Планування переговорів

Проведення ділової зустрічі.

Техніка ділової розмови.

Планування переговорів.

Питання контролю засвоєння матеріалу

1. Як поєднати демократизм і офіційність в одязі ділової лю­дини?

2. Як розуміти вислів: "По одягу пізнається людина?" стосо­вно ділових людей?

3. Які вимоги до одягу ділової жінки?

4. Які вимоги до мови ділових людей?

5. В чому полягають особливості роботи перекладача в діло­вому спілкуванні?

Література

1. Мудрість спілкування: етикет і культура поведінки. - Хар­ків, 1995.

2. Шеломенцев В.Н. Зтикет и культура общения. - К., 1995.

З. Холопова Т. Протокол и зтикет для деловьіх людей -М 1995.

4. Малахов В.А. Етика. - К., 1996.

5. Вольф И. Современньїй зтикет. - М., 1996.

б. Деловой зтикет. - К., 1998.

7. Чмут Т.К. та ін. Етика ділового спілкування. - К., 1999.

ма 4. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОГО СПІЛКУВАННЯ.

Щоб вирішити ту чи іншу проблему, розв'язати певне пи­тання, необхідне ділове спілкування. Партнери вирішують питання купівлі-продажу товарів чи створення спільного під­приємства, керівники країн сідають за стіл переговорів, щоб укласти міжнародну угоду, і т.д. Переговори є основним за­собом отримати від інших людей те, чого хотілося б. Інша справа, що це не завжди вдається.

Переговори - своєрідний човниковий взаємозв'язок, який існує для досягнення угоди за допомогою ділового спілку­вання, коли обидві сторони мають такі, що збігаються, чи протилежні інтереси. У діловій сфері, урядових колах люди за допомогою переговорів досягають угоди і долають розбіж­ності. Хоча переговори у різних галузях життя, формах та си­туаціях провадяться повсякденно, вести їх на належному рів­ні непросто.

Переговори - найбільш відповідальний момент у діяль­ності підприємця, бізнесмена. Результат переговорів значною мірою може залежати від того, як підготовлена до них ділова людина. Мова йде не тільки про готовність до такої процеду­ри, як переговори, взагалі, але і про готовність до конкретних переговорів, з конкретним партнером, з конкретних питань.

Покладатися на імпровізацію, шукати рішення під час пе­реговорів - значить різко знизити свої шанси на успіх. Ваш діловий партнер зможе перехопити ініціативу.

Підготовка до переговорів починається з аналізу проблем. Необхідно визначити головне питання для обговорення. Зі­брати необхідну інформацію про партнера: надійність фірми, репутацію підприємця, відносини фірми з кредиторами (бор­ги, штрафи), які фірми очолював або очолює цей бізнесмен і який їх стан в даний час.

Готуючись до переговорів, важливо якомога більше діз­натись про самих партнерів: де вони народилися, вчились, працювали, про їхню сім'ю, звички. Ці дані можна викорис­тати в бесіді, у легкому компліменті. Але велику обізнаність виявляти не слід, бо це може насторожити співрозмовника.

Візит ввічливості - обов'язкова процедура перед почат­ком переговорів. Після прибуття в інше місто або іншу країну для ведення переговорів підприємець, бізнесмен, згідно з протоколом, робить візит ввічливості стороні, яка приймає. Цей протокольний захід не лише є проявом ввічливості, але й необхідний керівникам делегацій для того, щоб під час осо­бистої зустрічі уточнити програму перебування, остаточного вибору місця і точного часу проведення переговорів.

У призначений час біля під'їзду фірми або у вестибюлі гостя повинен зустріти працівник фірми, відповідальний за протокольну роботу, секретар фірми або помічник керівника. Він відводить гостя до керівника.

Керівник організації, яка приймає, може особисто зустрі­ти гостя у вестибюлі, але це робиться у виняткових випадках.

Приймають гостя, як правило, в кабінеті керівника. Най­більш зручне місце - диван і м'які крісла навколо журнально­го столика. Гість сідає на диван. Керівник фірми сідає в кріс­ло зліва. Таким чином гість буде праворуч від господаря. Якщо обоє сідають на диван, то гість має бути справа.

Якщо гостя супроводжує дама, то праворуч від господаря сидить вона. Гостя садять зліва від господаря, на другому по­чесному місці.

Перекладач вибирає місце сам.

Першим сідає керівник фірми, він починає бесіду. Ініціа­тива припинення зустрічі належить гостеві.

Візит ввічливості триває 20-30 хвилин. Через 5-7 хвилин після його початку подають, як правило, чай, каву, цукерки, фрукти. Спиртні напої не подають.

