Построитель выражений, нажав кнопку

на ленте инструментов, и в открывшемся

окне построителя создайте выражение, используя кнопки вставки, операторы, скобки,

нужные функции и поля таблицы, выбранной в левом окне (рис. 2.10).

Используется

функция

Year, которая вычисляет

год по текущей дате,

определяемой функцией

Now, и по дате рождения

студента

Рис. 2.10. Окно построителя выражений

18

 

 

 

 

 

Сначала, используя вкладки Функции – Встроенные функции – Дата и время,

найдите функцию Year. Нажмите кнопку Вставить. В верхнем окне появится текст Year

(«number»).

Вместо

текста

«number»

требуется

вставить

функцию

Now. Выделите текст «number», найдите функцию Now и нажмите Вставить.

Добавьте знак «-» и снова вставьте функцию Year. Теперь в качестве аргумента

нужно добавить поле Дата рождения из таблицы Студенты. Выберите вкладку Таблицы –

Студенты – Дата рождения и нажмите Вставить.

В результате должно получиться выражение:

Year(Now()) – Year([Студенты]![Дата рождения])

Зафиксируйте его нажатием кнопки ОК. Вернувшись в запрос, покиньте поле и

вернитесь в него вновь. Access автоматически добавит к этому полю имя Выражение1.

Результат должен выглядеть так:

Выражение1: Year(Now()) – Year([Студенты]![Дата рождения])

Замените имя Выражение1 на имя Возраст (рис. 2.11):

Рис. 2.11. Редактирование выражения в вычисляемом поле

Сохраните запрос под именем Возраст и запустите его на выполнение. Закройте окно

запроса.

2.4.6. Перекрестный запрос, который подсчитывает количество студентов по

группам и факультетам.

Рекомендации: Сначала необходимо создать простой запрос, содержащий все

необходимые поля: Аббревиатура из таблицы Факультет, Группа и Фамилия из таблицы

Студенты. В запрос нужно также добавить таблицу Специальности, чтобы таблицы

Факультет и Студенты были связаны. Сохраните запрос под именем Список групп и

закройте его.

Теперь на основе этого запроса создадим Мастером перекрестный запрос –

своеобразную сводную таблицу, которая ответит на поставленный вопрос.

Щелкните по кнопке

на закладке Создание ленты инструментов, выберите

строку Перекрестный запрос и нажмите ОК. За основу построения выберите запрос Список

групп. Нажмите кнопку Далее и в качестве заголовков строк выберите поле Группа.

Нажмите кнопку Далее и в качестве заголовков столбцов выберите поле Аббревиатура.

Нажмите кнопку Далее и выберите функцию Число по полю Фамилия (осуществляет

подсчет количества фамилий). Нажмите кнопку Далее и задайте имя запросу – Количество

студентов в группах по факультетам.

19

 

 

Вид перекрестного запроса в режиме конструктора и результат его выполнения

приведены на рисунке 2.12.

Рис. 2.12. Конструктор перекрестного запроса и результат его выполнения

Задание 2.5. Создание в режиме конструктора формы для ввода данных в таблицу Студенты.

2.5.1. Создание формы и подключение источника данных.

Рекомендации:

Откройте закладку Создание ленты инструментов и нажмите кнопку

. На

экране появится пустой макет, в котором будет создаваться форма, а на ленте

инструментов — новая закладка Конструктор со всеми необходимыми для

дальнейшей работы инструментами.

Щелкните по кнопке

и в появившемся справа окне на закладке Данные

выберите источник данных — таблицу Студенты.

Форма имеет область данных, где будут размещаться поля таблицы-источника. Но

форма может иметь и другие разделы, к которым относятся заголовок формы и примечание

формы. Эти разделы позволяют формировать заголовки и шапки таблиц, а в области

примечаний – подводятся итоги, печатаются пояснения и другая информация.

2.5.2. Создание заголовка формы

Рекомендации:

Щелкните по кнопке Заголовок

на ленте инструментов. В окне макета формы

появятся области Заголовок формы и Примечание формы, а также надпись Form1,

вместо которой нужно написать Студенты.

Щелкните мышью за заголовком, а затем снова щелкните по надписи Студенты. При

этом вокруг подписи возникнет рамка с черными квадратиками. Это означает, что

подпись выделена.

С помощью кнопок на панели инструментов установите для подписи шрифт Аrial,

размер — 20, полужирный курсив.

