Управление процессной зрелостью предприятия. 12 ключей управления зрелостью предприятия

Со временем уровень зрелости процессов в организации может постепенно повышаться за счет ее общего развития, но управляемый процесс повышения зрелости дает возможность построить «правильную» систему управления зрелостью в короткие сроки. Начинать надо, прежде всего, с

корпоративного самообразования.

Начальный уровень. Совершенно бесполезно на этом уровне проводить семинары СМК (Система менеджмента качества), внедрять управление по целям (MBO- Management Вy Objectives) и результатам (ВSС, КРI's). Учебные мероприятия, направленные на то, чтобы сделать организацию

более управляемой и прозрачной, не смогут дать серьезный обучающий эффект, прежде всего потому, что линейные менеджеры не готовы взять на себя ответственность за свой персонал и результаты его профессиональной деятельности. Поскольку не определены и не прописаны процессы и процедуры, становиться также невозможной работа по управлению их

улучшениями.

На основании анализа оценки уровня зрелости процессов организации получается, что для перехода процесса на первый уровень зрелости с нулевого необходимо, прежде всего, определять результаты процесса, объемы выполняемых работ и достигать их. Фактически на этом уровне под

процессом подразумевается проект, который необходимо выполнить с результатом определенного качества. Если проект не выполняется, то уровень зрелости нулевой — это неполный процесс. При этом под проектом понимается временная деятельность, имеющая своей целью создание

некоторого продукта либо услуги или достижение конкретного результата. Главной задачей перехода с 1-го на 2-й уровень зрелости – это формирование у линейных менеджеров ответственности за работников и их работу. Поэтому их обучение и развитие становиться приоритетным.

Причем, очевидно, что на данном уровне менеджеров нужно будет учить элементарным управленческим навыкам, которые позволят им более эффективно управлять людьми. Это могут быть тренинги по лидерству, ситуативному руководству, отборочному интервью, постановке задач, оценке и обратной связи, навыкам принятия решений и решению проблем, коммуникативным навыкам, коучингу, управлению конфликтом, управлению стрессом, управлением временем и самоуправлению. На этом этапе следует запустить программы идентификации и определения процессов и их целеполагания. Описать требования к качеству продукции.

Для перехода с первого уровня зрелости на второй необходимо формализовать управление выполнением процессами, а для этого необходимо составлять план выполнения каждого процесса, определять целевые метрики и показатели, распределять ответственности и полномочия

между работниками. Согласно определению, на втором уровне зрелости под процессом понимается набор функций и операций, выполняемых по различным алгоритмам, но под единым в организации ресурсным управлением, что образует систему операционного управления. Если система операционного управления внедрена и нормально работает, то на следующем

шаге для повышения результативности деятельности организации необходимо определить, какие наборы функций и операций могут быть стандартизированы и превращены в процессы.

2 уровень. Повторяемая деятельность.

На этом этапе основной учебной единицей становиться само подразделение. В ходе обучения главная цель – повысить эффективность его работы. Подойдут такие тренинги как "Работа в команде", "Принятие решений в группе", "Стимулирование творческой активности в группе".

Причем такие тренинги должны проводиться в значительном объеме в модерационном режиме, в ходе которого подразделения должны решать производственные задачи, принимать решения по насущным для работы проблемам, а после тренинга пытаться реализовывать их на практике. На

этом этапе рекомендуется установить эффективную дисциплину управления качеством продукции, начать подготовку менеджеров к внедрению СМК.

Для перехода со второго уровня на третий необходимо обратить внимание на стандарты выполнения процесса. Другими словами, в организации должны быть разработаны стандартные/типовые документированные процедуры, которые будут регламентировать и отражать все необходимое окружение и служить эталонами для реализации деятельности существующих в организации процессов. Кроме того, на третьем уровне должен проводиться сбор и анализ ключевых показателей результативности, которые будут в дальнейшем использоваться для совершенствования. Процесс, находящийся на третьем уровне зрелости, должен обладать всеми необходимыми ресурсами для эффективного выполнения, т. е. для него должны быть определены в достаточном количестве человеческие, временные, технологические и информационные ресурсы.

