Функция контроля

Итак, составлен план организации, создана её структура, заполнены рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников. Остается ещё один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, – это контроль.

Понятие «контроль» как вид административной деятельности выходит за рамки понятия «контролирование». Кроме того, он включает и активную деятельность менеджера – управление.

Управленческий контроль не является разовой акцией. Это процесс непрерывный, включающий наблюдение и регулирование разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения управленческих задач.

Эффективный управленческий контроль создается на основе его соединения с процессом стратегического планирования. Он обеспечивает наблюдение за осуществлением стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры могли определить, насколько хорошо они выполняются и где необходимо сделать изменения или применить регулирующие меры.

В самом общем виде контроль можно определить как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

Контроль имеет меньшее отношение к отдаванию приказов сотрудникам, и большее – к процедуре оценки успешности выполнения намеченных организацией планов и удовлетворению потребностей внутренней и внешней среды.

Функцию контроля в менеджменте следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой можно удерживать организацию на нужном (верном) пути, сравнивая показатели её деятельности с установленными стандартами (планами).

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования-критерии:

1) эффективность контроля – определяется успешностью, полезностью контроля (уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля);

2) эффект влияния на людей – выясняется вопрос, вызывает ли у работников применяемая технология контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции (демотивация труда);

3) выполнение задач контроля – контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонений; выработке эффективных решений;

4) определение границ контроля – контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Длина проверяемых отрезков должна позволять выявить отклонения на самой ранней стадии. Нужно соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством, соблюдать права и свободы личности.

Смысл контроля – предупреждать возникновение кризисных ситуаций. Хороший контроль есть способность организации вовремя фиксировать свои ошибки и умение поправить дело до того, как проблемы перерастут в кризис.

Система контроля должна фиксировать внимание на отклонениях в критических точках, адекватно интерпретировать неожиданные события. Умение выбрать критические точки, правильно действовать в условиях неопределенности и риска – это искусство управления.

Различают три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. Осуществляются они последовательно и различаются только по времени выполнения.

1. Предварительный контроль. Предварительным контроль называется потому, что он осуществляется до фактического начала работ, т.е. на этапе постановки целей. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях: человеческих, материальных и финансовых. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации, в области материальных – контроль за качеством сырья, чтобы сделать отличный товар. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает ответ на вопрос, когда, сколько и каких средств (наличных, безналичных) потребуется организации.

2. Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются сотрудники, а сам он – прерогатива их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

3. Заключительный контроль – это итоговый контроль. Цель такого контроля – помочь предотвратить ошибки в будущем.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации.

Процесс контроля. Технология контроля имеет три самостоятельных этапа:

1. Установление критериев и стандартов. Стандарты – это конкретные цели, которые поддаются измерению. На первом этапе необходимо определить временные рамки и конкретный критерий, по которому оценивается работа. Это и есть результативность. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

2. Сравнение результатов со стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. Эта деятельности заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и её оценке.

3. Осуществление корректирующих действий: ничего не предпринимать, устранить отклонения, пересмотреть стандарт (см. рис.1).

Дата добавления: 2015-05-10