Запросы. Создание связи между таблицами

Создание связи между таблицами

Формы

Ввод данных в таблицу

После создания таблицы в окне базы данных появится строка с именем таблицы. После выбора этой строки и щелчка по кнопке «Открыть», можно начать ввод данных (рис.6). Если первое поле таблицы имеет тип «Счетчик», то номера записей будут появляться в нем автоматически, а данные следует вводить, начиная с ячеек второго поля. После щелчка по ячейке, в ней появляется мигающий курсор, указывающий, где именно печатаются данные. Для того, чтобы вставить ссылку на текстовый документ в ячейку, для которой установлен тип «Поле объекта OLE», надо выбрать в меню команду «Вставка», затем – «Объект», в открывшемся списке – «Документ Microsoft Word». Откроется окно MS Word. В нем можно набрать новый текст. Можно скопировать имеющийся. Для возврата в таблицу следует выбрать команду «Файл», затем – «Закрыть и вернуться в таблицу». Для перехода от поля к полю и от записи к записи можно использовать быстрые клавиши, приведенные в таблице 1.

Закрыть таблицу можно, щелкнув кнопку с крестиком в правом верхнем углу таблицы. При этом введенные данные сохранятся

На рисунке 7 представлен пример таблицы «Клиенты», а на рисунке 8 - таблица «Продажи».

Таблица 1

Перейти к …	Следует нажать клавиши…
следующему полю	Tab
предыдущему полю	Shift+Tab
первому полю в записи	Home
последнему полю в записи	End
тому же полю в следующей записи	стрелку, направленную вниз
тому же полю в предыдущей записи	стрелку, направленную вверх
тому же полю в первой записи	Ctrl+стрелку, направленную вверх
тому же полю в последней записи	Ctrl+стрелку, направленную вниз
первому полю в первой записи	Ctrl+Home
последнему полю в последней записи	Ctrl+End

Рис.6.

Рис.7.

Рис.8.

Форма имеет вид бланка с пояснительным текстом и окошками для ввода данных. На экране всегда отображается только одна запись. СУБД Access позволяет располагать поля записи на форме произвольным образом, размещать на ней в качестве фона рисунки, использовать такие управляющие элементы, как кнопки, флажки.

Рис. 9. Форма Клиенты

Мы рассмотрим создание простой формы с помощью конструктора. Для создания формы необходимо выполнить перечисленные ниже действия.

· В окне базы данных выбрать объект «Формы», затем выделить строку «Создание формы с помощью мастера».

· Появится окно «Создание форм», (рис.8). В верхней части этого окна имеется узкое окошко с кнопкой, на которой нарисована направленная вниз стрелка. При щелчке по этой кнопке появляется список имеющихся в базе таблиц. Выберите таблицу. В окне Доступные поля появятся названия столбцов этой таблицы. Перенесите нужные поля в окно с именем Выбранные поля. Кнопка используется для переноса одного поля, кнопка - для переноса всех полей.

После щелчка на кнопке Далее следует впоявляющихся окнах, выбрать тип формы. (например, в один столбец) и стиль формы (стандартный). По умолчанию форма получает имя таблицы, но его можно изменить. (рис.9). Используя форму можно удалять, добавлять, редактировать записи таблицы.

Рис. 10.

Данные в БД обычно размещают не в одной, а в нескольких таблицах для того, чтобы исключить их дублирование. Это позволяет не только экономить память машины, но, что куда важнее, при редактировании данных вносить изменения только в одну запись одной таблицы. Однако, для того чтобы работать одновременно с данными разных таблиц, необходимо объединить эти таблицы, создав между ними связь по ключевым полям.

Рассмотрим процесс объединения таблиц на примере БД «Продажи товаров» с таблицами «Клиенты» и «Продажи». В Access используются несколько типов связей. Мы используем тип, который носит название «один ко многим». В нашем случае одна запись таблицы «Клиенты» может быть связана со многими записями таблицы «Продажи». Для того чтобы связать две таблицы, необходимо выполнить следующие действия.

