Визначення основних понять

Поява слова «документ» в українській мові пов'язана з царю­ванням російського самодержця Петра І (наприкінці XVII — на початку XVIII ст.), котрий надавав перевагу всьому іноземному, запозиченому. Спочатку слово позначало папери, які підтвер­джували чиїсь права, законність володіння чимось, мали юри­дичну силу.

У статті 27 Закону України «Про інформацію» говориться, що «документ — це передбачена законом матеріальна форма одержан­ня, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фікса­ції її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві».

За національним стандартом України «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004) доку­мент — це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

За національним стандартом України «Інформація та доку­ментація. Керування документацією: ДСТУ 4423:2005 — доку­мент — це зафіксована інформація або об'єкт, який може тракту­ватися як окрема одиниця.

У фаховій літературі з питань документаційного забезпечення управління можна зустріти також такі терміни, як: офіційний, службовий, управлінський, електронний та архівний документ. Розглянемо їх більш детально.

Офіційний документ в енциклопедичних матеріалах зазнача­ється, як—інформація на матеріальному носієві, оформлена і зас­відчена у встановленому порядку. При цьому офіційність чи нео­фіційність документа визначається залежно від статусу джерела інформації.

Офіційними документами вважаються насамперед урядові до­кументи, матеріали, постанови, декрети, заяви, комюніке, сте­нограми офіційних засідань, дані державної та відомчої статисти­ки, архіви і поточні документи різних установ, організацій, ділова кореспонденція, протоколи судових органів, прокуратури, нота­ріату тощо. Основними атрибутами офіційного документа вважаються підпис посадової особи або його реєстрація в установ­леному порядку.

До неофіційних документів відносяться особисті матеріали, виконані на основі власних спостережень.

У рекомендації Ради Європи № К (2002) державам — членам про доступ до офіційних документів (ухвалена Комітетом мініс­трів 21 лютого 2002 року на 784-ому засіданні заступників мініс­трів) зазначено що: «офіційні документи» — будь-яка інформація, яка є записаною в тому чи іншому вигляді, вироблена або отри­мана органами державної влади і пов'язана з будь-якою держав­ною або адміністративною функцією, за винятком документів, які перебувають на стадії підготовки.

В «Юридичній Енциклопедії» поняття «офіційний документ» трактується як інформація, відомості чи дані, зафіксовані на па­пері, фотоплівці, магнітному диску та інших матеріальних носіях, що мають законодавчий, нормативний, директивний або інфор­маційний характер. Приймається і поширюється (публікується, видається, надсилається) у встановленому порядку компетентни­ми державними органами або відповідальними посадовими (службовими) особами. Адресований невизначеному колу осіб або окремій особі, органу, установі, організації тощо.

Чинне законодавство встановлює й способи доведення офі­ційної інформації до відома зацікавлених осіб: опублікування в офіційних друкованих виданнях або поширення інформацій­ними службами; опублікування у друкованих ЗМІ або публічне оголошення через аудіовізуальні засоби; безпосереднє доведення до зацікавлених осіб (усно, письмово чи іншими способами); на­дання можливості ознайомлення з архівними матеріалами тощо.

Законодавче врегулювання цього питання здійснюється відпо­відно до законів «Про інформацію, «Про звернення громадян», «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової ін­формації».

Дата добавления: 2015-05-08