Після закінчення візиту гостя проводять до коридору, лі­фта або сходів.

Планування і ведення переговорів обумовлено певними протокольними вимогами.

Ділові зустрічі умовно діляться на переговори і бесіди.

Ділова бесіда - це попередня розмова для з'ясування по­зиції, підходів до вирішення проблеми. Бесіда часто відбува­ється напередодні самих переговорів, її ведуть уповноважені від керівників люди.

Переговори включають основні елементи ділової бесіди. Вони містять три основні позиції:

• обмін інформацією: взаємне уточнення інтересів,
з'ясування позицій;

• обговорення: пропозицій, аргументів і контраргументів;

• погодження позицій, формування домовленості.

Отже, плануючи ділові переговори, треба глибоко про­аналізувати суть проблеми, визначити інтереси сторін. Слід визначити, наскільки зацікавлені в переговорах ви і ваші пар­тнери, в яких питаннях інтереси обох сторін співпадають, в яких розходяться, але не пересікаються, в яких виключають одні одних.

Виходячи з цього формують свою позицію в переговорах.

У техніці ведення переговорів існують різні підходи: по­зиційний торг, м'який метод, принципові переговори.

Позиційний торг - це своєрідне протистояння. Це жорс­тка позиція, в якій кожна сторона завищує свої вимоги. Шля­хом взаємних поступок сторони доходять згоди. Цей метод непродуктивний, бо може привести до зриву переговорів. Під час переговорів позиційний спір може перетворитися на зма­гання волі, і угода взагалі не може бути досягнена.

М'який метод, коли сторона розглядає іншу як дружню. Замість того, щоб розраховувати на перемогу, наголошується необхідність досягти хоча б певної угоди. Стратегія м'якого підходу полягає в тому, щоб висувати пропозиції і йти на по­ступки, довіряючи іншій стороні, бути доброзичливим і праг­нути уникати конфронтації там, де це необхідно. За такого підходу сторони можуть прийти до неясних і нерозумних угод.

Принципові переговори вважаються більш ефективними. Цей метод розроблений у Гарвардському університеті (США). Він побудований на партнерських взаємовідносинах, передбачає більшу відвертість. Вимоги не завищуються, а ви­водяться з умов необхідності, об'єктивних норм. До перего­ворів часто залучаються незалежні експерти.

Під час партнерських переговорів відбувається реалізація інтересів, а не позицій. Тому слід підкреслювати своє праг­нення врахувати інтереси протилежної сторони.

Спеціалісти ділового спілкування (Ф.Кузін, Р.Фішер, У.Юрі) застерігають:

• не критикувати позиції партнера;

• пропонувати не одну відповідь, а кілька - для вибору;

• не відкидати позиції партнера, а пропонувати таке рішення,
яке задовольнить і протилежну сторону.

Для досягнення успіху в партнерських переговорах треба розширювати варіанти вирішення проблеми, шукати взаємну вигоду.

Представники ділового світу все більше орієнтуються на метод принципових переговорів.

Вибір конкретних прийомів ведення переговорів — це, по суті, вибір тактики. При дружніх стосунках партнерів осно­вою ділового спілкування є спільний глибокий аналіз про­блеми. Починати слід з виявлення спільних інтересів. Потім переходити до спірних питань.

Вигідним і етичним є поступовий перехід до більш

складних питань переговорів. Вирішення кількох легких пи­тань дає впевненість в успішному завершенні всієї розмови.

На початку переговорів застосовується метод прямого відкриття позиції - повний виклад своїх інтересів і потреб, обгрунтування важливості їх вирішення.

Продуктивним прийомом є поділ проблеми на окремі складові. Важкі, невирішені питання можна відкласти до ін­шого разу. Часткова угода - це краще, ніж повна відсутність домовленості.

Класичний метод, який використовується на переговорах, - обговорення питань пакетом. Це жорстокі, конфронтаційні переговори. Якщо для протилежної сторони деякі позиції до­говору дуже вигідні, вона змушена погодитися і з невигідни­ми додатками. Пакет, як правило, пропонується на початку переговорів.

На багатосторонніх переговорах часто застосовується тактика блокування. Частина учасників, об'єднавшись у блок, створює відповідний тиск для прийняття вигідного їй рішення або не пропускає прийняття невигідного.

Прийоми позиційного торгу численні і різноманітні.

Основний прийом, як було вже сказано, - це максималь­не завищення вимог. Сторона довго наполягає на своїх вимо­гах. До того ж окремі пункти зовсім неприйнятні для проти­лежної сторони, тому, знімаючи їх, сторона демонструє свою ' "відступність", за що вимагає певних поступок від протилеж­ної сторони.

