Телефонна розмова

Нарада

Бесіда

Знання правил етикету є підґрунтям для формування
іміджу керівника, працівника та фірми в цілому. Важливим
є початок спілкування. З першої фрази, погляду, настрою
керівника залежатиме перебіг зустрічі, бесіди, наради. Тому
варто починати її стримано, але доброзичливо.

Потрібно зазначити, що хоч бесіда і нарада — форми ус­-
ного спілкування людей і будуються на трьох основних типах
стосунків:

—начальник — підлеглий

— підлеглий — начальник

— партнер — партнер, проте вони різняться за кількістю учасників.

Якщо в нараді беруть участь більше двох учасників, то в бесіді якраз дві особи становлять сферу спілкування.

Відмінність ділової бесіди від повсякденної (побутової) полягає у тому, що вона є цілеспрямованою із заздалегідь спланованим результатом і скерована на вирішення певних завдань, виробничих проблем і питань, пов'язана з необхід­ністю робити висновки на основі аналізу отриманої інфор­мації. Також така бесіда дозволяє виробити певні рішення і реалізувати їх.

Ділові бесіди дозво­ляють керівникові реагувати на висловлювання співбесід­ника відповідно до конкретної мети бесіди, її предмета та особистості співбесідника.

Існує два види ділових бесід: кадрові та проблемні, або дисциплінарні. До кадрових належать співбесіди під час при­йому на роботу чи звільнення. Ефективність кадрових бесід залежить від уміння керівника створити відверту конструк­тивно-критичну атмосферу спілкування. Особливу увагу слід звернути на об'єктивність фактів, тому слід пам'ятати, що:

1. Головне завдання проблемної бесіди — майбутня ро­бота працівника, який

чимось завинив.

2. Не потрібно проводити бесіду без належної підготовки.

3. Бесіда про дисципліну — не вистава, а довірча розмова.

4. Не можна приймати рішення наперед.

5. Якщо необхідно зробити індивідуальні винятки з пра­вил, то про це потрібно

повідомити інших.

6. Працівник повинен зрозуміти "оргвисновки".

7. Важливо погодити із працівником програму його по­дальших дій і термін її

реалізації.

Наради стали невід'ємною частиною нашого життя. Їх проводять для вирішення виробничих питань на підпри­ємствах та в установах, управліннях, організаціях. Наради є одним з найефективніших способів обговорен­ня актуальних питань і прийняття рішень у всіх сферах гро­мадського і політичного життя. Залежно від мети і завдань, які потрібно вирішити, ділові наради поділяються на проблемні, інструктивні та опе­ративні.

Учасники її переважно заздалегідь знають, про що говори­тимуть. Іноді вони навіть проводять репетиції майбутньої дискусії. Підготовлена таким чином, вона, безперечно, має свої переваги, даючи можливість, щонайкраще ознайомити присутніх з поглядами фахівців на певну проблему. Нато­мість під час звичайної наради виникають спонтанні дис­кусії, учасники яких виступають не в заздалегідь визначе­ному порядку, а залежно від ситуації. При цьому висновки передбачити важко, вони виникають після дискутування.

Оптимальна кількість учасників наради — 10-12 осіб. Цілком імовірно, що, охоплюючи деякі важливі проблеми, дискусія навіть між двома — трьома фахівцями може дати вагомі результати. Якщо кількість учасників перевищує 16-18 осіб, то не всі матимуть змогу взяти активну участь в обго­воренні.

Неможливо уявити собі сучасні ділові стосунки без теле­фонного зв'язку, який забезпечує безперервний двосторонній обмін інформацією на відстані. Майстерність телефонної розмови полягає в тому, щоб за короткий проміжок часу повідо­мити все необхідне і дістати відповідь. Запорукою успішного проведення службової телефонної розмови є компетентність, намагання оперативно вирішити проблему.

Май­стерність секретаря як службовця полягає в тому, щоб пра­вильно визначити важливість та терміновість телефонного дзвінка, захистити інтереси керівника, не образити абонента, створити у нього гарне враження про установу, до якої він телефонує.

Дата добавления: 2015-05-26