Оптимальная система планирования времени

Планирование согласно принципу Эйзенхауэра

Принцип Эйзенхауэра следует применять при выполнении ежедневных планов, классифицируя все предстоящие дела по степени их важности по 4 категориям:

Дела категории «А» - это важные и срочные дела, которые необходимо сделать немедленно. Именно по поводу данной категории дел существует выражение о том, что «нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

Дела категории «В» - важные и несрочные дела, на которые часто не хватает времени. Как правило, это дела, связанные с собственным совершенствованием в различных областях. Практика показывает, что часто случается так, что дела категории «А» появляются из-за недостаточного внимания к делам «В». Следовательно, необходимо провести детальный анализ дел «А» на предмет их важности и срочности. Часто случается так, что человек работает с последствиями вместо того, чтобы найти причины. Возможно, не следует уделять так много времени на совещания, а внедрить в корпоративную культуру философию бизнеса и профессиональный подход. Или совершенствовать организацию собственного труда с целью максимально возможного предотвращения кризисных ситуаций и непредвиденных обстоятельств.

Дела категории «С» - неважные и срочные дела, которым часто присваивают категорию «А». Одной из причин такой ошибки является непонимание природы важного и срочного в жизни, что свойственно большинству людей, та как любое срочное дело автоматически причисляется к категории важного. Жизненный опыт показывает, что именно дела категории «С» чаще всего служат причиной авралов, напряжений и непрерывных кризисных ситуаций. Однако согласно законам менеджмента на хорошо организованном предприятии не должно быть суеты и необоснованной спешки.

Дела категории «D» - неважные и несрочные дела, выполнение которых целесообразно избегать. Парадокс заключается в том, что обычно это те самые дела, которые делать легко и приятно. Длительность выполнения данной категории дел небольшая. Но результат всегда очевиден. Именно поэтому подавляющее большинство людей стараются начинать рабочий день с выполнения неважных и несрочных дел.

Одним из основополагающих принципов самоменеджмента является умение отделять главные дела от дел второстепенных, важные от неважных, срочные от несрочных.

Как бы человек ни был занят, он всегда должен уделять время планированию. Чем меньше у свободного времени, тем более важным становится тщательное планирование времени. Разумнее потратить на планирование всего десять минут в начале или конце дня, так как эти затраты с лихвой компенсируются.

Часто человек говорит о том, что очень занят, и решает, что на планирование нет времени, что является заблуждением. Если день не распланирован, то зачастую ощущается недостаток времени. Более того, в ситуации, когда время не распланировано, без сомнения, невозможно отличить важные дела от менее важных, срочные от несрочных. Поэтому, уверяя себя и других людей, что времени на то, чтобы планировать свои дела совершенно нет, человек все равно израсходует время, но беспорядочно и бездумно, что отрицательно скажется на рациональной организации его жизни. Поэтому необходимость планирования как рабочего времени, так и личной жизни не вызывает сомнения.

Сегодня существует множество систем и методик планирования времени и выбрать наилучшую достаточно сложно, так как у каждой есть как достоинства, так и недостатки.

Только свободная личность может достичь совершенства в использовании своего свободного времени и времени вообще. Однако в данном контексте свобода – качество необходимое, но недостаточное. Другими условиями являются: преобладание духовных потребностей человека и владение качественным инструментарием.

Дата добавления: 2015-05-10