти, експлуатуються технічні засоби та машинний час.

Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник - кількість основних документів (внутрішні, вхідні, вихідні), а знаменник - кількість копій Облік обсягу документообігу найкраще здійснювати в певні періоди протягом календарного року: підраховувати спочатку щомісяця, щоквартально, за півроку, а вже потім - за рік. Це набагато спростить роботу в структурних підрозділах та проілю­струє прогресію або спад чисельності документів в організації в певні періоди діловодного процесу. Документальний вираз підрахунку чисельності документів - складання відомості да­них про обсяг документа.

Попередній розгляд документів.

Перед долученням службового документа до документаційної системи необхідно з'ясувати необхідність здійснення цього проце­су. Метою попереднього розгляду надісланих документів є розпо­діл їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєс­трації, а також встановлення строку виконання.

Попередній розгляд документів з паперовим носієм проводить­ся у день їх надходження або в перший робочий день у разі їх над­ходження в неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми розглядаються негайно.

У ході попереднього розгляду документів незалежно від їх но­сія варто керуватися статутом чи положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікатора­ми ділянок та питань діяльності підрозділів установи, інструкцією з діловодства, номенклатурами справ та схемами руху документів.

Керівництву або власникові установи насамперед мусять пе­редаватися документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші до­кументи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

Наслідки розгляду документів керівництвом або власником установи фіксуються в резолюції, правила складання якої наведе­ні в другому модулі посібника.

Для налагодження ритмічної роботи служби діловодства, за погодженням з керівництвом установи чи її власником, необхід­но чітко розподілити між підлеглими функції керування доку­ментами, визначити стратегічні дії, що забезпечують виконання вимог та правил щодо роботи з документами, забезпечення їх зберігання протягом того часу, доки вони потрібні.

2 Реєстрування документів.

Реєстрування, як уже зазначалось, — це спосіб формалізації долучення службового документа до документаційної системи. Основна мета реєстрування — засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук необхідних службових документів.

Факт створення або надходження документів, незалежно від виду носія, фіксується проставлянням на ньому умовних позначень — реєстраційних індексів — з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Суть індексування полягає в зарахуванні документа до певної групи відповідно до його змісту (контексту).

Реєстраційні індекси складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються, і доповнюються індексами за номенклатурою справ щодо питань діяльності, кореспондентів тощо. Реєструються документи для їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.

Місце реєстрації документів повинне бути закріплене в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.

Обов'язковій реєстрації підлягають документи, що:

♦ потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо);

♦ створюються і використовуються в установі;

♦ надходять від інших установ і приватних осіб.

Кожний документ, незалежно від форми його носія, реєструється в установі лише раз:

♦ вхідні — днем надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час;

♦ створювані — днем підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Проводиться реєстрація документів у межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента України, Кабінету Міністрів України, а також органів місцевої влади.

Реєструються також окремо накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звернення громадян, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Для реєстрації вхідних і створюваних документів з паперовими носіями може застосовуватися реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки.

У невеликих установах з обсягом документообігу щорічно до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації, зразок якої подано в додатку.

За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежать від конкретних потреб роботи установи. Так, в установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для служби діловодства і структурного підрозділу, якому картка передається разом із документом).

У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірники картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, зазвичай, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів.

Перша частина реєстраційної картки використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга — для пошуку документів у процесі роботи над ними за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають за розділами та напрямами діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.

У міру виконання документів картки з розділів першої частини із проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

Обов'язкові реквізити реєстрації документів з паперовими носіями:

♦ назва або характер документа;

♦ вид службового документа

♦ автор (кореспондент);

♦ дата документа;

♦ індекс документа;

♦ заголовок документа або його короткий зміст;

♦ резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

♦ відповідальний виконавець;

♦ строк виконання;

♦ позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання;

♦ дата виконання та реєстраційний індекс документа-відповіді);

♦ певні вимоги до опрацювання службових документів і да­них; способи користуванням службовим документом.

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержан­ні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розмі­щення додаткових реквізитів визначає установа.

За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних.

На паперових документах, що реєструються службою діло­водства або секретарем-референтом, на нижньому березі першо­го аркуша документа з правого боку штемпелем ставиться реєс­траційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ по­верненню секретареві-референтові.