Подібним до цього є метод розстановки фальшивих акцентів у власній позиції. Сторона виявляє велику зацікав­леність у вирішенні питань, які насправді мають для неї дру­горядне значення. Це робиться для того, щоб втягнути проти­лежну сторону у вирішення більш важливого питання з позитивним результатом для себе.

Некоректним є прийом салямі — заниження своїх інтере­сів. Це робиться для того, щоб партнер більше розкрився, щоб одержати таким чином перевагу, поле для маневру. Цей прийом часто використовується для того, щоб затягнути пе­реговори.

Прагнення затягнути переговори найбільше виявляється в застосуванні методу ухиляння. При небажанні обговорювати питання пропонують його відкласти до іншого часу або під різними приводами зволікають його обговорення. Цей при­йом застосовують і для того, щоб додатково вивчити пробле­му, що може бути вигідне для обох сторін.

Висування все нових вимог в міру того, як протилежна сторона погоджується з попередніми доповненнями. Дуже некоректний прийом - ультимативність вимог, коли одна із сторін заявляє: або ви приймаєте наші вимоги, або ми йдемо з переговорів.

На завершальному етапі позиційного торгу іноді застосову­ється метод вимагательства - висування вимог в останню хвилину. Розрахунок робиться на те, що протилежна сторона, яка зацікавлена у підписанні досягнутої угоди, погодиться і з додатковими вимогами. Але бувають випадки, що додаткові вимоги ведуть до відкладання або зриву переговорів.

Поширений прийом - подвійне тлумачення угоди. Одна із сторін закладає у формулювання статей договору подвій­ний смисл, який партнер не помічає. Таким чином потім з'являється можливість трактувати договір у своїх інтересах. При цьому формально договір не порушується. Подання фальшивої інформації - прийом використовується, щоб під­няти собі ціну. Наприклад, один з учасників переговорів, ба­жаючи підтримати свої вимоги, говорить, що хтось уже пооб­іцяв йому більш вигідні умови угоди. Це - своєрідна форма шантажу і розцінюється як нетактовність.

Проти деструктивних некоректних прийомів існують та­кож певні прийоми:

• постарайтесь за позицією партнера побачити його інтереси;

• доведіть партнерові, що конструктивне ведення перегово­рів вигідне перш за все йому самому;

• запропонуйте кілька варіантів вирішення проблеми;

• в ході дискусії більше питайте, ніж стверджуйте: запитання викликають відповіді, тоді як ствердження - заперечення;

• на грубий випад або безглузду пропозицію краще за все відповісти довгою паузою. Це викликає почуття незручно­сті у партнера, і він гарячково починає шукати вихід із си­туації.

Своєрідною формою тиску на партнера є вибір поганого місця для ведення переговорів. Розрахунок робиться на те, що незручності (холодні кімнати, тверді стільці) примусять партнера швидше підписати угоду. У таких випадках треба вимагати перенести зустріч в інше приміщення або на інший час і цим самим створити додаткові незручності для того, хто їх створював.

Непоодинокі випадки, коли партнер нагло обманює і ви це бачите. Не треба сперечатись. Але необхідно заявити, що ви нічого не приймаєте на віру, все перевіряєте.

Переговори не завжди завершуються успішно. У будь-якому випадку не слід їх грубо переривати - стукати дверима або черевиком по трибуні. Переговори треба закінчувати спокійно, бо не виключена можливість, що до них ще колись доведеться повернутись.

Окремого розгляду потребує ситуація ведення перегово­рів з явно сильнішим партнером - фірмою чи державою. Тре­ба мати на увазі, що сильніший партнер - ще не означає все­сильний. Якщо він хоче вести переговори - значить, він зацікавлений. Отже, за столом переговорів партнери певною мірою рівні.

Для успішного відстоювання своїх позицій варто з'ясувати, наскільки "сильніша" сторона зацікавлена у спів­праці із "слабшою". Слід також для себе визначити рубіж, до якого "слабкіша" сторона може відступати з вигодою для се­бе. Треба мати запасний варіант переговорів або пропозицій на випадок, якщо пропозиція "сильної" сторони зовсім не­прийнятна.

У переговорах "слабка" сторона може успішно викорис­товувати різні форми захисту і навіть морального тиску:

• посилання на норми міжнародного права;

• принципи вірності;

• звернення до спільного минулого;

• посилання на міцні зв'язки колишніх союзних республік;

• заклик до поступок в ім'я доброго майбутнього.

На багатосторонніх переговорах слабкі учасники часто утворюють коаліцію і спільно протидіють більш сильному партнеру.

Дата добавления: 2015-05-26