Вычисления в Access 2003

В Access вычисления выполняют в запросах и в отчетах. Все вычисления по формулам осуществляют только в запросах с помощью строки Групповая операция. Чаще всего используются следующие функции этой строки.

· Выражение. Выполнение вычислений в поле по формуле.

· Суммирование (Sum). Суммирует все значения выбранного поля.

· Среднее значение (Avg). Вычисляет среднее значение всех чисел в выбранном поле.

· Минимум (Min). Определение наименьшего числа в поле.

· Максимум (Max). Определение наибольшего числа в поле.

Рис.19. Открываем окно со строкой Групповые операции

Для выполнения вычислений с использованием размещенных в полях запроса данных прежде всего проверьте в каких столбцах каких таблиц размещены необходимые для расчетов числа. Все эти столбцы (поля) включите в запрос. Затем следует, щелкнув левой кнопкой мыши в панели инструментов на кнопке Конструктор (рис. 19), добавить в окно запроса строку Групповая операция, которая по умолчанию скрыта. Откроется окно, показанное на рисунке 20. В некоторых версиях Access в меню Вид имеется строка Групповая операция, которая может быть использована для этой цели.

Рис.20. Строка Групповая операция

Строка Групповая операция должна появиться автоматически. В некоторых версиях Access этастрока автоматически не появляется. В таком случае надо в панели инструментов нажать кнопку с символом ∑ (Групповая операция ), которая выделена на рисунке. Для записи формулы выбираем пустое поле. В строке Групповая операция во всех полях запроса по умолчанию записано значение Группировка. Для ввода формулы в выбранном поле этой строки надо поместить значение Выражение, что можно сделать следующим образом:

· Щелкните по строке Групповая операция в выбранном поле.

· Щелкните по появившейся в поле кнопке с треугольником.

· В раскрывшемся списке выберите строку Выражение (рис.21).

· В строке Вывод на экран надо отметить флажок.

Рис. 21. Выбор групповой операции «Выражение»

Формула записывается в строке Поле по тем же правилам, что и в Excel, но вместо адресов ячеек используются заключенные в квадратные скобки имена полей. Имя поля в формуле следует вводить с учетом регистра, вручную, не копировать! В формулу могут входить числа (константы), однако проценты необходимо преобразовать в десятичные дроби. Например, если требуется вычислить отпускную цену товара, увеличив оптовую цену на 25%, в строке Поле следует записать формулу:

=[Цена]*1,25

После ввода формулы щелкните за пределами готового выражения, можно в другой строке. Вместо знака равенства Access добавит в начало формулы текст Выражение1:, который и станет именем поля. Этот текст можно позднее заменить. Если в запрос будет добавлено еще одно поле с формулой, оно получит имя Выражение2: и т.д. Откройте запрос и проверьте наличие нового поля с заголовком Выражение 1. Для того, чтобы просмотреть запрос в виде таблицы, выберите в меню команду Вид, в раскрывшемся списке – Режим таблицы. Для изменения заголовка поля щелкните в панели инструментов на кнопке Конструктор (рис. 19), затем в нужном столбце строки Поле (рис. 20) удалите прежнее имя и введите новое.

Дата добавления: 2015-05-09