Етикет керівника

У діловому спілкуванні особлива роль відводиться керів­никові фірми, підприємства, організації. Від його вміння спі­лкуватися з людьми, з керівниками інших відповідних органі­зацій часто залежить успіх очолюваної ним фірми. Від керівника значною мірою залежить та морально-етична атмо­сфера, в якій відбувається діяльність всього колективу, сто­сунки з партнерами. Отже, мова йде про етикет керівника.

Заходячи до свого офісу, установи, керівник має привіта­тися з присутніми в приміщенні, особливо з жінками та ста­ршими за нього працівниками.

Приймаючи відвідувачів, керівникові не обов'язково вставати. Достатньо запросити відвідувача сісти. Але при­ймаючи жінку або старшу людину, керівникові слід вийти з-за столу і провести відвідувача до стільця або крісла. Такий жест керівника - ознака його вихованості, інтелігентності.

Керівник, ведучи прийом відвідувачів, може урізноманіт­нювати свою поведінку, місцезнаходження в кабінеті в зале­жності від рангу і мети візиту відвідувача.

Ось кілька таких варіантів.

Офіційна форма спілкування. Господар кабінету, сидя­чи за робочим столом, відповідає на привітання відвідувача і запрошує його сісти перед своїм столом. Тривалість прийому, характер спілкування і його результативність визначає госпо­дар кабінету.

Неофіційна форма спілкування. Характеризується рів­ністю прав на порядок обміну інформацією. Тривалість зу­стрічі залежить від взаємної домовленості обох сторін. При вході відвідувача господар кабінету відповідає на його приві­тання, виходить з-за столу і запрошує його в зону колегіаль­ної роботи, а сам сідає напроти нього.

Дружня форма спілкування. Характеризується повною відкритістю, готовністю до уважної бесіди. Керівник зустрі­чає відвідувача, стоячи в центрі кабінету. Після обміну приві­таннями запрошує гостя сісти в крісло за журнальним столи­ком.

Керівники - люди зайняті. Більшість з них прагнуть зме­ншити кількість часу, який доводиться витрачати на прийом

відвідувачів.

Розроблено немало методів зменшення напливу відвіду­вачів:

• секретар наперед погоджує дату і час зустрічі;

• встановлення часу прийому своїх і чужих відвідувачів;

• керівник періодично обходить робочі кабінети своїх пра­цівників, там же вирішує окремі питання, і таким чином зменшує наплив відвідувачів до свого кабінету;

• тримати двері закритими;

• секретар переадресовує відвідувача у відділи з окремих конкретних питань.

Керівники прагнуть скоротити час прийому кожного окремого відвідувача. Це треба робити без ущемлення інтере­сів фірми і авторитету керівника, а також відвідувача. Відо­мий психолог Н.Власова з цього приводу рекомендує:

• уважно слухати відвідувача, викликати його довіру (поза, контакт очей, міміка);

• емоційно підтримувати відвідувача (кивок голови "Я вас уважно слухаю");

• спрямовувати, уточнювати суть викладу;

• разом з відвідувачем шукати варіанти вирішення проблеми;

• заспокоювати відвідувача увагою, співчуттям, а не закли­ками не хвилюватись;

• запропонувати відвідувачеві викласти його прохання у письмовій формі.

Якщо затягується зустріч з відвідувачем, треба йому дати це зрозуміти:

• висловити узагальнюючу завершальну фразу;

• подивитись на годинник і встати;

• провести його до дверей і потиснути руку.

Деякі посібники з ділової етики пропонують зробити ви­гляд, що вам нудно слухати, або почати читати свої папери. Цього, очевидно, робити не слід, бо це може викликати обра­зу відвідувача.

Організація і проведення нарад. На важливі наради їх учас­ників запрошують, розсилаючи відповідні листи, постанови. У них вказується мета наради, основні питання, які пропонуються до розгляду. Це дає можливість зробити нараду максимально ре­зультативною. На такі наради наперед готуються проекти рішень, з якими учасники знайомляться за кілька днів або годин до нара­ди. Це дозволяє кожному учасникові наради продумати свою по­зицію з обговорюваної проблеми.

У письмовому запрошенні вказується тривалість наради, кількість її учасників. Це уможливлює кожному запрошеному скоординувати свій час, наперед підготуватись до дискусії.

Керівникові важливо домагатися, щоб дискусія була спрямована в конструктивне русло, а не перейшла у сварку.