Обов'язковому поверненню підлягають нормативні докумен­ти та кореспонденція, одержана від Адміністрації Президента Ук­раїни, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, мі­ністерств, відомств, органів місцевих держадміністрацій, а також зареєстровані доручення.

Системами електронного ліловодства та документообігу (СЕДД) підтримуються, як і в традиційному діловодстві, базові групи документів: вхідні, вихідні (внутрішні) документи, а також листи і звернення громадян.

СЕДД допускають розподіл кожної з груп документів на до­вільні підгрупи, що поєднують документи за загальною тематич­ною ознакою, ознакою підрозділів або ознакою листування. Кожну з підгруп, також можна поділяти на більш дрібні підгру­пи тощо.

Наприклад, групу «Вихідні документи» можна розділити на підгрупи «.Документи, що відправляються», і «Внутрішні докумен­ти», а підгрупу «Внутрішні документи» — на підгрупи «Наказ», «Розпорядження», «Інструкції» тощо

зподіл на підгрупи визначається правилами документообігу і потребами довідково-аналітичної роботи, а склад підгруп і пра­вила формування реєстраційних номерів зберігаються в систем­ному довіднику групи документів.До системи електронного документообігу установи, що міс­тить службові документи, необхідно долучати метадані, пов'язані з ними у спосіб, що [74]:

а) описує як зміст службового документа, так і контекст діяль­
ності, що відбувається;

б) робить службовий документ основним свідченням викона­
них дій;

в) надає можливість оперативно знайти та відтворити доку­
мент.

Реєстрування електронних документів встановлює, як міні­мум, такі метадані:

♦ унікальне умовне позначення, визначене системою;

♦ дату і час реєстрування;

♦ заголовок або скорочений опис;

♦ автора (особу або корпоративний орган), відправника чи одержувача.

Детальне реєстрування мусить пов'язувати службовий доку­мент з описовою інформацією про контекст, зміст та структуру документа і показувати його зв'язки з іншими спорідненими до­кументами. Кожний службовий документ або група документів мають містити інформацію про контекст та зміст документа й ін­ших споріднених документів.

У процесі реєстрування електронного службового документа до його унікального умовного позначення (метаданих), залежно від характеру діяльності, яку документують, вимог до установи та ха­рактеристик основних технологічних процесів у ній, може вклю­чатися також додаткова інформація (див. додаток 5.10).

У разі використання схем класифікації файл (електронний документ) найкраще реєструвати одночасно з класифікуванням. Тип та складність схеми класифікації буде залежати від виду уста­нови. Відповідне закріплення індексів розширює можливості по­шуку електронних документів за допомогою класифікації їх кате­горій та носіїв.

В електронних документаційних системах процес реєстрації, окрім індексування та класифікування документів, мусить містити також визначення статусу доступу та їх передання на зберігання чи вилучення для знищення.

Навіть якщо реєстрування автоматизоване не повністю, еле­менти процесу реєстрування (особливо деякі метадані, потрібні для реєстрування) можуть автоматично надходити з комп'ютерно­го і ділового середовища, до якого належить службовий документ.

Якої б форми не набувало реєстрування, загальним правилом є його незмінність. Проте, якщо зміни потрібні, це фіксують під час перевірки і результати цих змін зберігають.

3 Засвідчення та відправлення кореспонденціі.

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправля­тися централізовано канцелярією або секретарем-референтом підприємства. Відправляється вона, зазвичай, у день її одержан­ня від структурних підрозділів або наступного дня.

Не дозволяється відправляти або передавати

працівникам документи без відповідної

їх реєстрації у службі діловодства

Під час приймання від виконавців вихідних документів з папе­ровими носіями перевіряються:

♦ правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

♦ правильність зазначення адреси кореспондента;

♦ наявність необхідних підписів на документі та додатках до нього;

і# наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;

♦ наявність на документі позначки про додатки;

♦ відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Документи, що надсилаються водночас одному й тому самому

адресатові, вкладаються в один конверт, на якому проставляють­ся реєстраційні номери всіх документів, які там знаходяться.

Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на вер­хньому березі першого аркуша проставляється штамп

Дата добавления: 2015-05-08