Измените размер подписи. Для этого подведите курсор мыши к любому (кроме

верхнего левого угла) из квадратиков в углу подписи (курсор мыши примет вид

двунаправленной стрелки), возьмитесь за квадратик и расширьте рамку до нужного

размера.

Измените местоположение подписи. Для этого подведите курсор мыши к границе

выделения (но не на квадратик), нажмите и перетащите надпись.

20

 

 

 

 

 

·

·

·

·

·

·

·

Проведите линию под заголовком формы. Для этого на ленте инструментов нажмите

кнопку Линия и с помощью мыши проведите горизонтальную линию под заголовком.

2.5.3. Вставка рисунка

Рекомендации:

Вставьте рисунок в заголовок формы. Для этого:

· Щелкните мышью в области заголовка формы.

· Выберите элемент Рисунок на ленте инструментов, нарисуйте рамку для размещения

рисунка в области заголовка формы и выберите какой-либо рисунок в диалоге Выбор

рисунка. Если рисунок не полностью помещается в рамке, выделите его, щелкнув по

нему мышью, и в окне свойств на закладке Макет в свойстве Установка размеров и

из списка выберите значение По размеру рамки.

2.5.4. Добавление полей в форму

Рекомендации:

Щелкните по кнопке

. После этого вместо окна свойств будет выведено окно

Список полей, из которого можно будет перетягивать поля на форму.

· Щелкните по полю Фамилия и, удерживая клавишу [Shift], повторите щелчок по

полю Группа. При этом в схеме должны выделиться четыре поля.

· Нажмите на выделении левую кнопку мыши и перетащите поля в Область данных.

· Отпустите кнопку мыши. Обратите внимание, что каждому полю из таблицы

Студенты в форме соответствуют два элемента: слева — подпись поля, а справа — само

поле. Аналогично добавьте в форму все поля исходного списка.

Замечания:

1. Щелчок мыши в области поля выделяет маркерами оба элемента — поле и подпись к нему.

Перемещение за границу любого из этих элементов приводит к перемещению и поля и

подписи. Если нужно переместить только один из элементов в пределах области их

расположения, то нужно подвести курсор мыши к верхнему левому квадрату и затем

перетягивать. Это дает возможность располагать элементы управления в произвольном

порядке.

2. Слева, в области вертикальной линейки, находится область маркировки элементов

управления. Протянув по ней мышью при нажатой левой кнопке, можно выделить

маркерами все попадающие в эту область элементы управления. После этого их можно

параллельно смещать, удалять, форматировать, выравнивать используя контекстное меню

или кнопки за закладке Упорядочить ленты инструментов.

· Расположите поля согласно приведенному ниже рисунку 2.13.

Рис. 2.13. Форма «Студенты» в режиме Конструктора

21

 

 

·

·

2.5.5. Использование элемента Прямоугольник

Рекомендации:

Нажмите кнопку Прямоугольник на закладке Конструктор ленты инструментов и в

области данных обведите прямоугольником те поля, которые хотите взять в рамку, например

поля Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения.

2.5.6. Добавление кнопок для перехода по записям

Рекомендации:

· Включите кнопку Использовать мастера на закладке Конструктор ленты

инструментов, если она выключена.

· Выберите элемент Кнопка.

· Щелкните в области заголовка.

· В появившемся на экране окне Создание кнопок в списке Категории

выберите Переходы по записям. В списке Действия выберите Предыдущая

запись. Нажмите кнопку Далее.

· На следующем шаге выберите рисунок и нажмите кнопку Готово.

Аналогично создайте кнопку для перехода на следующую запись. Уменьшите размер

кнопок и сделайте их одинакового размера.

2.5.7. Форматирование элементов управления и разделов формы

Рекомендации:

Используя контекстное меню или кнопки на закладке Конструктор ленты

инструментов: Шрифт, Размер шрифта, Цвет текста, Оформление…, Толщина, Тип,

Цвет линии/границы, Цвет заливки/фона, оформите элементы управления и разделы

формы по своему усмотрению. Для этого:

· Выделите нужный элемент щелчком мыши на нем.

· Нажмите нужную кнопку на ленте инструментов (каждая кнопка представляет собой

список, который раскрывается щелчком по черной стрелке вниз).

· Чтобы изменить цвет фона раздела, щелкните по заголовку (например, Область данных)

и выберите с помощью кнопки Цвет заливки/фона нужный цвет.