Прийнято вважати, що у суперечці народжується істина, але це не зовсім так. Істина народжується там, де її хочуть знайти, а не там, де кожен хоче нав'язати свою позицію. "Там, де пристрасті киплять, істина випаровується".

Щоб конструктивне обговорення не переросло в конф­лікт, керівник повинен спрямовувати обговорення, навертаю­чи учасників до теми. При цьому важливо вжити й інших за­ходів:

• не дозволяти учасникам сідати в кабінеті на свій розсуд;

• якщо кількість учасників перевищує шість чоловік, їх слід розсадити при допомозі спеціальних карточок;

• не повинні сідати один проти одного конкуренти, предста­вники конфліктуючих організацій;

• слід садовити подалі один від одного людей, які перебува­ють у поганих стосунках.

Важливо подбати про приміщення наради, зустрічі. Воно має бути просторим, зручним.

За довгим столом керівникові краще сидіти десь посере­дині стола, а не на його кінці. Сидячи в центрі, керівник змо­же краще впливати на присутніх.

Відкривати наради слід у призначений час. Це дисциплінує як присутніх, так і характер розмови.

Починаючи нараду, керівникові необхідно чітко сформу­лювати (або повторити, якщо всім відомо про мету зібрання) проблему, відведений на її обговорення час. Підкреслити, що поставлена проблема має бути вирішена на цій нараді.

Визначити регламент, зокрема час для доповіді (повідом­лення), для виступів. Якщо учасників наради кілька чоловік (6-7), дати можливість усім висловитись: поіменно чи в по­рядку розміщення за столом.

Попередити про необхідність чіткого, конкретного ви­кладу. Коректно, але рішуче не допускати відхилення від те­ми розмови.

Керівникові важливо робити проміжні підсумки обгово­рення. Це дасть присутнім можливість визначити, наскільки продуктивно йде обговорення. Це підбадьорює учасників.

Важливо своєчасно знімати емоційну напругу в залі. Для цього можна використовувати різні засоби: оголосити пере­рву, розповісти веселий жарт.

Керівникові не слід допускати нищівну критику на адресу когось із присутніх. її потрібно рішуче обривати. Керівникові треба зупинити потік критики одного присутнього на друго­го, вказати на позитивні сторони позиції того, кого критику­ють.

Керівник має терпляче ставитись до критики на свою ад­ресу. Але при потребі давати рішучу відсіч критиканові.

Головне завдання критики - вироблення оптимального рішення, а не пошук ворога у власному колективі.

Підводячи підсумки наради, керівник повинен подякува­ти всім за вироблення вірного рішення.

Керівник має одухотворювати людей, зацікавлювати їх цікавістю діла. Стиль роботи керівника - наочне втілення йо­го ставлення до демократії і правопорядку.

Керівник на очах у людей. Вони порівнюють його справи з тим, що відбувається в країні. До кожного керівника став­ляться підвищені вимоги щодо дотримання єдності слова і ді­ла, інакше він може втратити довіру у колективу.

Управлінська діяльність потребує від тих, хто нею займа­ється, постійного аналізу стану справ, творчого використання знань і досвіду, різноманітних здібностей. Наївний той, хто думає, що керувати - постійне задоволення. На жаль! Це по­стійна напруженість, зумовлена труднощами роботи з людь­ми.

Навіть при найширших знаннях і досвіді життя, при на­явності таких якостей, як працелюбність, сумлінність і т.д., щоб бути керівником, потрібно мати дар, незвичайне мис­лення і вміння бачити в кожному працівникові його індивіду­альність. Керівник повинен бути особистістю.

Дар керівника - особливе поєднання здібностей. Це перш за все дар спілкування, уміння створювати умови для роз­криття особистості потенційного працівника.

Суспільству потрібний морально надійний керівник, який дбає про своє духовне самовдосконалення і своїх підлеглих. Поскільки успіх роботи керівника визначається вмінням пра­цювати з людьми, захоплювати їх цілями колективу, предме­том його особливої уваги повинні бути людинознавчі, перш за все гуманітарні знання. Підвищення гуманітарної культури керівних кадрів - важлива умова вияву творчого потенціалу управління.

Спілкування з музикою, живописом, театром і т.д. робить людину гуманнішою, формує великодушну моральність. Зна­чення систематичної і різнобічної гуманітарної освіти важко переоцінити.

Керівник покликаний бути людинознавцем.

Дата добавления: 2015-05-26