Первинні та зведені облікові документи

19.09.2009

Основні вимоги до оформлення та відображення в бухгалтерському обліку первинних та зведених облікових документів

Нормативні документи:

¨ Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 року N 996-XIV.

¨ Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року, № 88.

¨ Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 29 грудня 2000 р., № 356

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Тобто, без наявності первинного документу бухгалтер не має права відображати господарську операцію в бухобліку.

Первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення;

Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення.

Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Типовою помилкою бухгалтерів є те, що в первинних документах не заповнюються не те що передбачені формою документа реквізити, а навіть обов'язкові реквізити.

У зв'язку з цим наголошуємо, що відповідно до п.2 ст.9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" " Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• ¨ назву документа (форми);
• ¨ дату і місце складання;
• ¨ назву підприємства, від імені якого складено документ;
• ¨ зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• ¨ посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• ¨ особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції."

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити:

• ¨ ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру,
• ¨ номер документа,
• ¨ підстава для здійснення операцій,
• ¨ дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України.

Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна передбачаються іншими нормативними актами.

У випадках, установлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідно Міністерством статистики за погодженням з Міністерством фінансів України або міністерствами і відомствами за погодженням з Міністерством статистики і Міністерством фінансів України, із обов'язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої (нумератором, типографським способом) встановлюють міністерства і відомства.

Порядок використання та обліку бланків первинних документів суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких провадиться на таких бланках, установлюються окремими нормативними актами.

Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Дата добавления: 2015-05-24