Модельное описание процессов

Для проведения системных преобразований деятельности организации используется модельное описание процессов. Именно в этом проявляется фундаментальная роль такого описания при анализе и проектировании процессов. Четкая формализация описания деятельности, создание ее

математических моделей предоставляет новые возможности, связанные, главным образом, с формализацией интуитивных представлений, с возможностью объективного анализа процессов и с формальным применением модельного описания, позволяющего продвигаться от постановки задачи к решениям. Идея представления деятельности организации в виде набора моделей

бизнес-процессов стала распространяться в конце 80-х годов. На этапе моделирования бизнес-процессов, потребовалось не только идентифицировать виды деятельности, организационную структуру и функции, но и определить также взаимодействие между всеми компонентами

организационно-функциональной структуры, осуществить их описание на языке доступном для понимания разработчика и пользователя.

Модельное описание включает в себя следующее этапы:

· Соглашение по моделированию.

· Разработка процессной модели.

· Разработка модели организационной структуры.

· Разработка функциональной модели.

· Разработка спецификаций, регламентов, организационных структур и др..

При модельном описании руководствуются следующими принципами построения системы процессов организации:

1. Цель построения системы процессов организации – анализ и оптимизация бизнес-деятельности, формирование документов регламентации процессов.

2. При построении модели процессов важно сделать акцент на анализе ценности их для потребителей.

3. Нужно обратить особое внимание на наиболее значимые процессы, на «сквозные процессы».

4. Системное представление процессов должно быть ориентировано на обеспечение их эффективного межфункционального взаимодействия.

5. Не следует стремиться подробно описывать все операции и процессы. Нужно имеет в виду, что чем сложнее становится модель, тем больше противоречий она будет содержать.

6. Целесообразно выделить, подробно описать и реорганизовать в соответствии с правилом Парето только те 20% процессов, которые дают 80% эффекта для бизнеса организации.

При разработке моделей основных бизнес процессов в первую очередь проверяется наличие всех необходимых для них вспомогательных моделей и, если их нет, то они создаются.

Вспомогательными моделями являются:

1. Модель организационной структуры. Она должна содержать всех исполнителей, участвующих в выполнении процесса.

2. Модель информационных систем. Она должна содержать информационные системы, которые используются для управления и выполнения функций процесса.

3. Модель документов. Она должна содержать все документы, которые используются и создаются при выполнении функций бизнес процесса. В случае, если в процессе выполнения проекта модельного описания обнаруживаются новые документы, то они сначала заносятся в модель

документов, а потом уже в функциональную модель процесса.

4. Модель функций, выполняемых подразделением. Она должна отображать все функции, выполняемые в процессе. После того как созданы вспомогательные модели необходимо

декомпозировать каждую функцию процесса, которые в ряде систем проектирования отображаются на модели процессов верхнего уровня. При моделировании процесса следует сосредоточить своё внимание на правильности описания деятельности и на том, чтобы не уходить от требуемого уровня ее детализации. Детальная модель бизнес процесса должна содержать не более 10-15 функций. Она должна быть понятной исполнителю.

Когда идентификация процессов завершена, их необходимо описать, например, в виде спецификации. В описание процесса на начальном этапе могут быть включены следующие пункты:

· Название. Для этого используется конструкцию из отглаголенных существительных или глаголов и объектов, например: "разработать продукт" или "выполнение заказа".

· Характеристики деятельности – они включают в себя системы измерений и соответствующие стандарты, используемые при выполнении процессов.

· Цель. В проекте описывается основная формальная цель процесса, Для правильного описания цели строят дерево целей деятельности организации, начиная с миссии и заканчивая функциональными целями изменений исходной продукции, которые повышают ценность

производимого продукта.

· Границы. Они отделяют процесс от окружающей его среды. Формальное разделение начинают с установления границ взаимодействия между организацией, клиентом и поставщиком. В

результате декомпозиции границ выделяют разделение процессов друг от друга.

· Входы и выходы. Они определяют ресурсы, информационные компоненты, продукты, услуги, используемые и получаемые в результате деятельности.

· Взаимозависимости. Они описывают основные взаимозависимые отношения между процессом и другими процессами.

· Собственник (владелец) процесса – это лицо (лица), которое ответственно за функционирование процесса и его непрерывное совершенствование.

· Управление функционированием процессов – это методы, правила которые используются для управления процессами.

· Механизмы выполнения процессов – они определяют основных исполнителей процессов и используемых ими программных и технических средств.

· Оценка функционирования процесса. Функционирование процесса оценивается по трем направлениям: по результативности, эффективности, степени системной управляемости.

Ответственный за процесс (менеджер процесса) осуществляет оперативное управление процессом посредством:

· планирования значений показателей процесса на определенные периоды;

· анализа фактических значений показателей процесса, на предмет достижения поставленных вышестоящим руководителем целей;

· воздействия на бизнес-процесс в соответствии с определенными бизнес-процедурами.

Владелец процесса осуществляет управление бизнес-процессами путем:

· анализа достижения поставленных целей;

· установления целей бизнес-процессов;

· регулирования посредством механизмов управления.

Дата добавления: 2015-05-10