· Выбрать команды «Сервис» → «Схема документа». Появится окно «Схема данных», а в нем – окно «Добавление таблицы» (рис.10), в котором перечислены имеющиеся в БД таблицы.

· Выбрать таблицу и щелкнуть по кнопке «Добавить». В нашем примере следует выбрать и добавить обе таблицы, одну за другой. Появится окно, показанное на рис.11, но пока без связывающей таблицы линии.

· Щелкните поле «Код клиента» в таблице «Клиенты» и не отпуская кнопку мышки, переведите указатель, который примет форму перечеркнутого круга или маленького прямоугольника, на поле «Код клиента» в таблице «Продажи». Появится диалоговое окно «Изменение связей» (рис.12).

· В окне «Изменение связей» поставьте галочку у флажка «Обеспечение целостности данных»и щелкните кнопку «Создать». В окне «Схема данных» появится линия между двумя полями (рис. 13). Связь между таблицами создана.

· Закройте окно «Схема данных» щелкнув кнопку в правом верхнем углу. Надо ответить «Да» на вопрос:

‘Сохранить изменения макета «Схема данных»?’.

Рис. 11.

Рис. 12.

Целостность данных означает, что информация в связанных полях должна совпадать. Указанные при создании таблиц типы и форматы этих полей должны быть одинаковы. В нашем примере тип и формат связанных полей «Код клиента» обеих таблиц – целочисленный, длинное целое.

Рис. 13.

Рис.14.

Используя Запрос можно из одной или нескольких связанных таблиц создать одну таблицу, которая содержит только нужные в данный момент поля (столбцы). При этом можно не только отобрать интересующие пользователя поля, но и разместить их в любом порядке. Запрос можно создать в режиме конструктора или с помощью мастера. Последний способ проще. Для создания простого запроса следует выполнить перечисленные ниже действия.

· В таблице «База данных» выберите объект «Запросы» (рис. 2). В правой части окна выберите строку «Создание запроса с помощью мастера» и щелкните кнопку слева от этой строки. Появится окно «Новый запрос». Выберите строку «Простой запрос» и щелкните по кнопке «ОК». Появится окно «Создание простых запросов», рис.15.

· В окне «Создание простых запросов» щелкните по кнопке с направленной вниз стрелкой. В появившемся списке выделите нужную таблицу и щелкните на ней кнопкой мыши. В окне «Доступные поля» появится список полей этой таблицы. Выберите нужное поле, щелкните кнопку со знаком «>» (больше) и в окне «Выбранные поля» окажется название этого поля. Кнопка «>>» используется в тех случаях, когда требуется переместить все поля некоторой таблицы в список выбранных полей.

· Щелкните кнопку «Далее», когда названия необходимых полей всех нужных таблиц попадут в окно «Выбранные поля».

· Появится окно с предложением выбрать подробный или итоговый отчет. По умолчанию создается подробный отчет. На начальных этапах обучения целесообразно использовать именно его. Поэтому не следует вносить изменения в этом окне.

· После щелчка на кнопке «Далее» появится еще одно окно, в котором будет предложено дать имя новому запросу.

Рис. 15.

Рис. 16. Часть окна «Клиенты Запрос»

· Щелкните кнопку «Готово». На экране появится таблица запроса (рис.16). Для того чтобы закрыть запрос, следует щелкнуть по кнопке в правом верхнем углу его. Access автоматически сохраняет запрос.

Простой запрос позволяет отбирать из связанных таблиц нужные поля и размещать их в одной таблице. В Access можно создавать запросы, при использовании которых выполняются сложные вычисления, производится отбор записей по сложным критериям. Можно создать запрос, предназначенный для связи с внешними (созданными другими программами) базами данных, и многое другое.

Дата добавления: 2015-05-09