Если описывать процесс как повторяющиеся работы, выполняемые по одному алгоритму, то только на третьем уровне зрелости можно говорить об уровне повторяющейся деятельности.

Дальнейшее повышение уровня зрелости реализуется путем выполнения мероприятий по совершенствованию процесса, направленных на управление временем, стоимостью, качеством и операционными рисками. При этом для управления процессами используется набор методик, нацеленных на определенные показатели результативности.

3 уровень. Определенный (или уровень компетенций).

Главная задача этого уровня – организовать слаженную работу всей организации, поэтому на данном этапе полезны тренинги, направленные на улучшение взаимодействия между подразделениями организации. Учебной единицей становиться вся организация. Для этой цели проводятся тренинги командообразования, управления конфликтом, усваиваются навыки

эффективного взаимодействия, решения проблем и принятия решений. Учебные группы формируются из руководителей и специалистов различных подразделений, которым необходимо совместно выполнять критически важные (для реализации стратегии организации) задачи. Процессы, ответственность и целеполагание организации определяются. Внедряются

МВО (Management by objective, управление по целям), СМК. Для этого уровня характерны мероприятия по автоматизации процессов коммуникации внутри организации. Типичной ошибкой руководства организации при этом, является то, что оно тратит огромные средства на

различные варианты ERP и подобных им систем, не удосуживаясь обучить персонал грамотной работе с ними. В результате бывает так, что новые системы автоматизации рабочего процесса живут сами по себе, а персонал сам по себе.

На данном этапе в организации разрабатываются рабочие инструкции и профили компетенций как на уровне организации – т.н. корпоративные компетенции, так и на уровне отдельной должностной позиции – т.н. функциональные компетенции. Разработанные компетенции используются в процедурах периодической оценки персонала. В ходе этих процедур на

регулярной основе проводиться оценка всех работников организации, и, прежде всего, ключевых менеджеров и специалистов на предмет соответствия профилям компетенций. Составляются программы индивидуального развития, развития подразделений, а также учебные планы

на уровне всей организации. Формируется кадровый резерв и осуществляется планирование развития карьеры молодых специалистов. Подразделения и отдельные сотрудники получают весь спектр необходимого обучения как на уровне личностных компетенций (soft skills), так и на уровне профессиональных (hard skills) компетенций.

Главный результат обучения сотрудников на 3-м уровне – это высокопрофессиональный и зрелый в психологическом плане персонал, которому можно смело делегировать полномочия и доверять

самостоятельное выполнение сложной ответственной задачи. Задача перехода организации на высокий уровень зрелости может быть решена путем использования хороших практик повышения зрелости. Примером такой практики является схема 20 ключей [10] «The Practical

Programme of Revolution in Factories and Other Organisations” (PPORF). Система 20 ключей довольно часто применяется для повышения зрелости организаций и направлена на повышение производительности работы производственных предприятий. Для этого в ней реализован

широкий угол зрения оценки с использованием таких методологий как TQM, TPM, ISO, Lean, JIT, EFQM, BSC и т.д. Оценка зрелости осуществляется с использованием балльной системы по шкале: (20 ключей, 5 баллов - максимально за ключ). Опыт показывает, что процесс внедрения позволяет набирать суммарно около 20 баллов за 3-4 года.

Предприятия, которые внедряют эту программу:

· Решают задачу достижения стратегических целей бизнеса.

· Улучшают процессы получения знаний и внедрения эффективных методов управления бизнесом. Улучшение процессов обеспечивает необходимую гибкость их реагирования на изменения рыночных условий.

· Снижают непроизводительные затраты и непроизводительные действия,

а также повышают удовлетворенность клиентов за счет более быстрого, качественного и дешевого производства.

· Повышают мотивацию работников к достижению целей бизнеса.

· Повышают прибыльность, конкурентоспособность, и долгосрочную устойчивость в бизнесе.

Дата добавления: 2015-05-10