Уберите область примечаний формы. Для этого установите курсор на нижнюю

границу области примечаний и подтяните ее вверх до упора в надпись раздела Примечание

формы.

Переключите форму в режим формы, выполнив щелчок по кнопке Режимы на ленте

инструментов и выбрав требуемый режим работы. При запросе на сохранение формы задайте

ей имя Студенты. Если требуется внести изменения, вернитесь в режим конструктора.

В режиме формы (рис. 2.14) просмотрите записи о студентах.

Рис. 2.14. Просмотр записей в форме

22

 

Задание 2.6. Создание в режиме конструктора отчета на основе таблицы Студенты.

2.6.1. Создание отчета и подключение источника данных.

Рекомендации:

·

Откройте закладку Создание ленты инструментов и щелкните по кнопке

.

На экране появится пустой макет, в котором будет создаваться отчет, а на ленте

инструментов — закладка Конструктор со всеми необходимыми для дальнейшей

работы инструментами.

Щелкните по кнопке

и в появившемся справа окне на закладке Данные

выберите источник данных — таблицу Студенты.

Отчеты могут иметь следующие разделы:

· Заголовок отчета – содержит общий заголовок печатного документа;

· Верхний и нижний колонтитулы – создаются для формирования страничных

элементов форматирования;

· Примечание отчета – содержит итоговые данные всего отчета;

· Заголовок и примечание групп – содержит подзаголовки документа, созданные для

группируемых данных, а так же шапки для табличных данных и промежуточные итоги,

которые формируются по данным, находящимся в области данных;

· Область данных – содержит записи данных, формирующие строки отчета.

2.6.2. Создание заголовка отчета

Рекомендации:

· Щелкните по кнопке Заголовок

на ленте инструментов. В окне макета отчета

появятся области Заголовок отчета и Примечание отчета, а также надпись Отчет1,

вместо которой нужно написать Списки студентов по курсам и группам.

· С помощью кнопок на ленте инструментов установите для надписи шрифт Arial Суг,

размер — 20, полужирный курсив, цвет Красный. Измените размер надписи с помощью

кнопки по размеру данных на закладке Упорядочить ленты инструментов.

· Выделение и перемещение полей в отчете осуществляется также как в форме.

2.6.3. Добавление полей в отчет

Рекомендации:

Щелкните по кнопке

. После этого вместо окна свойств будет выведено окно

Список полей, из которого можно будет перетягивать поля в отчет.

· Щелкните по полю Фамилия и, удерживая клавишу [Shift], повторите щелчок по

полю Отчество. При этом в схеме должны выделиться три поля: Фамилия, Имя, Отчество.

· Нажмите на выделении левую кнопку мыши и перетащите поля в Область данных.

· Отпустите кнопку мыши. Обратите внимание, что каждому полю из таблицы Студенты в

отчете соответствуют два элемента: слева — подпись поля, а справа — само поле.

· Переместите подписи полей в область верхнего колонтитула. Для этого:

- Щелкните по подписи Фамилия: (подпись находится слева от поля и содержит символ

двоеточие). Подпись выделяется граничными маркерами.

- Используя контекстное меню, выполните команду Вырезать.

- Щелкните мышью в области верхнего колонтитула и, используя контекстное меню,

выполните команду Вставить.

23

 

 

 

 

·

·

- Аналогично переместите подписи Имя: и Отчество:, расположите их рядом друг с

другом на некотором расстоянии так, чтобы они образовали шапку таблицы (рис. 2.15).

- Проведите линию под подписями полей в области верхнего колонтитула. Для этого на

ленте инструментов нажмите кнопку Линия и с помощью мыши проведите

горизонтальную линию под подписями.

· Поля в области данных расположите таким образом, чтобы каждое поле находилось под

соответствующей подписью.

Рис. 2.15. Формирование шапки таблицы

Добавьте в область нижнего колонтитула поле, выводящее текущую дату и время, и

поле, выводящее номер страницы. Для этого:

· На ленте инструментов нажмите кнопку Поле (курсор мыши примет другой вид) и

щелкните в области нижнего колонтитула. На экране появится поле Свободный с

подписью.

· Откройте окно свойств. На закладке Данные в строке Данные нажмите многоточие, в

результате чего будет открыто окно построителя выражений.

· В окне построителя выражений в левом списке щелкните по папке Общие

Дата добавления: 2015-05-09