Фильтрация. С помощью команды «Сортировка» можно расположить записи в том порядке, который наиболее удобен для просмотра таблицы пользователем

Сортировка

С помощью команды «Сортировка» можно расположить записи в том порядке, который наиболее удобен для просмотра таблицы пользователем. Например, записи можно расположить в порядке возрастания числовых кодов первой буквы текстовых данных некоторого поля (от А до Я). Для сортировки следует выполнить следующие действия.

· Щелкнуть левой кнопкой мыши любое место поля, по которому решено сортировать записи.

· Выбрать в меню команды «Записи» → «Сортировка» → «Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию» (рис.18).

· Для того, чтобы вернуться к прежнему порядку записей надо выбрать в меню команды «Записи» «Удалить фильтр».

Рис.18.

Фильтр дает возможность исключить часть записей таблицы, оставив только те, которые интересуют пользователя. При этом сама таблица не изменяется, а на экран выводится только нужные строки. Имеется три типа фильтров:

· фильтр по выделенному фрагменту;

· обычный фильтр;

· расширенный фильтр.

Последний тип фильтра довольно сложен, поэтому используется опытными пользователями.

Фильтр по выделенному фрагменту. Этот фильтр позволяет отобразить на экране только те записи, в которых имеются указанное пользователем (выделенное) значение. Так в базе «Литература» можно отобразить на экране книги по определенной тематике, например, мемуары.

Для использования фильтра по выделенному фрагменту надо выполнить следующие действия.

· В одном из полей выделить значение, которое должно содержаться во всех отфильтрованных записях.

· Выбрать в меню команды «Записи» → «Фильтр» → «Фильтр по выделенному» (рис.19).

На экране появится таблица с отфильтрованными данными.

Рис.19.

Если выделить не всё содержимое ячейки, а только часть его(в начале, в середине или в конце), то на экране будут отображены все записи, которые содержат в этом поле выделенную часть в любом месте данных.

Можно отфильтровать записи, которые не содержат выделенные данные. Для этого следует, выделив в поле значение, выбрать команды «Записи» → «Фильтр» → «Исключить выделение» или, щелкнув правой кнопкой мыши выделенную ячейку, выбрать в появившемся списке «Исключить выделение».

Для того чтобы после фильтрации восстановить таблицу в прежнее состояние, следует удалить фильтр, используя команды «Записи» → «Фильтр» → «Удалить фильтр».

Фильтр по выделенному фрагменту выполняет фильтрацию только по одному полю и по одному условию, поскольку выделяется только один фрагмент. Используя этот фильтр последовательно, несколько раз, можно получить список записей отфильтрованных по нескольким условиям. Однако, для фильтрации по более чем одному условию лучше применить обычный фильтр.

Обычный фильтр. Обычный фильтр дает возможность отбирать записи, удовлетворяющие сразу нескольким условиям. В качестве условия разрешается использовать и выражения типа «больше чем», «меньше чем». Можно отбирать записи, в которых выполняется хотя бы одно из перечисленных пользователем условий.

Для применения обычного фильтра надо выполнить перечисленные ниже действия.

· Выбрать команду «Записи» → «Фильтр» → «Изменить фильтр». Появится таблица с заголовками полей и одной пустой строкой для записи.

· Щелкните мышью то поле в пустой строке, по которому предполагаете отбирать записи. Появится направленная вниз стрелка, при щелчке по которой открывается список значений элементов этого поля. Выделите нужное значение (одно). Можно дополнительно точно так же ввести условия отбора в других полях.

· Выберите команду «Фильтр» «Применить фильтр». Появится список отфильтрованных записей.

Вместо команд можно использовать кнопки, представленные на рисунке 20.

Рис. 20.

Дата добавления: 2015-05-09