Системи опрацювання табличної інформації. Табличний процесор Microsoft Excel

Одним з найважливіших засобів опрацювання і зберігання інформації є таблиці. Вони можуть утворювати деякий документ або бути частиною іншого документа.

Програми, які забезпечують автоматизацію процесу створення, опрацювання, корегуван­ня, зберігання і виведення на друк документів у формі таблиць або їх частин, називають електронними таблицями. Електронні таблиці призначені для формування табличних документів з використанням чисел, текстів і формул, які використовують для автоматизації обчислювально­го процесу, а також для подання табличних даних в графічній формі

У пам'яті комп'ютерів можна зберігати електронні таблиці великого розміру. Екран дис­плея є вікном, переміщуючи яке таблицею можна обстежити будь-які клітинки. При цьому до інформації, що там зберігається в клітинках, можна вносити зміни і виправлення. На екрані можна утворювати кілька вікон з різними частинами таблиці

Електронні таблиці є засобом організації інформації, надання їй певної структури. Це значно спрощує аналіз інформації та її опрацювання. Популярними електронними таблицями є Microsoft Excel.

Excel є новітньою версією табличного процесора, що входить до складу пакета Microsoft Office. Він дає змогу розв'язувати багато видів складних фінансово-економічних задач і здатний задовольнити потреби фахів­ців із економіки, банківської справи, менеджменту, марке­тингу та інших галузей знань.

Крім оброблення та аналізу табличних даних, Excel може:

• надавати користувачеві контекстозалежну допомогу;

• подавати дані в наочній графічній формі у вигляді гістограм, графіків і будь-яких діаграм;

• працювати зі списками (базами даних) — створювати, форматувати та сортувати списки, шукати і вибирати їх елементи за заданими критеріями-автофільтрами;

• оперативно аналізувати економічну діяльність будь-яких об'єктів (організацій, підприємств, бірж, банків тощо), сприяти прийняттю правильних рішень;

• сортувати табличні дані за алфавітом, за зростанням (спаданням), за датами, місяцями і т. д.;

• обмінюватися даними з іншими програмами та додат­ками за технологією OLE;

• формувати зведені таблиці, звіти і навіть карти з гео­графічним прив'язуванням даних;

• створювати макроси, тобто макрокоманди, які вико­ристовуються для автоматизації процедур розв'язан­ня задач, що часто повторюються, тощо.

Електронна таблиця (ЕТ) — основа будь-якого таб­личного процесора. За термінологією, прийнятою в середо­вищі Excel, вона називається робочим аркушем, або просто аркушем. Сукупність аркушів, розміщених в одному файлі, прийнято називати робочою книгою.

Вікно програми Excel містить всі елементи керування, які притаманні приклад­ним програмам операційної системи Windows. Робоче поле електронних таблиць має вигляд двомірної таблиці, в якій рядки нумеруються числами, а стовпці позначаються латинськими лі­терами. У верхній частині робочого поля розміщена стрічка редагування та поле адрес. Вище розташовані панелі інструментів та стрічка меню.

У верхній частині вікна Excel розміщуються рядок заголовка, головне меню, стандартна панель інструментів, панель інструмен­тів форматування; в нижній — рядок стану системи і горизонтальна смуга прокручування ЕТ; у правій — верти­кальна смуга прокручування ЕТ; по центру — робоча ділянка екрана, що містить рядок формул та ЕТ.

Переміщуючи курсор по екрану, можна встановити його на будь-яку клітинку таблиці, після чого туди вносити необхідні зміни. Клітинка, в якій знаходиться курсор, називається робочою (активною). Адреса активної клітинки відображається в полі адрес, а її вміст можна змінити в стрічці редагування. Клітинки можуть бути порожніми або містити один з таких типів даних: чис­ла, включаючи дату і час, тексти, формули. Адреса клітинки складається із найменування стовпця і номера рядка, на перетині яких вона розташована. Рядки таблиці ідентифікуються числами від 1 до 65 536, а стовпці — літерами латинського алфавіту від А до Z, від АА до AZ, від ВА до BZ і від ІА до IV. Якщо у формулах використовується значення із діапазону клітинок, що утворюють прямокутну область, то їх адреса складається із адреси верх­ньої лівої клітинки і правої нижньої, які записуються через двокрапку.

При індикації чисел у полі клітинки форма їх подання залежить від ширини стовпця. У стандартному форматі у клітинці вміщається 8 символів. Якщо зображення числа містить більше ніж 8 символів, то воно округлюється. Якщо це не допомагає, то число виводиться у формі з експонентою. В оперативній пам'яті воно зберігається з точністю, заданою при введенні.

Якщо дані вводяться не у форматі числа, то Excel сприймає їх як текст. Якщо Excel може інтерпретувати введені дані як число або формулу, то даним має передувати апостроф. Якщо введений у клітинку текст довший, ніж ширина клітинки, то він розповсюдиться вправо на су­сідні клітинки, якщо вони порожні. Якщо сусідні справа клітинки не порожні, то текст на екра­ні врізається, однак у пам'яті комп'ютера цей текст зберігається повністю. При встановленні прапорця Переносить по словам вкладки Выравнивание вікна діалогу Формат ячеек (це ві­кно викликається командою Формат/ячейки) текст буде переноситись, займаючи в клітинці декілька рядків.

Якщо в результаті введення числа або обчислень за формулою клітинка заповнюється символами «#», то це означає, що ширина колонки недостатня для виведення значення.

Excel дає можливість дописувати до клітинок примітку — довільний текст, який, напри­клад, роз'яснює призначення клітинки. Клітинки, яким приписана примітка, помічені червоною крапкою у правому верхньому куті клітинки. Для встановлення примітки для виділеної клітин­ки слід виконати команду Вставка/Примечание.

Якщо при обчисленні формули сталася помилка, то в клітинку виводиться повідомлення про помилку, яке починається із символу «#».

Одночасно можна працювати з декількома книгами, при цьо­му на екрані показана активна книга, а всі інші сховані. Для ак­тивізації потрібної книги використовують пункт меню Окно, де розташований список із відкритих книг, а активна книга позначе­на галочкою. При натисканні мишкою на імені потрібної книги вона стає активною, а всі інші — сховані, проте вони не закрива­ються, а перебувають у пасивному стані.

37. Опрацювання табличних даних за допомогою електронних таблиць: редагування, копіювання, форматування, переміщення, захист від змін тощо.

Електронні таблиці призначені для формування табличних документів з використанням чисел, текстів і формул, які використовують для автоматизації обчислювально­го процесу, а також для подання табличних даних в графічній формі.

Після введення даних їх редагують. Редагування — це процес усунення помилок і внесення змін.

Більшість команд Excel оперують з активною клітинкою або виділеним діапазоном клітинок. Виділений фрагмент можна вилучити, очистити, вставити, перемістити, скопіювати.

Для введення даних виби­рається потрібна комірка й уводять дані за допомогою клавіату­ри, після чого натискають на Enter або будь-яку клавішу переміщення курсора.

Щоб вилучити інформацію з окремої комірки, її слід активізувати, після чого натиснути на клавішу Back­space або Del. Дані, введені у комірку, можна змінити, замінити або вилучити.

Заміна даних: заноситься нове значення і натискається Enter.

Зміна даних: вибирається комірка, натискається клавіша F2, вносять зміни і натискають Enter, або двічі натискається ліва кнопка мишки, вносять зміни і натискають Enter, або вносять зміни у рядку формул і натискають Enter.

На відміну від зміни та заміни даних, вилучення даних можна проводити не з однієї комірки, а з декількох комірок (діапазону).

Дата добавления: 2015-05-07